Работа с документами, которые поступают на предприятие

 

     Министерство  науки и образования Украины

     Харьковский торгово-економический институт КНТЕУ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Реферат

     На  тему:

     «Работа с документами, которые  поступают на предприятие» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Выполнила:

     студентка гр. МА-08

     Козел В.С. 
 
 
 
 
 
 
 
 

Харьков 2011

     Введение

     Значение  документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации  и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия  получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени. Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. Документы, которые зафиксированные на материальном носителе, информация имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

     Многие  виды управленческих документов предприятие  обязано предоставлять при проверках со стороны государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами. Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного Фонда Украины и подлежат сдаче в государственные архивы.

     Особое  значение имеют документы по личному  составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих предприятий в результате чего, кадровая документация ведется либо плохо либо не ведется вообще.

     Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без конфликтов с государством и подчиненными.

     Руководители  предприятия несут персональную ответственность за состав, сохранность  и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия. 
 
 
 
 
 
 
 

1. Сущность  документооборота на предприятии

     Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

     Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

     Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.

     Материалы исследования позволили включить в  Основные положения ЕГСД принципы организации  движения документов, т.е. теоретические  основы организации документооборота:

     · оперативность движения;

     · единообразный порядок прохождения  однотипных категорий документов;

     · однократность операций одинакового  целевого назначения;

     · исключение лишних инстанций (каждое перемещение  документа оправдывается только деловой необходимостью).

     Материалы исследования позволили включить в  Основные положения ЕГСД принципы организации  движения документов, Т.е. теоретические  основы организации документооборота:

     · оперативность движения;

     · единообразный порядок прохождения  однотипных категорий документов;

     · однократность операций одинакового  целевого назначения;

     · исключение лишних инстанций (каждое перемещение  документа оправдывается только деловой необходимостью).

     Кроме того, в Основные положения ЕГСД включены и практические правила  по организации движения документов и технологии их обработки применительно к основным документопотокам, правила доставки и передачи документов, методика учета документооборота.

     Основные  положения ЕГСД, таким образом, были первым нормативным документом, определившим теоретические и практические основы организации движения документов. Главное правило документооборота- оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Реализовать это правило в конкретных учреждениях можно путем четкой регламентации путей прохождения документов, в ходе которой проверяется обусловленность всех операций, целесообразность всех перемещений. Регламентация должна была проводиться путем разработки инструкций по делопроизводству, где устанавливаются схемы движения основ-ных документопотоков, а также пути прохождения отдельных видов документов (наиболее важных для деятельности организации). В период разработки Основных положений ЕГСД исследователи исходили из необходимости организации только традиционных (бумажных) документов. Как и в других странах, у нас в тот период совершенствование приемов и методов ра-боты с машиночитаемыми документами проводилось независимо и без связи с этими процессами. Во многих прикладных разработках, связанных с созданием АСУ, целью изучения документопотоков было повышение эффективности электронной обработки данных в вычислительных центрах. Такие работы широко проводились на Западе и у нас в ЦЭМИ АН СССР.

     Разработка  Основных положений ГСДОУ не принесла значительных изменений в концепцию движения документов. Хотя как раз на рубеже 1980-х годов во всем мире начинает активно обсуждаться вопрос об интеграции нетрадиционной документации, в том числе и машиночитаемой, в сложившиеся системы управления документами. Исследователи при этом исходили из тех же задач, которые ставились при управлении документами - совершенствование делопроизводства и создание условий для передачи документов на архивное хранение. Эта интеграция предполагала:

     · объединение различных источников документной информации в единую сеть;

     · организацию документов с различными носителями на основе общей классификационной  схемы;

     · устранение дублирования информационных и документационных потоков;

     · унификацию приемов работы с документами.

     В Основные положения ГСДОУ включены правила приёма обработки поступающих и отправляемых документов, их передачи и учета. Направления движения документов и инстанции закрепляются в схемах прохождения документопотоков или отдельных категорий документов (например, распорядительных) которые включают все пункты обработки документов. (в том числе и автоматизированные). Схемы разрабатываются службой делопроизводства и утверждаются руководством организации. Эти схемы могут существовать как приложение к инструкции По работе с документами или в виде приказа руководителя.

     Изначальную основу, документооборота отражают такие  организационные документы, как  устав, положения, приказы о распределении  обязанностей, организационная структура  учреждения, а в инструкции по работе с документами они закрепляются вторично.

     Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную  проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место  узлового звена любой системы  делопроизводства.

     Документационное  обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление  деятельности, которое заключается  в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен  и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

     Организация и ведение делопроизводства требуют  профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).

     В любой организации решение проблем  документационного обеспечения  управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

     Под техническим аспектом понимается продуманная  политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

     Юридический аспект предусматривает решение  правовых вопросов деятельности самой  службы, т.е. установления в соответствующих  документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

     Организационный аспект включает разработку оптимальной  для конкретного управленческого  аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и  сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

     Среди организационных проблем обычно выделяют:

     · выбор оптимальной организационной  формы работы с документами;

     · разработка внутренней организационной  структуры службы делопроизводства;

     · определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

     · регламентация задач и функций  службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также  сотрудников службы с целью определения  их статуса и разграничения функций;

     · выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

     · рациональная организация рабочих мест и условий труда;

     · повышение квалификации сотрудников  службы.

     Практика  выработала три формы организации  работы с документами в любом  управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

     Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

     Централизация отдельных операций по обработке  документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.