Работа с документами, которые поступают на предприятие

     Поступающие оригиналы документов с электронной  копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном  носителе должен соответствовать тексту оригинала.

     Основное  назначение канцелярии заключается  в прохождении по предприятию  входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных и  выходных документов - проверяет, кто  и когда задержат выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю и на принятие решения в центральный аппарат.

     На  входе этого процесса - входящий документ. На выходе - проект исходящего, который проходит через канцелярию и становится реальным исходящим после регистрации.

     Второй  маршрут означает, что почти наверняка  этот документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует  путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит «Директорам предприятий...»). Такие документы характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов).

     Значительная  часть проблем канцелярии возникает  из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки  документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства. Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Создание системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

     Тексты  документов хранятся в архивном отделе канцелярии до конца текущего года, далее они передаются в архив  на долговременное хранение. Передача документов на архивное хранение может  осуществляться и более мелкими  порциями, несколько раз в год.

     Организация работы с документами - это обеспечение  рациональных условий для работы с документами с момента получения (создания) документа до сдачи его  в архив.

     На  предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними, за который несет персональную ответственность руководитель предприятия (учреждения).

     Инструкция  по делопроизводству предприятия разрабатывается  для установления единого порядка  составления документов и организации  работы с ними на конкретном предприятии. В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть:

• образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом должны быть установлены бланки различных документов предприятия с образцами их заполнения;
• номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;
• правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);
• сроки хранения документов и файлов;
• порядок регистрации документов;
• правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожались бы и оставлялся на хранение файл с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа;
• сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;
• правила формирования и оформления дел;
• порядок временного изъятия из дела и вставка вместо изъятого документа карточки- заменителя с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;
• правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;
• порядок уничтожения документов после рассмотрения их экспертной комиссией;
• порядок уничтожения файлов;
• методическое руководство работой с документами, информирование руководства о состоянии исполнения документов.

     На  одном уровне с канцелярией стоит  архив предприятия, который служит для накопления документов долговременного  хранения и их поиска. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ВЫВОД

     Делопроизводство  составляет  полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.  

       Документы закрепляют производственные  отношения, как внутри предприятия,  так и с другими организациями  и нередко  служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.  

       Большой  вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, так как значительная часть делопроизводственных операций выполняется на  его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения  опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

     Существующий  на предприятии административный отдел  производит первичное рассмотрение поступающих документов и направляет их либо на подпись руководителю, либо непосредственно в соответствующие подразделения. Однако документы, содержащие конкретную оперативную информацию, было бы более естественно направлять в конкретные подразделения, минуя руководителя. Это позволило бы освободить его от рассмотрения мелких текущих вопросов, решением которых могут заниматься его заместители и ответственные исполнители. На рассмотрение руководителя стоило бы передавать только адресованные ему лично документы и документы, содержащие наиболее важную информацию. В результате проведенного анализа было выявлено, что на предприятии отсутствуют унифицированные формы многих документов, что создает дополнительную нагрузку на персонал по созданию данных документов. Для улучшения работы с документами следует ввести форменные бланки для таких документов как заявления, резюме, отчеты, дневки.

     Большим недостатком в организации работы с документами является отсутствие автоматизации данных процессов. Это  увеличивает время обработки документов, затрудняет контроль за исполнением документов. затрудняет доведения до сведения работников их содержания, предусматривает только устное оповещение работников о намеченных планерках.

     Все эти вопросы можно было бы решить с введением более автоматизированной системы документооборота. Для этого необходимо закупать современные компьютеры, создавать локальную сеть, использовать современные программы, позволяющие быстро обработать информацию. Однако, все данные предложения не могут быть осуществлены в ближайшее время из-за нехватки денежных средств. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы

1. “Делопроизводство”  В.И. Андреева
2. Справочник по делопроизводству  М.В. Стенюков
3. Документы и делопроизводство А.С. Мельникова
4. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. - М.: «Дашков и К°», 2004
5. КирсановаМ. В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М., ИНФ РАМ, 2002.
6. Кузнецова М. В. Делопроизводство. - М., 2000