Рисунок 7 вид движения документов. 

    Программа не делает проводок и не использует регистры или журналы расчетов. Вся  аналитика базируется на механизме  справочников. Так, карточки регистрации  документооборота делают записи в справочники "Документальная номенклатура" и "События". Предусмотрена удобная печатная форма реестра документов, похожая на бланк канцелярского журнала регистрации документов. Всю работу с программой можно организовать непосредственно из этой формы, не прибегая к меню.  

 

Рисунок 8 вид справочника «Адресат». 

    Для целей учета местонахождения  документа в программе предусмотрен справочник "Адресат", позволяющий  вносить названия и адреса организаций, их структуру отделов, фамилии и телефоны работников.  

 

Рисунок 9 вид ежедневника календаря. 

    Если  какой-либо документ был передан  на исполнение и необходимо проконтролировать возврат документа или факт его исполнения, то для этого в программе предусмотрен механизм оповещений, который включает появление предупреждения, начиная с некоторой даты, по документам, для которых оповещение было включено. Оповещение автоматически отключится, когда по документу будет произведено очередное действие. Кроме того, возможно вести ежедневник, планируя на определенные даты различные действия, связанные с движением документов. Ежедневник в программе представлен в виде календаря, где даты, на которые что-либо запланировано, выделяются цветом. При запуске программы в день, на который в ежедневнике запланированы некоторые события, оператор получит напоминание об этих событиях и ссылку на документы, с которыми планируемые события связаны.

2. 2. Анализ документооборота

 
 
 

Рисунок 10 вид анализа документооборота. 

    В программе предусмотрен весьма гибкий механизм по анализу документооборота. Имеется возможность получения различных отчетов, начиная от простой справки, на пример, где находится или находился конкретный документ на ту или иную дату с точностью до организации, отдела и сотрудника, и заканчивая построением аналитических таблиц по адресату, по типам документов, типам движения. Анализ документооборота по адресату представляет из себя подробный отчет о движении документов. В форме отчета можно указать детализацию формирования: только списком, списком по отделам и работникам, или развернутым списком с детализацией по движениям. Также, возможно выбрать конкретный отдел и работника, и формировать отчет только по ним. Если же указать определенный вид движения, на пример, "Получение документа для контроля", то отчет сформируется только по тем документам, которые указанный работник получал именно по этому виду движения. Различные комбинации условий позволяют формировать различные запросы: так, если указать только вид движения и не указать работника и отдел, то отчет покажет всех, кто получал документы по указанному виду движения.

    Также, Вы можете сформировать отчет по документообороту за указанный период, руководствуясь типом объектов: свой, чужой, министерство и т.д.. Это полезно, если Вы не помните, где конкретно был тот или  иной документ. В форме отчета можно выбрать конкретный документ. Если его не выбирать, то отразится весь документооборот по выбранному типу объектов. Также можно указать конкретный вид движения, на пример, "Получение документов ". Теперь отчет покажет конкретно тех, кто получал тот или иной документ. 

 

Рисунок 11 вид анализа документооборота по типу объектов. 

    Программа 1С:Документооборот 8 (старое название 1С Архив) работает на платформе "1С:Предприятие 8. Управляемое приложение" и обеспечивает:

• хранение любых документов
• ограничение прав доступа к документам
• коллективная работа с документами
• хранение и контроль версий
• выдача и контроль поручений
• отчетность
• работу с системой через веб-браузер

    "1С:Архив 8" позволяет  работать с документами любых  типов. Для просмотра или редактирования  документов используются приложения, установленные на локальном компьютере. Текстовые документы редактируются  непосредственно в 1С:Предприятии без вызова каких-либо внешних приложений. Все документы в "1С:Архиве 8" хранятся в структуре разделов с учетом прав доступа. Разделы удобно вести в соответствии с организационной структурой вашего предприятия или по типам документов  или по уровню доступа. "1С: Архив 8" позволяет устанавливать различный уровень доступа пользователей и/или групп пользователей к разделам, документам и поручениям:

• чтение
• добавление
• редактирование
• удаление

    При этом права на поручения зависят  от прав на приложенные к ним документы.

  

Рисунок 12 вид хранилища документов.

2. 3. Автоматическое хранение версий

 

    При возврате отредактированных документов в хранилище документов "1С: Архива 8" автоматически создается новая версия с указанием автора, даты и времени создания. Непосредственно из карточки документа можно посмотреть список версий, удалить ненужные или сменить активную (текущую) версию."1С:Архиве 8" предусмотрен полнотекстовый поиск данных (документы, разделы, рецензии, поручения) по всем полям, в том числе и по содержимому документов. Обновление полнотекстового индекса выполняется автоматически на сервере или вручную, в случае использования файлового варианта. Пользователи могут рецензировать документы, при этом поддерживается опциональная возможность рецензирования от чужого имени. Список рецензий можно посмотреть непосредственно из карточки документа. Основная часть работы может выполняться непосредственно на рабочем столе, который показывает список редактируемых пользователем документов, список невыполненных задач и предоставляет возможность для быстрого поиска документов по содержимому.

