Автор: Пользователь скрыл имя, 23 Мая 2015 в 18:22, отчет по практике
Целью практики по делопроизводству является закрепление теоретических знаний, полученных при изучении соответствующих дисциплин, и формирование необходимых практических навыков и умений по организации и ведению делопроизводства.
Одними из важных задач практики по делопроизводству было следующее:
- приобрести навыки практической реализации теоретических знаний при решении задач документирования;
- изучить структуру организации по месту практики;
- изучить и охарактеризовать службу ДОУ организации и документирование;
- изучить и проанализировать особенности и специфику документооборота организации;
- изучить и проанализировать структуру и организацию хранения документов.
Акты составляются специально образованной комиссией при обследовании объектов сельского поселения, над которыми проводились ремонтные работы; при обследовании состояния техники безопасности и противопожарной безопасности общественных мест Барило – Крепинского сельского поселения. Также составляются акты сдачи приёмки документов, и акты приёма-передачи денежных средств, выделяемых на нужды сельского поселения.
В приложениях размещены все документы, которые мне было разрешено скопировать из компьютера либо отксерокопировать оригиналы документов.
В данном разделе мною проанализированы реквизиты и формуляры некоторых из документов, с которыми мне удалось столкнуться в ходе практики.
Одним из таких документов является Постановление № 37 от 12.03.2015 года «О внесении изменений в постановление от 31.10.2014 г. №123 «О порядке применения бюджетной классификации бюджета Барило-Крепинского сельского поселения на 2015 год и на плановый период 2016 и 2017 годов»». Постановление оформлено в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 на бланке постановления и имеет следующие реквизиты: наименование органа, издающего постановление; название вида документа; дата; номер; место составления; заголовок к тексту; текст, состоящий из констатирующей части и распорядительной, ключевым словом которой является «ПОСТАНОВЛЯЮ»; подпись Главы Администрации, издающего постановление. Но есть одно замечание – на бланке не отражён Герб РФ. (Приложение В)
Следующим документом, с которым мне приходилось сталкиваться – это Решение №17 от 01.04.2013 года «О внесении изменений в решение Собрания депутатов Барило – Крепинского сельского поселения от 09.11.2005 года №12 «Об утверждении структуры Администрации Барило – Крепинского сельского поселения»». (Приложение А)
Решение в основном оформлено в том же порядке, что и постановление, но немного напутали с размещением реквизитов. Опять же нет изображения Герба РФ на бланке документа. Также нет подписей всех членов совещательного органа, участвующих в принятии данного решения, вместо этого присутствует печать Собрания депутатов Барило – Крепинского сельского поселения.
Следующий проанализированный мною документ – справка о составе семьи, а точнее её формуляр, т. к. мне не было предоставлено оригинала справки, чтобы я могла сделать с него копию, для своего отчёта. Формуляр бланка справки в основном составлен в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003. В бланке справки указаны следующие реквизиты: наименование организации; адресные данные организации; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; текст; подпись Главы Администрации; подпись руководителя отдела выдачи справочной информации Администрации; печать. Единственное замечание - отсутствие эмблемы организации.
Также могу отметить, что в основном все документы оформляются в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, но практически на всех документах отсутствует либо Герб РФ, либо эмблема организации.
Документооборот в Администрации Барило – Крепинского сельского поселения осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (Глава Администрации и специалисты) и пунктами технической обработки документов (служба ДОУ), где проходит их регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, а также формирование дел.
Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. В Администрации существуют все три основных документопотока:
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы.
В управлении Администрации широко используются электронные средства создания и обработки документов, поэтому документооборот рассматривается как составная часть информационного обеспечения управления и включает в себя движение информационных потоков – их получение, обработку, переработку и использование.
Организация документооборота в Администрации осуществляется по следующим принципам:
- централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ);
- маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов);
- однократность регистрации документов (документы, поступающие и создаваемые в Администрации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов осуществляется в службе ДОУ);
- исключение необоснованных
согласований, организация параллельного
согласования документов
За всё время работы в Администрации создаётся, отправляется и поступает большое количество документов, а также происходит выдача большого количества справок всех видов перечисленных в предыдущих пунктах отчёта.
Только за период работы Администрации на 2014 год было издано более ста постановлений, более ста приказов и более пятидесяти решений, и принято около тридцати решений. Было оформлено двадцать актов осмотра общественных помещений после их осмотра и проверки техники безопасности и противопожарной безопасности, и один акт приёмки здания МОУ Барило – Крепинской СОШ после ремонтных работ. Было выдано более трёх с половиной тысяч справок о составе семьи и о регистрации по месту жительства. Через службу ДОУ прошло почти тысяча входящих и около полутора тысяч исходящих документов.
И уже в начале работы Администрации на 2015 год виден заметный скачок увеличения поступающей и исходящей документации, но о результатах документооборота за 2015 год судить пока ещё рано, т. к. рабочий год Администрации ещё не закончен.
Документы нуждаются в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении архива организации как самостоятельного структурного подразделения).
Оперативное хранение документов Администрации Барило – Крепинского сельского поселения проводится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных документов. Документооборот Администрации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ Администрации.
Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.
Хранение исполненных документов осуществляется в специальных папках различного типа. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой находятся сверху, а с более ранней – снизу.
Для документов длительных и постоянных сроков хранения используются папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности.
Большая часть дел, остающихся в деятельности ДОУ Администрации, т. е. в оперативной деятельности выполнена на бумажной основе. В основном они хранятся на рабочем месте работников службы ДОУ или в шкафах расположенных близко к рабочему месту сотрудников.
Заключение.
Практика по делопроизводству была пройдена в службе ДОУ Администрации Барило – Крепинского сельского поселения. В ходе прохождения практики мне удалось изучить некоторые виды документов, с разрешения старшего сотрудника службы ДОУ Администрации. Мне довелось самостоятельно оформлять и выдавать справки различного типа гражданам, обращающимся за подтверждением, той или иной информации.
В результате прохождения практики были выполнены следующие задачи:
- приобретены навыки практической реализации теоретических знаний;
- изучена организационная структура Администрации, структура службы ДОУ;
- изучены организация делопроизводства и документооборота;
- приобретены навыки оформления документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003;
- проведён анализ хранения документов в Администрации.
Делопроизводство в Администрации организуется централизованно
старшим инспектором и специалистом 1-й
категории. Весь процесс делопроизводства
в Администрации установлен в соответствии
с Уставом Администрации Барило – Крепинского
сельского поселения.
Документы оформляются на бланках и имеют
установленный комплекс обязательных
реквизитов, расположенных согласно ГОСТ
Р 6.30-2003, но есть небольшие замечания.
В целом, делопроизводство на предприятии организовано на довольно хорошем уровне.
Библиографический список.