Основные документы управления

коллегиального  органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе. Особое значение придается доведению распорядительного

документа до исполнителя. Постановления, решения, распоряжения,

приказы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа. 

Информационно-справочные документы 

Процесс принятия управленческих решений основан  на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационным и распорядительным документам, не содержат поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать управленческие решения. Эти

документы идут снизу вверх по системе управления — от исполнителя к руководителю. 

Протокол — организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях.

Подготовительная  работа к проведению совещания: составление повестки дня, списков участников и приглашенных, наличие докладов и тезисов выступлений, справки по ходу обсуждения, проекты решений по каждому вопросу.

Реквизиты: наименование ведомства, учреждения или структурного подразделения, указание вида документа, дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

Датой протокола  является дата заседания, номер —  порядковый.

Текст протокола  состоит из двух частей:

• вводная (ФИО  председательствующего, секретаря, присутствующих,

повестка дня);

• основная —  фиксирующая ход заседания.

Основная часть  строится по разделам повестки дня, каждый раздел включает пункты: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ».

При выборах  должностных лиц указываются  результаты голосования.

Протоколы бывают полные и краткие.

Решения доводятся  до исполнителей в виде постановлений  и приказов, выписок из протокола.

Протоколы формируются  в дела вместе с документами, созданными в процессе подготовки к заседанию.

Справка — это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Бывает двух видов: с информацией о фактах и выдаваемые гражданам для удостоверения какого-либо факта.

Докладная записка может оформляться в рукописном виде, содержит изложение вопроса, отражающего производственную деятельность.

Реквизиты: наименование структурного подразделения, вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении.

Объяснительная  записка — это документ, в котором работник объясняет причины невыполнения какого-либо задания, свое личное видение прошедшего события.

Акт. Составляется по результатам ревизий, подготовке документов к уничтожению, приеме-передаче дел и др. Подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не должность, а распределение обязанностей членов комиссии (председатель — члены).

Текст состоит  из двух частей: вводной и констатирующей.

Вводная (указывается  документ, на основании которого проводится ревизия; состав комиссии). В констатирующей части — цели и задачи, характер проведенной работы, выводы о полученных результатах и предложения. 

Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие

реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе. Название вида документа (письмо) не указывается. Адресат указывается в дательном или именительном падеже.

Если в письме больше 4 адресатов — составляется список рассылки. Второй экземпляр письма оформляется не на бланке, он остается в делах, на нем должны быть визы исполнителя.

Деловое письмо должно быть посвящено одному вопросу, быть однопредметным. Оно должно быть кратким — не более одной страницы текста (в исключительных случаях — до 5 страниц). Необходимо соблюдать композицию текста — последовательность расположения отдельных смысловых частей (обращение,

вступление, аргументация, заключение и др.), которые выражаются абзацами.

С точки зрения композиции бывают простые и сложные письма.

Простые — одна  - две смысловые части: обоснование и заключение. В качестве обоснования может выступать либо ссылка на документ, либо констатация факта. Из двух частей состоят письма - отказы (желательно сообщить, чем можно компенсировать отказ). Нейтральный тон изложения. В начале письма информация,

уже известная  адресату, потом — новая.

Сложные письма — три и более смысловые  части. Вступление — формулировка темы; основная часть — раскрытие темы и ее анализ; заключение — итог, выводы; опровержение — доказательство «от противного».

При подготовке любого письма необходимо соблюдать  этику служебной переписки, учитывать особенности языка и стиля служебных документов, знать особенности оформления писем, отправляемых за рубеж. Для исключения ошибок при работе над

текстами служебных  писем необходимо использовать специальные справочные пособия, посвященные деловой переписке, в которых, как правило, содержится большое количество образцов служебных писем, отражающих многочисленные ситуации, возникающие при общении с отечественными и зарубежными

партнерами.

