Іноваційна діяльність у документознавчій професіології технології піар, маркетинг, консультування

Іноваційна діяльність у  документознавчій професіології технології піар, маркетинг, консультування.

1. Електронний документообіг як частина новітніх технологій в документознавстві.

Умовою успішної роботи органів  влади є ефективна діяльність державних службовців. Проте для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити витрати часу на вирішення завдань, не пов'язаних з обслуговуванням громадян. Коли не треба вручну розмножувати документи, відстежувати рух паперових документів усередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційних відомостей, обсяг роботи діловодів значно зменшується. Автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Ускладнення функцій управління, динамічні  зміни в системі та структурі  органів державного управління, швидкоплинність  як нова характеристика сучасної реальності – все це вимагає від усіх компонентів  управлінської системи працювати  швидше, виконувати більшу кількість  операцій протягом найменшого часу. В Україні, як і в усьому світі, складається ринок подібних "швидких" послуг, бо споживачі готові платити за них. І це змушує запроваджувати у практику державного управління систему електронного документообігу.

Діловодство та документообіг стали  справою не тільки допоміжного технічного персоналу. Державний службовець, незалежно від посади, мусить мати достатній рівень знань щодо діловодства, щоб правильно орієнтуватися в необхідній інформації, правильно складати різні документи, оцінювати їхню юридичну силу тощо. Сама технологія автоматичного документообігу підносить на новий рівень якість документів, що готуються за допомогою комп’ютерних технологій.

На порядку денному з’являється електронний документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Життєвий цикл електронного документа (Рис. 5.1) забезпечує система електронного документообігу.

Суб'єкти електронного документообігу повинні зберігати електронні документи  на електронних носіях. Термін зберігання електронних документів має бути не меншим, ніж встановлений законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо неможливо виконати зазначені вимоги, електронні документи повинні зберігатися у вигляді копії документа на папері (у разі відсутності оригіналу цього документа на папері). При копіюванні електронного документа з електронного носія обов'язково здійснюється перевірка цілісності даних на цьому носії.

При зберіганні електронних документів обов'язкове дотримання таких вимог:

1. інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
2. має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа в тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;
3. за наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб'єкти електронного документообігу можуть забезпечувати дотримання вимог  щодо збереження електронних документів, використовуючи послуги посередника, в тому числі архівної установи. Створення архівів електронних документів, управління електронним архівом, передача електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством. При цьому враховується можливість проведення процедури списання та знищення документів. Створюючи надійне єдине сховище для документів і знань, слід передбачити процедуру зручного доступу, запитів до нього як державних службовців, так і клієнтів державної установи звідусіль та в будь-який час. Багато робочих місць державних службовців вже комп’ютеризовані, тож виникає бажання взагалі відмовитися від паперових оригіналів (хоча б щодо внутрішніх документів). Тоді постає ціла низка проблем – і технологічних, і юридичних (юридична сила та доказовість електронних документів).

Відносини, пов'язані з  електронним документообігом та використанням електронних документів, регулюються Конституцією України, Цивільним кодексом, законами “Про інформацію”, “Про захист інформації в автоматизованих системах”, “Про державну таємницю”, “Про зв'язок”, “Про обов'язковий примірник документів”, “Про Національний архівний фонд та архівні установи”, “Про електронний цифровий підпис”, “Про електронні документи та електронний документообіг”, а також іншими нормативно-правовими актами. Зокрема, дія Закону України “Про електронні документи та електронний документообіг” поширюється безпосередньо на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів. Якщо міжнародним договором України, ратифікованим Верховною Радою України, встановлено інші правила, ніж ті, що передбачені цим законом, застосовуються правила міжнародного договору.

Державне регулювання  у сфері електронного документообігу спрямоване на:

1. реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу;
2. забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу;
3. нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, отримання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

Технології, що дають змогу  з високою достовірністю замінити власноручний підпис на паперовому оригіналі цифровим підписом під електронним документом, давно відомі й активно використовуються у діловій практиці. Правова база для використання електронних документів також створена. Ще до прийняття Закону “Про електронний цифровий підпис” його можна було використовувати в межах корпоративних мереж за наявності відповідного договору або відомчих інструкцій.

Використання електронного цифрового підпису (ЕЦП) дає можливість:

1. створити корпоративну систему документообігу;
2. гарантувати вірогідність документації;
3. мінімізувати будь-які ризики за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну;
4. значно скоротити час руху документів у процесі оформлення звітів і обміну документацією;
5. удосконалити і здешевити процедури підготовки, доставки, обліку та зберігання документів.

Проте є ще процес підготовки документа – його візування, підписання всіма посадовими особами, яким це належить за регламентом. Таким чином, система електронного документообігу повинна забезпечувати зберігання в системі та пересилання файлів документів, підписаних електронним цифровим підписом (ЕЦП), наявність у посадових осіб індивідуальних ключів (електронних підписів), підготовку електронних документів, яка включає необхідні процедури електронного візування та підпису.

