Організація роботи з документами, що містять комерційну таємницю

     Надання допуску передбачає:

1. визначення потреби співробітника в конфіденційній інформації, при виконанні ним службових обов'язків;
2. перевірку співробітника у зв'язку з допуском до комерційної таємниці;
3. ознайомлення співробітника з мірою відповідальності за порушення законодавства про незаконний збір, використання або розголошення комерційної таємниці;
4. оформлення письмового зобов'язання про нерозголошення комерційної таємниці, яка буде йому довірена.

     При перевірці співробітника на допуск необхідно враховувати:

     -    досягнення ним дієздатного віку 18 років;

     - наявність судимості за злочини, які пов'язані, насамперед, з розголошенням державної або комерційної таємниці, а також у фінансово-господарській сфері;

     -   наявність психічних захворювань, схильність до вживання алкоголю й наркотиків;

     - факти надання в процесі підготовки матеріалів для оформлення допуску недостовірних відомостей про себе;

     -   наявність підозрілих зв'язків із співробітниками конкуруючих фірм.

     Комплекс  використовуваних підприємством перевірочних заходів не повинен порушувати прав і свобод громадянина.

     З метою визначення правдивості наданих співробітником або кандидатом на роботу відомостей все частіше застосовуються тестові методики й поліграфи. Останні демонструють гарні результати й для їхнього застосування немає перешкод у чинному законодавстві України. Перевірка на поліграфі повинна провадитися за згодою співробітника, а її результати повинні бути доведені до його відома.

     Згода співробітника прийняти на себе зобов'язання про нерозголошення комерційної  таємниці оформляється письмовим зобов'язанням  про її нерозголошення.

     У той же час, співробітник, що має  допуск може бути позбавлений його у зв'язку із грубими порушеннями  встановленого порядку захисту  комерційної таємниці, на підставі обставин, що відкрилися і які були приховані ним раніше при оформленні допуску, а також у зв'язку з  переведенням на іншу роботу, де такий  допуск не потрібен.

     У випадку звільнення співробітника, допущеного до комерційної таємниці, від нього відбирається попередження - зобов'язання про нерозголошення комерційних  секретів підприємства, які стали  йому відомі в процесі роботи.

     Ціль  відбору такого попередження - зобов'язання - профілактика розголошення співробітником, що звільняється, секретної комерційної  інформації й створення юридичних  підстав для відшкодування збитків  у випадку розголошення ним таких  відомостей.

     Під доступом до комерційної таємниці мається  на увазі дозвіл уповноваженої посадової  особи на ознайомлення з конкретною конфіденційною інформацією співробітника, який має до неї допуск. 
 
 
 
 

Робота з документами, що містять комерційну таємницю 

        Відомості про комерційну таємницю  підприємства умовно можна поділити  на дві групи: науково-технічну (технологічну) і ділову.

      До  науково-технічної відносяться дані про конструкцію машин і устаткування: креслення, схеми, рецептури, методи й  способи виробництва, нові технології, напрями модернізації відомих технологій, прогресивне забезпечення ПЕОМ.

      Ділова  містить:

      • дані про фінансову діяльність підприємства, за винятком звітів (стан розрахунків  з клієнтами, заборгованість, кредити  тощо);

      • плани розвитку підприємства (тактичні й стратегічні);

      • плани й обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про характер і обсяги торгових операцій, наявність  запасів товарів);

      • аналіз конкурентоспроможності продукції, що випускається, ефективність експорту та імпорту;

      • план рекламної діяльності;

      • список торгових та інших клієнтів, посередників, конкурентів, відомості  про взаємовідносини.

      Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, строки конфіденційності, порядок захисту  й допуску до конфіденційної інформації, а також правила її використання визначаються керівником.

      Основна мета охорони конфіденційної інформації у тому, щоб вона не потрапила  до конкурентів.

      Забезпечення  захисту комерційної таємниці передбачає:

      • визначення правил внесення інформації до КТ;

      • розробку й доведення до відома осіб, допущених до інформації, що становить  комерційну таємницю, інструкцій за дотриманням  режиму конфіденційності;

      • обмеження доступу до носіїв інформації з КТ;

      • таке ведення діловодства, яке забезпечує виділення, облік і зберігання документів з КТ;

      • використання організаційних, технічних  та інших засобів захисту конфіденційності документів;

      • здійснення контролю за дотриманням  режиму охорони КТ.

      Для збереження доступу до інформації КТ керівник видає спеціальний наказ  про введення "Переліку відомостей, що містять КТ підприємства", заходів  з охорони цих відомостей, встановлення кола осіб, які мають доступ до такої  інформації, правил роботи з документами, позначеними грифом "КТ". Співробітники  підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатками  до нього.

      Ведення діловодства, що забезпечує облік і  зберігання документів КТ, передбачає виконання ряду рекомендацій.

      Наказом керівника підприємства визначається посадова особа, відповідальна за облік  та зберігання таких документів. На цих документах проставляється гриф конфіденційності у правому куті першого аркуша й вказується номер  примірника.

      Наприклад,

      КТ

      Прим. № 1

      Конфіденційно Прим. № 2

      Такі  грифи лише вказують, що право власності  на інформацію, яка є в документі, належить підприємству й охороняється законом.

      На  документі з грифом "КТ" вказується кількість примірників і місцезнаходження кожного з них. Наприклад:

      Складений у двох примірниках:

      Прим. № 1 — на адресу;

      Прим. № 2 — до справи № 3.