    Телеграммы  оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

    Первый  экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй подшивается в  дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись  должностного лица, дата) печатается строчными буквами (кроме заглавных) после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если организация имеет условный телетайпный адрес, например «Контакт», то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов «номер», «Ваш», «на Ваш». Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая - ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавычки - КВЧ. Условно обозначается также слово «номер» - HP.

Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем  организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.  

Документы по личному составу

Распорядительная  деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора  и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения, зачисления и отчисления из вуза.

Документы, создаваемые  при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения, составляют группу документов

по личному  составу.

Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.

Значение кадровых документов определяется тем, что в  них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д.

В крупных учреждениях  работу с кадровыми документами ведут отделы кадров. В небольших фирмах эту работу ведет секретарь.

Заявление обычно пишется от руки. В нем указывается должность, структурное подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема.

Оклад и дата приема на работу будут указаны в  визах или резолюции руководителя.

Заявление подписывается  и датируется. Одновременно с заявлением поступающий предъявляет паспорт, военный билет и трудовую книжку. При приеме на работу, требующую специальных знаний, поступающий предъявляет диплом или иные документы об образовании. Заполняется анкета.

Анкета  является наиболее удобным обобщающим документом, дающим необходимые сведения о работнике. Она заполняется от руки поступающим на работу и заверяется сотрудником отдела кадров.

При положительном  решении вопроса с поступающим  на работу заключается трудовой договор, издается приказ о приеме на работу.

Трудовой  договор имеет типовую форму, в которую вносятся индивидуальные условия работы сотрудника, должность, должностные обязанности.

Определение трудового  договора дает ст. 15 КЗоТ:

«Трудовой договор есть соглашение между трудящимся и предприятием, учреждением, организацией, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а предприятие, учреждение, организация

обязуется выплачивать  трудящемуся заработную плату и  обеспечивать условия труда, предусмотренные  законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон». В комментариях к ст. 15 КЗоТ разъясняется содержание трудового договора: взаимные права, обязанности и ответственность сторон.

К основным условиям договора относятся соглашения:

• о работе по одной или нескольким специальностям (должностям);

• месте работы (предприятие, его структурное подразделение, их местонахождение);

• сроке действия в виде трудового договора; об условиях оплаты труда.

К дополнительным — условия, которые могут касаться любых иных вопросов труда, а также социально-бытового обслуживания работников.

Одновременно  с подготовкой трудового договора готовится проект приказа о приеме на работу. Приказ оформляется на бланке приказа. В тексте приказа, как правило, отсутствует констатирующая часть, приказ начинается с глагола, обозначающего действие: «ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и т. д. В тексте необходимо указать ФИО работника, на какую должность, с какого

числа, с каким  окладом он принимается на работу. Указывается основание (например, личное заявление, представление начальника). Приказ визируется, подписывается и регистрируется, первый экземпляр подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел отдела кадров. Поступивший на работу должен быть ознакомлен с приказом (после каждого пункта приказа в отношении

отдельного сотрудника ставится виза «с приказом ознакомлен»  — личная подпись — дата). Копии  приказа подшиваются в личное дело и передаются в бухгалтерию. Дело с подлинниками приказов по личному составу (прием, увольнение, перевод) в

конце года сдается в архив организации, где хранится 75 лет. Рекомендуется формировать приказы о предоставлении отпусков, направлении в командировки, то есть информацию, имеющую временное значение, отдельно от основных приказов по личному составу. Срок хранения таких приказов — 5 лет.

На всех сотрудников, принятых на работу,    заводится    личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом.

Все последующие  изменения в учетных данных должны своевременно отражаться в личной карточке. Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. Карточка ведется на протяжении всего времени работы сотрудника и передается в архив

вместе с личным делом при увольнении сотрудника.

После издания  приказа оформляется личное дело.

Личное  дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество сотрудника, дату поступления на работу. На документы личного дела составляется внутренняя опись. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной —дата увольнения. За правильное оформление личных дел несут ответственность работники отдела кадров. Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается, необходимо предъявление соответствующих документов. Хранятся личные дела в закрываемых шкафах по порядку номеров, дело может быть выдано во временное пользование по