Іноваційна діяльність у документознавчій професіології технології піар, маркетинг, консультування

Сьогодні задовольнити потребу  в інформації більшості населення  може тільки бібліотека найбільший збірник  інформаційних носіїв, яка справляє могутній вплив на хід суспільних процесів в інтелектуальному, духовному  сенсі. Перед нею поставлено завдання кардинального вдосконалення інформаційного забезпечення для розвитку суспільства та державотворчих процесів в Україні, що передбачає, зокрема, досягнення якісно нового рівня обслуговування вчених і спеціалістів на основі традиційних і новітніх інформаційних продуктів та послуг.

Звичайне науково-інформаційне забезпечення інноваційних процесів з документозавства, усунення інформаційних перепон і прогресуюче застосування у науковому експеременті сучасної техніки в широкому значенні.

Для підвищення рівня інформаційного забезпечення вчених і спеціалістів потрібні нові інноваційні підходи. Сьогодні очевидно, що найбільш ефективно ця задача розв'язується шляхом створення електронних бібліотек на базі інформаційних ресурсів традиційних бібліотек.

Оскільки ж однією з  основних функцій НБУВ є формування цілісного зібрання всіх вітчизняних  і науково та соціально значущих зарубіжних документів на будь-яких носіях інформації, то нагальною потребою є здійснення комплексу радикальних  заходів спрямованих на комплектування фондів наукових бібліотек з урахуванням  пріоритетних напрямів інноваційної діяльності.

Великі бібліотеки створюють  у себе бази даних з визначених стратегічних пріоритетних напрямів, в яких відображалася б оглядова інформація. Найбільш досконалою формою інформаційного забезпечення з документознавства є підготовка аналітичних оглядів результатів наукових дослідів на основі аналітико-синтетичної обробки джерел інформації.

 

Оглядова інформація допоможе науковцям орієнтуватися в потоці публікацій. При цьому відбір необхідних документів має проводитися самим вченим у відповідності з його науковими потребами.

Можливість оперативного отримання необхідної інформації відноситься  вченими до однієї з необхідних умов успішного розвитку наукової творчості. За кордоном, як правило, наукова інформація, а зокрема, періодичні видання та журнали, розміщуються на спеціалізованих  сайтах: тематичних порталах і службах  інформування про періодику, таких  як Ulrich's International Periodicals Directory (http://www.ulrichsweb.com), Publist (http://www.publist.com), Periodicals (http://periodicals.net) та інших. Звернувшись до спеціалізованих сайтів, користувач відразу отримує важливу інформацію: чи є журнал, який його цікавить в Інтернеті, в якому об'ємі там представлений потрібний матеріал, за який період і на яких умовах (безкоштовно чи за окрему плату).

Тому при вивченні питань інформаційного забезпечення з документознавства  пріоритетних напрямів інноваційної діяльності необхідно враховувати позитивний досвід накопичений в цій області  в нашій країні та за її межами.

 

3. Науково-технологічні дослідження

Є певні загальні оцінки перспектив розвитку традиційних та електронних комунікацій у контексті побудови автоматизованих інформаційно-аналітичних систем органів державної влади. З позицій документознавства ґрунтовних досліджень у цьому плані фактично немає.

Масштабні узагальнюючі дослідження щодо порівняльної характеристики функцій документів різних класів (систем, типів) нині відсутні. Досі не проаналізована диференціація таких основних функцій управлінських службових документів як внутрішньоуправлінська (документ створений для виконання управлінської функції у межах установи) та зовнішньоуправлінська (документ створений для виконання управлінської

функції в системі установ). Визначення функцій службового документа зумовлює висновки щодо його цільового призначення і взагалі потреби у певному виді номіналу документа.  Нагальна потреба у таких дослідженнях передусім зумовлена необхідністю створення переліків документів зі строками їхнього зберігання, для ранжування документів певної системи

(класу) відповідно до  їхнього місця в ній за рівнем значущості, зокрема як джерела інформації з діяльності установи та забезпечення виконання соціально-правових запитів. Під час вказаного ранжування визначається також рівень розсіяння службової інформації, її дублювання в різних видах документів, а також їх диференціація за рівнем концентрації, кумуляції та узагальнення зазначеної інформації. Необхідність визначення груп документів різних категорій цінності зумовлена не тільки з точки зору завдань експертизи з метою встановлення різних строків зберігання, а й зважаючи на можливе попереднє виокремлення з документів постійного строку зберігання особливо цінних та унікальних. Аналізування структури потоків службових документів (внутрішніх, вхідних, вихідних) постійно наявне в багатьох державних органах, органах місцевого самоврядування, установах й організаціях, однак відсутні фундаментальні узагальнення щодо їхньої динаміки залежно від внутрішніх і зовнішніх чинників з відповідними висновками.

