Подготовка и оформление документов

     Допускается оформление резолюции на отдельном  листе.

     3.18. Заголовок к тексту включает  в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

     Заголовок может отвечать на вопросы:

     о чем (о ком)?

     Приказ  о создании аттестационной комиссии;

     чего (кого)? 

     Должностная инструкция ведущего эксперта.

     К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

     3.19. Отметку о контроле за исполнением  документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

     3.20. Текст документа составляют на  государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

     Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

     При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

     Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

     Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

     В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

     Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

     В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

     В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил").

     В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

     Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

     В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

     В письмах используют следующие формы  изложения:

     - от первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем  на рассмотрение");

     - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

     - от третьего лица единственного  числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

     3.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют  следующим образом: 

     Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

     Если  к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

     Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и  приложение к нему, всего на 3 л.

     Если  приложение направляют не во все указанные  в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

     Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

     В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

     Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

     3.22. В состав реквизита "Подпись"  входят: наименование должности  лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не  на бланке документа, и сокращенное  - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

     Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной  строки.

     При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

     При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

     При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

     При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке.

     В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением.

     3.23. Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО,  должности лица, с которым согласован  документ (включая наименование  организации), личной подписи, расшифровки  подписи (инициалов, фамилии) и  даты согласования.

     3.24. Согласование документа оформляют  визой согласования документа  (далее - виза), включающей в себя  подпись и должность визирующего  документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель  юридического отдела

Личная  подпись            А.С. Орлов

Дата 

При наличии  замечаний к документу визу оформляют  следующим образом:

Замечания прилагаются 

Руководитель  юридического отдела

Личная  подпись             А.С. Орлов

Дата 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

     Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа.

     Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

     Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

     Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения.

     3.25. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

     Документы заверяют печатью организации.

     3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор службы кадров               Личная подпись          Т.С. Левченко

Дата 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

     3.27. Отметка об исполнителе включает  в себя инициалы и фамилию  исполнителя документа и номер  его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Жуков  
 
924 45 67

     3.28. Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело  включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

     3.29. Отметка о поступлении документа  в организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления  документа (при необходимости - часы и минуты).

     Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа.

     3.30. Идентификатором электронной копии  документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем  углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

4. Требования к бланкам  документов

     4.1. Документы изготавливают на бланках. 

     Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

     Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

     20 мм - левое; 

     10 мм - правое;

     20 мм - верхнее; 

     20 мм - нижнее.

     4.2. Бланки документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых тонов.