Организация работы с документами и технология их обработки

     Описи дел составляются по установленной форме в двух или трех экземплярах. При передаче дел из структурного подразделения в ведомственный архив на всех экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу чисел, указывается дата. При передаче особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

     Вместе с делами из структурных подразделений в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы и другие регистрационные формы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.Технология электронного документооборота (ЭДО)

 

     С целью повышения эффективности и качества обслуживания клиентов, Регистратор в своей деятельности вправе использовать электронные документы (ЭД).

     В случае заключения договора (соглашения), определяющего условия и порядок обмена электронными документами между Регистратором и зарегистрированным лицом или Регистратором и эмитентом, распоряжения, подписанные электронно-цифровой подписью согласно действующему законодательству об электронно-цифровой подписи, могут предоставляться Регистратору в электронном виде в соответствии с правилами, зафиксированными в договоре (соглашении) об обмене электронными документами. При этом предоставление Регистратору аналогов распоряжений в бумажной форме не требуется (за исключением случаев, предусмотренных договором (соглашением)).

     Электронный документ должен содержать всю информацию в соответствии с установленными для данного вида документов требованиями нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг, а также электронную цифровую подпись лица, с которым заключен договор (соглашение) об обмене электронными документами.

     При организации электронного документооборота с клиентами Регистратор использует сертифицированные средства криптографической защиты информации (СКЗИ), а также зарекомендовавшее себя на фондовом рынке программное обеспечение.

     Организация обмена электронными документами осуществляется на основе системы договоров (соглашений) между участниками ЭДО о порядке и условиях обмена ЭД и об информационном взаимодействии. При этом вне зависимости от применяемых программных средств криптографической защиты информации и организации ЭДО реализованы следующие общие процедуры:

• подписание ЭД электронно-цифровой подписью (ЭЦП) и зашифрование перед отправкой;
• передача ЭД по каналам связи с использованием средств электронной почты, при этом ЭД становятся вложениями в сообщения электронной почты;
• проверка целостности, расшифрование и обязательная проверка ЭЦП при приеме ЭД;
• автоматическая отправка электронного сообщения (уведомления) отправителю ЭД о положительном или отрицательном результате расшифрования, проверки целостности ЭД и/или подлинности ЭЦП, а также возможности конвертации ЭД в учетную систему получателя;
• установление факта и времени получения ЭД адресатом;
• ежедневное резервное копирование и архивное хранение ЭД, их реквизитов, включая информацию о датах и времени получения (отправки) и адресатах;
• возможность восстановления ЭД;
• доступ к полученным/отправленным ЭД, информации о датах и времени их получения/отправки, адресатах, а также поиск документов по их реквизитам.

     Формирование, отправка, прием и обработка электронных документов осуществляются Регистратором  в соответствии с порядком, предусмотренным Правилами ведения реестра Регистратора и договором (соглашением) об обмене электронными документами, заключенным между участниками ЭДО.

     Электронный документ считается полученным или представленным с момента получения подтверждения о поступлении электронного документа его отправителем.

     В случае отказа компьютерного оборудования и (или) программного обеспечения, повреждения линий связи, ведущих к технической невозможности использования ЭД, передача участниками ЭДО соответствующих документов и информации осуществляется на бумажном носителе до устранения технической невозможности использования ЭД.

     Все электронные документы, сформированные, отправленные и полученные при осуществлении электронного документооборота, хранятся  в формате, в котором они были сформированы, отправлены и получены. При  ведении архива электронных документов реализуются принципы резервного копирования и восстановления информации, предусмотренные Порядком хранения и защиты информации, принятым в Регистраторе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

     Прогрессивное развитие средств информационных технологий, позволяет внедрять в делопроизводство элементы «безбумажной» технологии, информационный обмен осуществляется с помощью электронных коммуникационных средств, хранение и обработка информации – с помощью персональных компьютеров и периферийных средств, копирование и тиражирование офисной документации с помощью современного копировального оборудования.

     Сейчас, в условиях многократно возрастающих каждый год информационных потоков, уже практически невозможно вообразить четкое взаимодействие банковских структур, торговых и посреднических фирм, государственных учреждений и других организаций без современной вычислительной техники и компьютерных сетей. В противном случае пришлось бы содержать гигантский штат обработчиков бумажных документов и курьеров, причем надежность и быстрота функционирования такой системы все равно была бы значительно ниже предоставляемой модемной связью и компьютерными сетями. А ведь каждая минута задержки в пересылке важных информационных сообщений может вылиться в весьма ощутимые денежные потери и имидживые крахи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем». Изд.-во Экмос, 2005 
2. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства М.: Инфра-М, 2007.
3. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник - М. Инфра-М, 2006.