    2. 4. Дополнительные свойства в 1с Архиве

    Документам, поручениям и бизнес-процессам можно назначать дополнительные свойства, не предусмотренные в карточке. Например, для документа можно добавить такие дополнительные свойства как "важность документа", "тэги", "корреспондент", "место хранения" и др. В "1С: Архиве 8" предусмотрена возможность выдачи поручений с установкой:

• текста поручения
• описания
• исполнителя
• контрольного срока

    К поручению можно приложить ссылки на документы или другие поручения. Для автоматизации коллективной работы с документами в "1С:Архиве 8" предусмотрены такие бизнес-процессы, как:

• Поручение с контролем – после выполнения поручения оно попадает контролеру, который принимает решение о том, считать ли его выполненным или вернуть на доработку
• Согласование – приложенные к такому бизнес-процессу документы попадают на согласование указанным респондентам (пользователям) и потом возвращаются к автору этого бизнес-процесса для ознакомления с результатами согласования
• Обход – с помощью этого бизнес-процесса можно организовать последовательный обход пользователей по списку. При этом для каждого пользователя можно указать свое поручение и контрольный срок.

          К каждому из указанных бизнес-процессов можно приложить один или более документов. Поддерживается ролевая маршрутизация, которая позволяет назначать поручения не только конкретным сотрудникам, но и ролям и группам пользователей.

2. 5. Отчеты

    В "1С: Архив 8" включены следующие отчеты:

• справка об исполнительской дисциплине
• список поручений, истекающих на дату
• список просроченных поручений
• динамика роста хранилища
• справка по документам
• справка по поручениям

    Приложение  1С Архив 8 это система управления документами, позволяющая повышать эффективность электронного документооборота на больших и малых предприятиях. 1С Архив 8 работает, в том числе, и с очень большими объемами электронной документации. С помощью системы 1С Архив 8 можно организовать на предприятии централизованный архив документов, выполненный в виде иерархии папок. Все папки, создаваемые с помощью 1С Архив 8 обозначаются русскими именами и могут иметь любой уровень вложенности. В данном приложении на каждый документ ведется учетно-регистрационная карточка. Реквизиты, которые отмечаются в этой карточке, соответствуют требованиям ГОСТ. С их помощью можно легко и быстро определить все необходимые параметры документа в 1С Архив 8, узнать дату его создания, редактирования и прочее. Работа с документами внутри системы 1С Архив 8 хорошо продумана и умело организована. Она позволяет вести совместное использование и редактирование файлов. Система 1С Архив 8 следит за тем, чтобы в данный момент времени документ редактировался только одним пользователем, временно блокируя доступ к нему остальным. Еще одна важная возможность 1С Архив 8 это хранение разных версий электронных документов. Даже после редактирования вы можете вернуться к любой из старых версий документа, что может быть очень полезным в работе.1С Архив 8 дает возможность разделить права доступа к документам и разделам для разных групп пользователей. В зависимости от уровня доступа, пользователь 1С Архив 8 может иметь возможность чтения, добавления, редактирования и удаления электронных документов. В карточке документа пользователи могут оставлять свои рецензии, доступные для свободного просмотра.

Заключение

 

      Мы разобрали специфику работы  над документами, как в наши дни, так и прошлом.

    В заключении можно сказать, что комбинация методов и средств офисной  автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.Нам удалось выработать концепцию влияния научно технического прогресса на документооборот в целом. Мы подробно исследовали влияния средств механизации и автоматизации на содержание и форму документа.

    Таким образом, выше были рассмотрены средства механизации и автоматизации  и их влиянее на содержание и форму  документа.

    В настоящее время организации  представляют собой совокупность подразделений  и филиалов, которым необходимо обмениваться между собой информацией.

    Благодаря автоматизации, появилась возможность вводить информацию в систему, хранить, фильтровать и искать документы без особого труда.

    Так, ввод информациив систему возможен с помощью сканирования документов. Возможны несколько методов хранения информации такие как:

• файловая система;
• почтовые ящики;

• база документов;
• библиотеки бокументов; и др.

Также используются несколко методов поиска и фильтрации информации: атрибутивный и контекстный поиск (по ключевым словам или по полнлтекстному индексу). Для автоматизации организации используется различные информационно-программные средства. Они делятся на такие категории как:

• редактирование текста,
• электронные таблицы,
• деловая и презентационная графика,
• планирование работ и совещаний,
• генерация отчетов из базы данных,
• мультимедиа.

Все эти средства позволяют эффективно и быстро обрабатывать информацию, документацию, и работать в системе  коллективно. Все эти информационно-программые средства имеют свои достоинства и возможности.

Более подробно в данной работе представлена программа 1С, позволяющая вести  документооборот.

Данная  программа позволяет:

• анализировать документооборот;
• отслеживать движение документов;
• контролировать выполнение и возврат документов;
• формировать реестры движения документов;
• хранить любые документы;
• ограничивать право доступа к документам;
• позволяет коллективно работать с документами;

Также в данной программе можно создавать  архивы, которые позволяют получить такую информацию, как:

• список поручений на дату;
• список просроченных поручений;
• справки по документам;

Литература

 
 

Н.С.Ларьков «ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ» - Учебное пособие

А.Н. Сокова «Документоведение»

Бардаев Э.А. «Документоведение»