Підготовка проектів нормативно-правових актів з метою встановлення єдиних правових засад створення документації та організації її функціонування й зберігання. На найближчу перспективу залишається актуальним прийняття Закону України «Про діловодство» і підзаконних актів з організації діловодних процесів.

Гармонізація міжнародних стандартів з керування документаційними процесами. Прийняття в Україні аналога ISO15489 : 2001 ДСТУ «Інформація та документація. Керування документаційними процесами» спонукає до подальшого розроблення вітчизняних відповідників наступних міжнародних стандартів, присвячених зазначеній технології. Безперечно, що розроблення вітчизняних стандартів має грунтуватися на науковому аналізі досвіду, переваг та недоліків керування документаційними процесами за кордоном, можливостей застосування норм профільних міжнародних стандартів в Україні.

Вироблення раціональних наукових методик створення службових  документів, впровадження уніфікованих форм документів та уніфікованих систем документації. Розроблення наукових методик роботи з документацією. На підставі результатів теоретико-прикладних досліджень мають готуватися наукові розробки зі створення службових документів та організації роботи з ними. Цей напрям є традиційним, але підготовка відповідних інструкцій, порядків, регламентів і навіть національних стандартів на документацію (це стосується переважно галузевої документації) відбувається здебільшого (як і в розробленні уніфікованих форм документів) виходячи з емпіричного досвіду, без врахування наукових рекомендацій, яких, правда, не так вже й багато. У цілому нині є намагання реалізувати уніфікацію та стандартизацію документації переважно не за рахунок впровадження відповідних національних стандартів, а шляхом видання затверджених розпорядчими документами відповідних державних органів переліків уніфікованих форм документів та вказівок щодо їхнього оформлювання й іноді організації роботи з ними. Зазначені накази реєструє Міністерство юстиції України і разом зі змістом уніфікованих систем (підсистем) управлінської і галузевої документації їх публікують в «Офіційному віснику України».

Опрацювання практичних проблем  створення електронних документів (комплекс технічного, технологічного, програмного, лінгвістичного забезпечення у зв’язку з традиційною технологією діловодства) і вирішення питань, пов’язаних з подальшим користуванням цими документами у їхньому динамічному стані (поточному, оперативному) та під час зберігання в архіві. Напрям досліджень настільки поширений і проблемний, що заслуговує на окремий розгляд як перспективний і як самостійний у майбутньому вид документознавства – електронний. Дослідники електронної документації концентрують увагу на загальних проблемах створення, функціонування, зберігання електронних документів в установі та передавання їх на постійне зберігання в державний архів. Водночас не виключається, що електронне документознавство буде впливати на «паперове», оскільки паралельне існування паперових та електронних документів у загальному документообігу в установі буде ще тривалий час. З іншого боку, слід врахувати, що зазначені технології фактично спричиняють кардинальну зміну щодо уявлення про архівний документ, оскільки в умовах реалізації систем електронного документообігу до архіву на постійне зберігання передають не документ, а власне його інформацію.

 

 

4. МЕРЕЖА ІНТЕРНЕТ ЯК ЗАСІБ ПРОФЕСІЙНОЇ КОМУНІКАЦІЇ В ДОКУМЕНТОЗНАВСТВІ

Становлення системи електронних  інформаційних ресурсів зумовлено  стрімким розвитком інформаційних технологій та їх широким впровадженням у різні сфери життя. У 90-х роках ХХ ст. в Україні було прийнято низку правових актів, які стали основою становлення і розвитку систем інформаційних ресурсів. Наприклад, Закон України „Про інформацію" закріпив право громадян на інформацію і заклав правові основи інформаційної діяльності в суспільстві.

