Публичные выступления. Факторы успеха публичных выступлений

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).       

Важным  реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания  дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего  учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой  дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых  точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в  дело.       

Датой дела, содержащего протоколы заседаний  коллегиальных органов, комиссий и  т.п., являются даты составления первого  и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.       

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном  листе составляется заверительная  надпись, в которой цифрами и  прописью указывается количество пронумерованных  листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная  надпись пишется разборчиво, с  указанием должности составителя, даты составления и подписывается  составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе  и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных  документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписи со ссылкой  на соответствующий акт.       

Для определенных категорий  дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов.       

По  окончании делопроизводственного  года все завершенные дела постоянного  и временного хранения, прошедшие  экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись дел представляет собой  систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в  пределах фонда и их учет. Кроме  этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом  научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.        

Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.       

В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам  учреждения. При выдаче документа  на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После  завершения делопроизводственного  года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в  котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное  подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего  дело, а также предусматриваются  графы для расписок в получении  и приеме дела.       

За  сохранность документов, находящихся  в стадии делопроизводства, несут  ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и  т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных  подразделениях и у отдельных  исполнителей, своевременно докладывать  руководству учреждения об имеющихся  нарушениях.         

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Вместе с  делами в архив передаются регистрационно-контрольные  карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.       

Передача  дел в ведомственный архив  осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным  архивом (или лицом, ответственным  за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений  и утвержденному руководителем  учреждения.       

Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный  архив не подлежат и должны храниться  централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных  подразделениях. В исключительных случаях  по решению руководителя организации  они могут быть переданы в ведомственный  архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный  архив.       

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.       

Дела  принимает заведующий ведомственным  архивом (специальный сотрудник  архива) или лицо, ответственное  за архив, в присутствии работника  сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах напротив каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела.  
 

3. Образец должностной  инструкции  

Должностная инструкция работника является одним  из локальных нормативных актов, в соответствии с которым работник осуществляет трудовую деятельность. Она регламентирует организационно-правовое положение работника, его обязанности, права, ответственность, предъявляемые к нему квалификационные требования, порядок приема, увольнения, замещения и обеспечивает условия для его эффективной работы.       

Как нормативно-правовой документ, должностные  инструкции служат основанием для пересмотра штатного расписания, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, например, о необходимости исполнения тех или иных обязанностей, о подчиненности работника определенному руководителю, для определения правомерности тех или иных мер дисциплинарных взысканий и тому подобное.       

Таким образом, должностная  инструкция — это документ, который  призван четко определить место  и назначение конкретной должности в компании. Следует заметить, что типовые должностные инструкции содержат лишь общую информацию, а задача менеджера по управлению персоналом и других заинтересованных лиц — переделать типовую должностную инструкцию на основании корпоративных стандартов своей компании.         

Должностная инструкция, как правило, состоит  из следующих разделов: 

Раздел 1 «Общие положения»       

В этом разделе обычно указывается:

• Название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
• К какой категории работников относится должность;
• Требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность (квалификационные требования);
• Кому непосредственно подчиняется работник;
• Порядок назначения и освобождения от должности;
• Перечень документов и нормативы, знание которых для работника является обязательным (что он должен знать);
• Чем должен руководствоваться работник в процессе своей деятельности;
• Порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия).

 

 

Раздел 2«Функции»       

В этом разделе определяются направления деятельности специалиста. 

Раздел 3 «Должностные обязанности»       

Этот  раздел содержит описание конкретных трудовых процедур, которые должен выполнять работник. Перечисляются задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе (руководит, утверждает, обеспечивает, подготавливает, рассматривает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и т.д.) 

Раздел 4 «Права»       

Этот  раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции  обладает работник при исполнении возложенных  на него должностных обязанностей. 

Раздел 4 «Ответственность»       

В этом разделе конкретизируются случаи привлечения работника к ответственности, ее виды и меры.  
        

С должностной инструкцией работодатель обязан ознакомить работника до подписания трудового договора. Факт ознакомления фиксируется подписью работника с указанием даты на последнем листе должностной инструкции.        

Требования  должностной инструкции являются обязательными  для работника с момента его  ознакомления с инструкцией под  роспись и до перемещения на другую должность или увольнения.        

Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и  ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность, и подписывается им. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.       

В разработке должностных инструкций в качестве основы может использоваться Квалифицированный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Одним из действующих в  настоящее время является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, содержащий квалификационные характеристики различных должностей.       

Вопросы согласования текстов должностных  инструкций и привлечения к этому  определенных должностных лиц решаются индивидуально в каждой организации  в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций.         

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится  до работников под расписку.  

Ниже  приведен образец должностной инструкции менеджера по продажам:  
 

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА  ПО ПРОДАЖАМ 

___________________________ (наименование организации,  предприятия, учреждения)       ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ _______№_________ Место издания

УТВЕРЖДАЮ ___________________________ (директор, иное должное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию)          ____________________________________________ ( подпись, расшифровка подписи)           ____________________________________________ (дата)

 

МЕНЕДЖЕРА ПО ПРОДАЖАМ 

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Менеджер по продажам относится  к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с работы 

приказом директора предприятия по представлению ____________________.

1.2. На должность  менеджера   по  продажам  назначается лицо, имеющее высшее профессиональное   образование   (по   специальности  менеджмент)   или   высшее профессиональное образование и дополнительную  подготовку в области менеджмента, стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.3.    Менеджер    по    продажам    подчиняется _______________________________________________.

1.4. В своей деятельности менеджер  по продажам руководствуется:   

-    законодательными   и   нормативными   документами,    регламентирующими предпринимательскую, коммерческую и рекламную деятельность;    

- методическими материалами, касающимися  соответствующих вопросов;   

- уставом предприятия;   

- правилами трудового распорядка;    

-  приказами   и  распоряжениями  директора  предприятия  (непосредственного руководителя);   

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. Менеджер по продажам должен  знать:

   - законодательные    и   нормативные   правовые   акты,   регламентирующие предпринимательскую, коммерческую и рекламную деятельность;    

- основы рыночной экономики, предпринимательства  и ведения бизнеса;   

- конъюнктуру рынка;   

- порядок ценообразования и налогообложения;    

- теорию и практику менеджмента;