      Усі документи з конфіденційною інформацією  повинні реєструватися у журналі реєстрації документів з грифом "КТ".

      Документи з грифом "КТ" приймаються й  відсилаються спеціально призначеною  посадовою особою або секретарем-референтом. У разі відсутності чи неповної комплектності в конвертах документів з грифом "КТ" складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику. Документи з грифом "КТ" формуються в окрему справу. Видача й повернення документів з грифом "КТ" відображається в журналі обліку видачі документів з грифом "КТ". Документи з грифом "КТ" забороняється виносити з офісу. Усі справи з грифом "КТ" обов'язково вносяться до номенклатури справ підприємства.

      При передачі справ до архіву на документи  з грифом "КТ" складається окремий  опис. На документи з грифом "КТ", що відібрані для знищення, складається  акт. Знищуються вони в присутності  комісії. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заборона  розголошення, відомостей, що складають  комерційну таємницю 

     Заборона  розголошення, відомостей, що складають  комерційну таємницю. Відомості, що складають  комерційну таємницю, не повинні бути загальнодоступні в силу своєї популярності необмеженому колу суб’єктів, або вимог  закону про обнародування, або за іншими підставами. Тільки власник  може визначити коло зведень підметів розголошенню, установлювати випадки  й осіб, через які може відбуватися  таке розголошення і при тім воно буде вважатися правомірним з  погляду права. Крім того, нормативними актами України може бути передбачені  обов’язкове надання або публічне обнародування відомостей, що складають  комерційну таємницю. Будь-яке інше розголошення зазначених відомостей не є правомірним.

     Вимога  не розголошення комерційної таємниці має подвійну спрямованість: внутрішню  і зовнішню. Внутрішня спрямована на працівників суб’єкта підприємницької  діяльності, зовнішня — на службових  осіб організацій і органів, що проводять  перевірку підприємства.

     Згідно  Закону України «Про захист від несумлінної  конкуренції» від 07.06.1998р. розголошення комерційної таємниці — це ознайомлення іншої особи без згоди особи, уповноваженого на це, з відомостями, що відповідно до діючого законодавства  України, складають комерційну таємницю, особою, якій ці відомості були довірені у встановленому порядку або  стали відомі в зв’язку з виконанням службових обов’язків, у випадку  якщо це заподіяло або могло заподіяти  шкоду суб’єктові, що хазяює, (підприємцеві).

     У Законі України «Про підприємства в  Україні» право визначати коло відомостей, що складають комерційну таємницю, надано підприємцеві, а згідно Закону України «Про захист від несумлінної  конкуренції» такі відомості визначаються відповідно до діючого законодавства. У результаті законодавцем допущена помилка. Підприємцеві надане право самостійне визначати коло відомостей, які є комерційною таємницею, а нормативними актами України встановлюються тільки обмеження на віднесення інформації до комерційної таємниці, відповідальність за порушення, пов’язані з використанням комерційної таємниці, порядок її охорони. Таке захоплення відсильними нормами права часто приводить до того, що виникає нерозв’язна ситуація: є реальне правовідношення, є відсильна норма права, але немає норми до якої вона відсилає.

     У Законі України «Про підприємства в  Україні» установлені дві форми  розголошення відомостей, що складають  комерційну таємницю: передача і витік  відомостей, що складають комерційну таємницю. З юридичної точки зору зазначені форми являють собою  самостійні склади правопорушень. Передача відомостей, що складають комерційну таємницю — це незаконне ознайомлення третіх осіб із відомостями, віднесеними  суб’єктом підприємницької діяльності до комерційної таємниці, особою, якій такі відомості відомі в зв’язку  з виконанням своїх трудових обов’язків або в якого мається доступ до них і зв’язку з виконанням посадових обов’язків. Під витоком  відомостей, що складають комерційну таємницю, розуміються навмисні або  ненавмисні дії осіб, що мають доступ до комерційної таємниці, що сприяють ознайомленню з такими відомостями  третіх осіб.

     Способи розголошення відомостей, що складають  комерційну таємницю, можуть бути різними: передача інформації конкурентам підприємця; ознайомлення з комерційною таємницею  службових осіб державних організацій  і органів без належних на те прав і основ як з боку розголошувача, так і з боку державного службовця, розголошення відомостей, що складають  комерційну таємницю, через засоби масової інформації; використання в  особистих цілях — передача родичам, знайомим для заняття власною  підприємницькою діяльністю. Мотиви розголошення так само можуть бути різні: користь, особисті неприязні  відносини, халатне відношення до трудових і службових обов’язків.

     Вимога  дотримання і нерозголошення комерційної  таємниці є не тільки правом, але  й обов’язком суб’єкта підприємницької  діяльності. Без належного дотримання вимог до користування і збереження інформації, що складає комерційну таємницю, неможливо забезпечити  необхідну охорону такої інформації як цивільно-правовими мірами, так  і державно-примусовими.

     Обов’язок зберігати в таємниці зазначені  відомості так само може бути встановлена  в нормативних актах України. Наприклад, у Положенні про порядок  заключення контрактів при прийнятті (найманні) на роботу працівників визначено, що роботодавець зобов’язаний не розголошувати  конфіденційні умови контракту  з працівником. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Захист  комерційної таємниці та конфіденційної інформації на підприємстві