Зараз з'являється дедалі більше інформації з документознавства, яка поступово переходить в мережу Інтернет, і тому знайти відповідь  на питання, що цікавить, стає досить складною задачею. І саме тому виникає потреба у створенні веб-сайтів, де буде міститися інформація щодо цієї дисципліни.

Створення сайтів з документознавства  є ефективним засобом:

· забезпечення доступу до власних інформаційних продуктів широкого кола користувачів у мережі;

· сприяння розвитку нових  інформаційних послуг;

· підвищення інформаційної  культури користувачів.

Але відсутність у системі  документознавства підготовлених  фахівців, які мають спеціальні знання і навички, необхідні для розробки сайтів, створює певні складності.

Для ефективної роботи сайт має бути добре структурованим, змістовним і зрозумілим для користувача. Сайт повинен підтримуватись у робочому стані, про що мають свідчити дати останнього оновлення. Кількість відвідувачів сайту певною мірою доводить його необхідність, але водночас не є свідченням належного задоволення інформаційних потреб.

Документознавчі ресурси  характеризуються за двома ознаками:

1) структура;

2) інформаційне наповнення.

Нововведенням в документознавстві  є поява електронних журналів, які містять контактну, довідкову, краєзнавчу і рекламну інформацію.

  Електронні журнали відрізняються багатоваріантністю підходів до їх побудови.

Розглянемо для прикладу структуру сайту Асоціації секретарів та офіс-менеджерів (Асоціація), який з'явився 1 жовтня 2006 р. за підтримки журналу  „Довідник секретаря та офіс-менеджера" :

1) Головна сторінка (містить дані про сайт: новини сайту, нормативні документи, виставки, програми для офісу, вакансії і резюме);

2) Асоціація (задачі, основні  цілі Асоціації);

3) Розділ журнал (детальна  інформація про журнал „Довідник  секретаря та офіс-менеджера");

4) Експерти (члени Асоціації  - спеціалісти в окремих галузях знань).

5) Форум (актуальні теми  з документознавства та секретарської  справи, які за бажанням можуть  обговорювати користувачі сайту).

На мою думку, основними  критеріями оцінки сайтів є:

1) глибина змісту (повинна  бути представлена бібліографічною, фактографічною, реферативною та повнотекстовою інформацією);

2) зовнішні динамічні  зв'язки (віднесення до ін. електронних  документів, джерел, сайтів);

3) надійність (знак копірайту  та інформація про поновлення);

4) стабільність інформаційних  ресурсів (вважається, що навіть  ті матеріали, які втратили  актуальність, повинні переводитися  в архівну частину сайту, що забезпечить необхідну повноту інформації);

5) оперативність відновлення  інформації (створення сайту - це  безперервний процес, який триває, поки сайт знаходиться в Інтернеті);

6) мовні критерії (коректним  вважається наявність іншомовних  версій);

7) наявність зворотного  зв'язку з користувачем;

8) легкість навігацій  та доступність для користувачів

9) єдиний дизайн (найпростіше  і лаконічніше оформлення сторінки  сайтів є більш привабливим  для користувачів).

Зробивши аналіз сайту  за визначеними ознаками за п'ятибальною системою, вважаю, що на оцінку „п'ять" заслуговує наявність таких ознак:

· зовнішні динамічні зв'язки;

· оперативність відновлення  інформації;

· наявність зворотного зв'язку з користувачем;

· легкість навігації;

· доступність для користувачів та єдиний дизайн.

Оцінка „чотири" (ознаки розкриті не в повному обсязі):

· глибина змісту;

· стабільність інформаційних  ресурсів.

Відсутність ознаки мовних критеріїв (сайт тільки на російській мові) оцінюється на „три".

Вищесказане дає змогу  зробити висновок: інформаційні ресурси  документознавства в мережі Інтернет починають розвиватися з невпинною  швидкістю, що зумовлює необхідність створення  документознавчих сайтів, потрібних  не лише студентам-документознавцям, викладачам та науковцям, а й усім тим, хто  цікавиться даною дисципліною.

 

5. СТВОРЕННЯ АДАПТИВНИХ ДОКУМЕНТАЦІЙНИХ  ІНТЕРНЕТ-РЕСУРСІВ