Работа с документами, которые поступают на предприятие

     Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

     Смешанная форма организации работы с документами - самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

     Чаще  всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т.д.

     Использование новейших компьютерных технологий, наличие  факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют  организовать приём и регистрацию  поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

     В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы- один из самых сложных. Действующие  государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму  работы с документами.

     Регламентация выбранной формы работы с документами  закрепляется в инструкции по делопроизводству.

     Документооборот как движение следует отличать от объёма документооборота, который выражается общим количеством документов, поступающих  в организацию и созданных в ней за определённый период. В объёме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а так же все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

     Объём документооборота подсчитывают на основе данных учёта документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведётся в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчёты), то и подсчёт объёма документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

     Служба  делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объёме документооборота, где помимо количественных данных проводится анализ объёма документооборота. Такие сведения позволяют установить определённые закономерности роста и составление документооборота, его изменения. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце - отправляемых.

     Кроме того, учёт документооборота позволяет:

     · определить загрузку организации в целом, её структурных подразделений и отдельных исполнителей;

     · определить соответствие маршрутов  движения тех или иных документов задачам и функциям структурных  подразделений или должностных  лиц;

     · разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;

     · установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной  для функционирования аппарата управления;

     · рассчитать численность службы делопроизводства. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Виды  документов

     Все  документы предприятие делятся  на входящие, исходящие и внутренние.

     Входящие  документы поступают на предприятие  извне. Это могут быть указы вышестоящей  инстанции, письма от деловых партнеров, резюме от ищущих работу.

     Документы, поступающие на предприятие проходят:

     ·        первичную обработку;

     ·        предварительное рассмотрение;

     ·        регистрацию;

     ·        рассмотрение руководством.

     После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. К обработке  принимаются только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте ( при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы документального обеспечения управления (ДОУ) с целью распределения поступивших документов на: ' направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия. Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

     Исходящие документы предназначены для  отправки в другие организации, службы и т.д. Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

     Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

     Внутренние  документы предназначены для  работы с ними в пределах предприятия. Внутренние документы предприятия  передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

     Кроме того, документы классифицируются по назначению.

     Различают:

     1. Организационные документы: устав,  структура и штатная численность  аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового  распорядка, положение о структурном  подразделении предприятия.

     2.   Распорядительные документы: приказ, распоряжение, указание, инструкция.

     3.    Информационно-справочные докуме6нты:  протокол, акт, письмо,

докладная объяснительная..

     4.   Документы по личному составу:  резюме, трудовые контракты, приказы по личному составу, трудовые книжки, личные карточки, личное дело.

     5.  Договоры о материальной ответственности.

     6.  Исковые заявления. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3. Организация работы с входящими  документами предприятия

     Движение  документов в органах исполнительной власти с момента их создания или  получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

     В организации документооборота можно  выделить три группы документов:

     поступающие (входящие),

     отправляемые (исходящие),

          внутренние документы. 

          Каждая из этих групп имеет  свои особенности обработки и  прохождения. 

          Рассмотрим более детально входящие  документы на предприятие.

     В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов. Даже если прием документов построен по распределенной схеме, то это сделано только для повышения  скорости обработки документов.

     Канцелярия  крупного предприятия является центром документооборота, но на ней документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия.

     Порядок прохождения документов и операции, должен регламентироваться инструкцией по делопроизводству предприятия, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

     На  предприятиях, где применяется электронный  документооборот, службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа на предприятия, организации, АО, концерны и т.п. В общем случае можно рассматривать систему автоматизации документооборота организации как центральную, осуществляющую координацию остальных подсистем документооборота.

     Документы, поступающие на предприятие, в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

     Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

     На  полученном документе проставляется  регистрационный штамп.

     Документы, адресованные руководству предприятия - организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются  в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.

     Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.

     Подлинник документа, который исполняется  несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.

     Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени  приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

     Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.