ЕЦП має відповідати таким  вимогам:

1. бути пов’язаним винятково з особою, що підписалася;
2. дати можливість ідентифікувати особу, що підписалася;
3. створюватися засобами, які особа, що підписалася, може тримати під своїм повним контролем;
4. пов’язуватися з даними, яких стосується, у такий спосіб, що будь-яку подальшу зміну даних можна виявити;

Як відомо, технологія ЕЦП  заснована на тому, що для кожної особи створюються два ключі (довгих числа) – секретний ключ, який є  тільки у власника підпису, та відкритий ключ, доступний кожному. Підписання документа полягає у вирахуванні певного довгого числа (підпису) на підставі змісту файла, який підписується, та секретного ключа. При цьому пара "відкритий – секретний ключі" має такі властивості, що за допомогою відкритого ключа можна перевірити правильність підпису, але практично неможливо дізнатися про сам секретний ключ.

2. Загальні положення інформаційного забезпечення наукових досліджень

Наукові дослідження впливають на зростання суспільного продукту. Результати наукових досліджень є проміжним, а нерідко кінцевим продуктом виробництва. У загальному обсягу виробництва швидко зростає наукоємна продукція, яка є результатом впровадження нових наукових технологій. Якість товарів, їх асортимент, техніко-економічні показники є втіленням науково-виробничого потенціалу.

Сучасне суспільство відчуває органічну потребу в розширенні наукового кругозору і здібності  до проведення методологічногоаналізу і розуміння досягнень сучасної науки. У розвинених країнах багато зроблено для поліпшення умов праці, розвитку освіти, як загальної, так і професійної, охорони здоров'я, фізкультури і спорту, забезпечення життєво необхідних потреб людей.Тому на розвиток людини впливає не лише удосконалення техніки і технології, хоч вони є визначальними, а й інтелектуалізація праці, що грунтується на використанні економіко-технологічних наукових методів.

Суть цих технологій полягає  у застосуванні прогресивних засобів  і методів обробки даних, створенні  цілісних технологічних систем, спрямованих  на передавання, збирання та відображення інформаційного продукту (ідей, знань, комерційних даних). Нові інформаційні технології характеризуються вивільненням ручних процедур у інформаційному забезпеченні наукової та управлінської діяльності. Інтелектуалізація АРМ на базі ПЕОМ та інтелектуального інтерфейсу забезпечує діалогове спілкування науковця, практичного фахівця інтелектуальної праці з інформаційною системою й використання її при розв'язанні наукових та господарських завдань.

Вирішення соціальних проблем розвитку суспільства покладається не лише на спеціалізовані наукові установи, а й на використання наукового потенціалу вищої школи, поліпшення якості підготовки спеціалістів вихованням у них потреби наукового пошуку при розв'язанні професійних завдань у практичній діяльності. З цією метою спеціалісти і магістри вищих навчальних закладів вивчають базові засади науково-дослідної роботи (НДР).

Предметом є методологія  наукових досліджень і методика дослідження  конкретних проблем народного господарства на основі загальнонаукових та емпіричних методичних прийомів певної науки, що дає змогу досліджувати економічні і соціальні процеси у їх спорідненості, відмінності та історичному розвитку. Ці прийоми конкретно застосовуються у методиках комплексного системного дослідження продуктивних сил і виробничих відносин з метою їх постійного удосконалення, безперервного науково-технічного і соціально-економічного прогресу суспільства.

Наука в розвитку соціально-економічних відносин у суспільстві виконує роль безпосередньої виробничої сили. Завдяки науці створюються нові знаряддя і предмети праці, технологія виробництва, ускладнюються галузеві і міжгалузеві економічні зв'язки у народному господарстві. Наука впливає на розвиток матеріально-технічної бази суспільства, основою якої є індустрія, що ґрунтується на енергетичних ресурсах і широкому застосуванні новітніх науково-технічних досягнень.

Прискорення науково-технічного прогресу і культурно-світоглядну  функцію зумовлює підвищені вимоги до якості підготовки фахівців-дослідника для підприємницької діяльності і наукових кадрів. Ці вимоги включають застосування наукових методів в організації документознавства та ведення діловодства на підприємстві, виробничо-господарської діяльності підприємств, виконання техніко-економічних обґрунтувань і розрахунків економічної ефективності інвестицій, а також застосуванні нових технологій з використанням комп'ютерів, економіко-математичних моделей і культурно-світоглядних потреб людей в умовах суспільства для підвищення наукових досліджень.

Сьогодні набуває актуальності проблема інформаційного забезпечення розвитку з документознавства для  забезпечення наукової діяльності. З розвитком цивілізації науково-соціальна роль науки зазнає тих напрямів науки та технологій, як успішна їх реалізація можлива за умов адекватного інформаційного забезпечення. На даному етапі становлення України як незалежної держави в умовах науково-дослідницького стану і обмеженості ресурсів без правильно організованого інформаційного забезпечення визначених пріоритетів неможливий науково-технологічний прогрес, оновлення сфери послуг у країні, забезпечення внутрішнього ринку конкурентною наукоємною продукцією та виходу з нею на світовий ринок.

Основою інформаційної підтримки  інноваційних процесів є структуровані  інформаційні ресурси і сучасні  інформаційно-комунікаційні технології, що забезпечують ефективне використання учасниками інноваційних процесів цих інформаційних ресурсів з документознавства.