Призначення та класифікація документів

     • фінансово-розрахункові;

     • постачально-збутові та інше. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) - це управлінська документація, що слугує способом здійснення та регулювання процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

     • організаційні (положення, інструкції, правила, статути, тощо);

     • розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

     • довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

     • з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

     • особові офіційні ( пропозиції, заяви, скарги, автобіографії, розписки, доручення  тощо). За назвою розрізняють: накази, протоколи, положення, розпорядження, вказівки, інструкції, правила, статути, звіти, ордери, плани, службові листи, заяви тощо. За видами документи поділяють:

     • типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій  з однорідними функціями і  мають обов'язковий характер;

       • трафаретні, котрі виготовляються друкарським  способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час; Індивідуальні, які створюються кожного разу по новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають: прості, що містять інформацію з одного питання; складні, які містять інформація щодо двох і більше питань. Слід урахувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук. За місцем складання розрізняють такі документи: внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи) і не виходять за його межі; зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція. За терміном виконання документи бувають: термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»; нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми). За походженням документи поділяються на: службові, що стосуються діяльності підприємства(організації, установи, фірми); офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо). За гласністю документи бувають: звичайні; для службового користування (ДСК); таємні; конфедиційні та інші. За юридичною силою документи поділяються на 6 справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: чинні, нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;. фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. За стадіями виготовлення розрізняють такі документи: оригінали - перші або єдині примірники офіційних документів; копії - документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу. 

Література  

     1. Ділова українська мова: Навч. посібник / За ред. О.Д.Горбула., - К.: Т-во „Знання”, КОО, 2002. – 226с.

     2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В.  Сучасні ділові папери. – К.: Видавництво  А.С.К., 2002 – 400с.