Введение

      С давних времен люди пытались передавать свои знания и опыт из поколения в поколение. Сначала, в первобытном обществе; с помощью нечленораздельных звуков, мимики и жестов. Затем появились наскальные изображения, с появлением речи, накоплением знаний и опыта, возникает необходимость фиксации информации. Появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. На следующих этапах это уже написание на бумаге талмудов, дневников, книг. В наше время можно выделить конкретную отрасль управленческой деятельности, занимающуюся фиксированием и обработкой информации документированием. С развитием НТР процесс документирования автоматизировался. Сначала с возникновением механических и электрических пишущих машин, а позднее ЭВМ и, в частности, компьютера. Компьютер сразу не стал универсальным решением всех проблем. Но постепенно и сами машины, и программы совершенствовались. И вот компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95. С наибольшей пользой достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.

      Главной целью нашей работы является подробное исследование влияния средств механизации и автоматизации на содержание и форму документа.

      В нашу задачу входит изучение  методов и средств документооборота  в прошлом и настоящем. Мы разберем специфику работы над документами как в наши дни так и в прошлом.

1. Методы и средства автоматизации

      Долгое время автоматизация учреждений в России основывалась на различного рода подсистемах АСУ на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.). Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении. Необходимость в электронной обработке документов удовлетворялась применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства не справлялись с управлением огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. Развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по оснащению офиса, позволяющих автоматизировать ручные операции, поиск, передачу документов и контроль исполнения.

    1. 1. Методы автоматизации

    Рассмотрим  основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются (Рис.1):

• ввод информации в систему,
• хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
• коллективная работа с документами,
• вывод информации из системы

      Существуют различные способы ввода данных в систему. Это, прежде всего, сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения они идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition).       

Рисунок 1 Функциональная схема управления электронными документами

    После сканирования и ввода документа  его графический образ "переводится" в текст с последующим исправлением ошибок распознавания. 
При массовом наборе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис поступает и путем импорта файлов с магнитных носителей или по внешним телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.). 
Внесение данных сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. При этом для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов. Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов. Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows XP реализованы функции задания длинных имен каталогов и файлов в качестве названий папок и документов.

                                                                                                                         Табл.1

         Методы хранения информации, навигации,  поиска и фильтрации документов

    Ряд систем, основанных на электронной  почте, хранят документы в почтовых ящиках в виде сообщений с присоединенными файлами. Навигация упрощается с помощью папок личного и коллективного пользования. Однако их поиск и фильтрация ограничены лишь отбором и сортировкой по трибутам и тексту.

    Специфический метод хранения реализован в пакете Lotus Notes в виде так называемой базы документов, в состав которой входит как однотипная, так и разнотипная информация, сохраняемая в одном файле. Документы допускают внутреннюю структуризацию на основе формуляров путем выделения и добавления в них полей. Навигацию в базе упрощает наличие страниц и категорий.  
       Многие современные системы в дополнение к файловой системе используют библиотеки документов, содержащие в БД их карточки с атрибутами и ключевыми словами. Поиск и фильтрация производится по запросам на основе контекстного поиска: по атрибутам, по ключевым словам и по полному содержанию текста на основе индекса (Рис.2). При использовании механизма четкого поиска (например, DOCS OPEN) в запросе не должно быть орфографических ошибок, а в тексте документа - неточностей распознавания.      Морфологический разбор позволяет упростить формирование запросов и улучшить отбор информации. Реализация на основе нейронных сетей и искусственного интеллекта технологии нечеткого поиска по полному содержанию документа (например, технология адаптивного распознавания образов APRP в пакете Excalibur EFS) не требует идентичности искомых фраз содержимому файла и, кроме того, исключает потребность в исправлении ошибок после распознавания текста. Результаты выборки при этом наилучшим образом согласованы с терминами или фразами запроса пользователя. Фирмы производители реляционных СУБД (в частности ORACLE) проповедуют другие схемы хранения - текстовые и универсальные базы данных (БД). При этом тексты документов располагаются в символьных полях переменной длины, а расширенные средства SQL-поиска формируют смешанные запросы. Для хранения произвольной информации, в том числе мультимедиа, используются поля бинарных объектов большой длины BLOB и/или гипертекст. Феномен распределенного гипертекста составляет основу широко внедряемой Web- технологии. 

 
Рисунок 2 классификация методов информационного поиска.

    Хранилище информации представляет собой совокупность гипертекстовых страниц, распределенных по узлам сети Internet или корпоративной сети (Intranet). Каждая страница размещается в отдельном файле и представляет собой текст, размеченный с помощью языка HTML. Структуризация документа проводится путем форматирования, выделения полей, создания форм для диалогового заполнения документа и гипермедиа (включением любой мультимедиа-информации :растровая графика, аудио, видео), а также путем организации внутренних ссылок. Навигация по хранилищу гипертекста осуществляется с помощью внешних гипертекстовых ссылок URL на документы, расположенные на различных узлах сети (Web-серверах). Для контекстного поиска. В "паутине" задействованы специальные программы-роботы, сканирующие Web- сервера и строящие некое подобие индекса. Использование гипертекста позволяет создать информационную инфраструктуру территориально распределенного учреждения и упростить диалоговый интерфейс пользователя. Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow. Методика groupware ориентирована на небольшие рабочие группы для поддержки выполнения одной коллективной задачи при отсутствии дополнительной организационной структуризации, которая ограничивается обеспечением коллективного входа с помощью различных методов доступа:

• сетевой доступ к файлам и базе данных;
• локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);
• терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;
• просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

    В процессе коллективной работе важно  наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование входа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается методами и средствами шифрации и электронной подписи. Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

• поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;
• четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

    Деловой процесс формализуется как совокупность состояний и переходов, необходимых  для описания взаимодействия, как  минимум двух субъектов (в частном  случае сотрудников предприятия), для выполнения заранее заданного условия. Например, простая пересылка документа из точки в точку. Одним из вариантов реализации технологии workflow является так называемая "система графов" (Рис.3), где каждый шаг представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с конкретным файлом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому.

    При этом на сотрудника, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета  всевозможных непредвиденных (или отказных) ситуаций, которые могут возникнуть в процессе исполнения задания. Другая модель основана на понятии "цикл" ("loop") или "стол" (Рис.4). 

Рисунок 4 Способ описания документооборота на основе циклов в Action Worflow.

    Система сама отслеживает замкнутость и корректность этого процесса. Регламентация взаимоотношений субъектов информационного обмена дополняется заданием безусловной и условной маршрутизации файлов (по электронной почте) и времени их обработки. Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

• редактирование текста,
• электронные таблицы,
• деловая и презентационная графика,
• планирование работ и совещаний,
• генерация отчетов из базы данных,
• мультимедиа.

    Вывод информации производится путем печати документов, публикации их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникационным линиям связи.

    1. 2. Обзор средств автоматизации учреждений

    Информационно-программные  средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

• функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;
• системы для организации групповой работы;
• системы управления электронными документами;
• средства управления документооборотом.