Основные документы управления

  «Основные документы управления» 

Деятельность  любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

• Организационно - правовые документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• Распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• Документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• Информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.);
• Финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.).

От государственных  и муниципальных организаций  могут поступать на предприятие  документы, регулирующие различные  вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.).Эти документы составляют отдельную группу - нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную  группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы  относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД).

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности  составления и обработки.

 В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

 Схема оформления  большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу .

Оформляющая часть  практически во всех документах одинакова. Отличаются только заголовочные части  внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно  следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается.  

Организационно - правовые документы

Организационная деятельность учреждения фиксируется  в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность

и другие аспекты.

Основная управленческая функция организационных документов — организационная, то есть создание документов, содержащих правила, нормы, положения, статус.

К ним относятся: устав, положение, штатное расписание, инструкция.

Организационные документы содержат строго обязательные для исполнения положения. Обязательно их утверждение. Цель создания — наиболее рациональное разделение труда. Срок действия— бессрочные, действуют до отмены. Порядок внесения изменений— по мере необходимости, с утверждением вышестоящей

организацией  с информированием регистрирующего органа приказами

и распоряжениями. Датой документов является дата утверждения. 

Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Уставы утверждаются:

• общие —  высшими органами госвласти;

• общественных организаций — их съездами;

• госпредприятий и организаций — вышестоящими организациями;

• муниципальных  предприятий — районными (гор) администрациями;

• частные —  их владельцами или коллективами и регистрируются в администрациях.

Оформление реквизитов устава: Министерство, название организации, название вида документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения или регистрации, текст и подпись.

Текст устава состоит  из разделов: общие положения, акционерный (уставный) капитал, порядок деятельности, управление, учет и отчетность (распределение прибыли), прочие накопления, прекращение деятельности. 

Положение — правовой акт, устанавливающий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения. Положения бывают типовыми (для системы учреждений) и индивидуальными. Оформление реквизитов положения: наименование Министерства, организации, структурного подразделения, дата, индекс, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании.

Структура текста положения включает следующие разделы:

общие положения, основные задачи, функции, права и  обязанности, ответственность, взаимоотношения.

Уставы и положения  — документы сложные. 

Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность, должностной состав и оплату труда работников организации.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. В заголовке к тексту указывается год, на который

составлено штатное  расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несут планово-экономическое подразделение и служба персонала. Проект штатного расписания визируют руководители подразделений, главный бухгалтер, юрисконсульт, заместители руководителя организации.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются коды и наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам.

В зависимости  от условий организации труда  штатное расписание может содержать и другие графы. Штатное расписание подписывается руководителем подразделения,

ответственного  за его подготовку, или заместителем руководителя организации, утверждается руководителем организации с проставлением печати организации на грифе утверждения. 

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом госуправления в целях установления правил, регулирующих различные стороны деятельности организации. Инструкция утверждается распорядительным актом и является приложением к приказу, распоряжению и т. д.

Должностную инструкцию составляет руководитель структурного подразделения на основании Квалификационного справочника должностей служащих. Инструкция подписывается руководителем структурного подразделения, руководителями заинтересованных подразделений и юрисконсультом (при необходимости), утверждается руководителем организации. Документ регистрируется. Датой инструкции является дата утверждения. Обязательно присутствует реквизит «Виза ознакомления»: сотрудник проставляет свою подпись и дату ознакомления с инструкцией(эта дата будет самой поздней в документе). 

Распорядительные  документы 

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование

и координация  деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся  в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными,

информационными и иными ресурсами. 

Постановление - определено как «правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения». 

Решение - как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым местными органами власти. Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов— коллегий министерств и ведомств, научных советов и т. п. 

Распоряжение  — акт управления государственного органа, имеющего

властный характер и изданный в рамках присвоенной  должностному лицу, государственному органу компетенции, носит директивный характер, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжения  являются подзаконными актами и делятся  на две группы:

• распоряжения общего, длительного действия;

• распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая.

Приказ —  правовой акт, издаваемый руководителями учреждений, объединений, организаций и предприятий, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данным органом.

Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.

Текст распорядительного  документа состоит из двух частей:

констатирующей  и распорядительной.

Констатирующая  часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения.

Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме.

В зависимости  от вида документа она начинается словами:

«ПОСТАНОВЛЯЕТ»  — в постановлении;

 «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»)  —в решении; 

«ПРЕДЛАГАЮ»—  в распоряжении;

«ПРИКАЗЫВАЮ»— в приказе.

Вид распорядительного  документа предопределяет и характер изложения его текста.

Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»),«ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ» печатаются прописными буквами от поля отдельной строкой, отделяя констатирующую часть документа от распорядительной.

Затем с новой  строки с абзаца следует текст  постановляющей части. К формулировкам этой части документа предъявляются особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.

Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольных существительных, например: «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», «О создании...» — или существительных, указывающих на предмет, например: «Об итогах...», «О мерах...». Подготовив текст распорядительного

документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4.

В состав реквизитов входят: герб, наименование ведомства, наименование учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер),место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании. Завершающим этапом работы с проектами распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам. Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами, — постановлений и решений — обсуждаются и принимаются на заседаниях. В ходе обсуждения в них можно вносить поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся на утверждение на следующее заседание. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановление и решение имеют две подписи — председателя и секретаря (управляющего делами)