Призначення та класифікація документів

 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

на  тему

Призначення та класифікація документів 
 
 

 

ПЛАН  

      1. Призначення документів. 

      2. Класифікація документів  

      3. Документ - матеріальний  носій інформації

 

      

1. ПРИЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТІВ 

    Управлінська  діяльність знаходить своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

    Документ  – це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред’явника; це письмові свідчення про що-небудь.

    З наукової точки зору документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

    Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему документації.

    Нині  діють уніфіковані системи. Однією з найпоширеніших є організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

    Документи широко використовуються  у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої  організації будь-якого підприємства чи установи, служать підставою для  прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

    Документи є засобом свідчення, доведення  певних фактів і, отже, мають велике правове значення.

    Багато  документів повинні відповідати  таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна  наочність.

    Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно складеним як за формою, так і за змістом.

    Документ  — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»).

    2. Класифікація документів 

    КЛАСИФІКАЦІЯ  ДОКУМЕНТІВ - це поділ їх на класи  за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає  в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи (див. гл. 7).

    Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін.

    За  способом фіксації інформації розрізняють  такі документи:

    • письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

    • графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

    • фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

    • фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

    За  змістом документи поділяють  на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

    Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання  процесів управління. Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

    • організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

    • розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

    • довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

    • з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

    • особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, розписки, доручення тощо).

    За   назвою   розрізняють:

    • накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо.

    За  видами   документи поділяють  на:

    • типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

    • трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

    •  індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:

    • прості, що містять інформацію з одного питання;

    • складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

    Слід  ураховувати, що прості документи легше  оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

    За  місцем складання розрізняють такі документи:

    • внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

    • зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

    За   терміном   виконання   документи  бувають:

    • термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

    • нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

    За  походженням документи поділяють  на:

    • службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

    • офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

    За  гласністю документи бувають:

    • звичайні,

    • для службового користування (ДСК);

    • таємні;

    • конфіденційні та ін.

    За  юридичною силою документи поділяють  на такі:

    • справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні, • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

    • фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

    За  стадіями виготовлення розрізняють  такі документи:

    • оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

    • копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); • витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

    За  терміном зберігання розрізняють:

    • документи постійного зберігання;

    • документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

    • документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

    За  родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином:

• організаційно-розпорядча;
• стандартів та технічних умов;
• планова;
• звітно-статистична;
• конструкторська;
• технологічна;
• розрахунково-грошова;
• з ціноутворення та ін.

3. Документ - матеріальний  носій інформації

     Документи, що оберталися листи, доношення, реляції, прохання, вимоги. У всіх установах  утворюються документи за грошовою та матеріальною звітністю. Для оформлення угод у XVIII столітті був утворений письмовий порядок їх здійснення.

     5. Частина документів складається  за генеральними формулярами. 

     6. Найбільш важливі документи складалися  секретарем. III етап. Виконавче діловодство. Характерні ознаки діловодства:

     1. Сперанський Г. С. запропонував  «Общее учреждение министерств»  де була розроблена система  ведення діловодства та звітності. 

     2. Документи цього періоду: донос,  рапорт, реляція, рескрипти, циркуляри. 

     3. Застосовуються бланки з кутовими штампами, що містять дані про організацію.

     4. Порядок проходження документів  по інстанціям в регламентується.

     5. Документи складні за змістом  складаються із 3-х частин: - вступ  із вкладенням справи; - обгрунтування  із посилками на законодавство; - заключення із висновками, пропозиціями.

     6. Справи, що вирішуються поділяються  на три категорії: - невідкладні; - термінові; - поточні. ІV етап. Радянський  період розвитку діловодства.  Характерні ознаки діловодства:

     1. Удосконалення систем діловодства, обліку, сформовані ЦСУ.

     2. Впровадження принципів наукової  організації праці, у систему  діловодства, 

     3. Утворені системи стандартів  з документації, єдина державна  система документації (ЄДСД), загальносоюзні  класифікатори, уніфіковані системи документації, спеціальні системи документації.

     4. Утворено Головне архівне управління  при Раді Міністрів СРСР, що  контролювало документаційну частину  діловодства установ. 

     5. Розроблена Державна система  документаційного забезпечення  управління.Рішення проблем управління документацією у сучасний період пройшло у розвинутих країнах два основних етапи. 1-й - 1970-80 рр. Більшість вважали, що традиційні методи роботи з документами застаріли, що паперові документи будуть усунені документами на електронних носіях. 2-й - з середини 80-х рр. Це етап співіснування традиційного діловиробництва з обробкою інформації на ЕОМ буде тривалим. В США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ поряд з машинним носієм.

     3. Документ - матеріальний носій інформації. Класифікація документівДокумент - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 - 94 «Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення»). Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи. Документи класифікуються за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; вид; складність; місце складання; термін виконання; походженні; гласність; юридична сипа; стадія виготовлення; термін зберігання; рід діяльності та інше. За способом фіксації інформації розрізняють такі документи: письмові, до яких належать усі рукописні та машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки; графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мали, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю; фото - й кінодокументи - такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно - та фотоплівки та фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо; фонодокументи - такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо). За змістом документи поділяють на: організаційно-розпорядчі;