Личное дело: порядок ведения и оформления

     Используется  повествовательная  форма  изложения. Автобиография  подписывается  и датируется  составившим её  лицом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.6 Трудовой  контракт

         Трудовой  договор (контракт) заключается в  письменной форме в двух подлинных  экземплярах. Подписывается  руководителем  организации  и работником.  Роспись  руководителя  заверяется  гербовой  печатью  организации. Один  экземпляр  передаётся работнику,  другой  хранится у работодателя.

Трудовой договор должен  содержать следующие основные положения:

      Наименование работника  и работодателя, место работы;

      Дату вступления  в силу трудового договора;

      Наименование должности, специальности, профессии с указанием  квалификации  в соответствии  со штатным расписанием  организации  или конкретная трудовая функция;

      Права и обязанности  работника и работодателя;

      Достоверные характеристики  условий  труда,  компенсации и  льгот работнику; режим труда  и отдыха;

      Условия оплаты  труда;

      Иные существенные  условия.

В трудовом договоре могут  предусматриваться  условия об установлении  испытательного срока, о неразглашении  государственной, служебной, коммерческой и иной охраняемой  законом тайны. Об обязанности работника отработать после  обучения не  менее установленного договором срока,  если обучение  производилось  за счёт  средств работодателя, и другие  условия, не ухудшающие положения работника по сравнению с законом, иными нормативными правовыми актами, соглашением и коллективным договором.

 

 

 

 

 

1.1.7 ПРИКАЗ  ПО  ЛИЧНОМУ  СОСТАВУ

 

       Приказами по  личному  составу  оформляются  приём на работу, увольнение и  перевод  сотрудников  предприятия.  Заключение  трудового  контракта  не исключает  издания  приказа  по  личному  составу  о  его  зачислении  на работу.

     Приказ по личному  составу  включается  в  отдельное  дело,  и имеют  самостоятельную  нумерацию  с добавлением  индекса  « л/с», например: №1л/с.

      Приказы по личному  составу  оформляются  на бланках  предприятия для внутренних  документов и имеет следующие  реквизиты:  наименование  предприятия,  наименование  вида документа, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

   Текст приказа  обычно  делится на две части:  констатирующую  ( может опускаться) и распорядительную. В констатирующей  части указывается  причина издания приказа.  Распорядительная  часть приказа начинается  словами: «Назначить», «Уволить», «Перевести».

  При увольнении сотрудников  указывается статья ТК РФ.

  При приёме на работу  указывается  вид  приёма (постоянная  или временная работа, с испытательным  сроком  или  без  него) и оклад.

   Приказы  по личному  составу  визируются  юрисконсультом, заместителем  директора по кадрам или другими  должностным  лицом, в обязанности  которого входит  работа  с  персоналом.

  Приказы  по  личному  составу  объявляются  сотруднику под расписку.

   Отметка об ознакомлении  с приказом  содержит  слова: «С  приказом ознакомлен», подпись  сотрудника и дата  ознакомления.

   Приказ  по личному  составу  хранится 75 лет.

  

 

                              1.1.8 ЛИЧНАЯ   КАРТОЧКА  Т - 2

 

     Основным документом  по учёту  персонала  предприятия  является  личная  карточка  формы Т 2, которая заводиться  на всех  работников  предприятия, принятых на постоянную или временную работу.

     Все  записи в карточке  делаются  на основании  документов, предоставленных  работником.  На  основании паспорта  в разделе 1 «Общие  сведения»  указывается  фамилия, имя, отчество, год и месяц  рождения,  номер, серия паспорта,  когда и кем выдан, домашний  адрес. Данные  об  общем  и  непрерывном  стаже  работы,  а  также о  перемещениях  сотрудника  указывают  на  основании  записей  в  трудовой  книжке.

   Для заполнения раздела  2 « Сведения о воинском  учёте»  данные берут  из военного билета  работника.

    В новой  варианте  личной карточки  исключены  устаревшие  позиции  (национальность, партийность, членство в ВЛКСМ  и профсоюзе).

     В обязательном  порядке  проставляется  дата  заполнения  личной  карточки  и личная  подпись работника.

    На оборотной  стороне  карточки  содержатся  разделы 3 «  Назначения  и  перемещения», 4 «Отпуск»,5 «Дополнительные  сведения» и  «Дата и  причина  увольнения».  Наиболее важными  являются  сведения  раздела 3 « Дата и причина  увольнения».

    Записи в этих  разделах  должны  содержать  ссылки на  дату  и номера  приказов о  назначении, перемещении или увольнении  работника. Эти сведения  должны  заполняться с особой  аккуратностью, т. к. они нередко служат основанием  для  подтверждения  трудового  стажа  работника.

В конце каждой записи в разделе « Назначения и  перемещения» должны  стоять

 подпись  работника, на которого  заведена карточка.

     В разделе « Дополнительные  сведения» записывается  данные  о  повышении  квалификации,  знании  иностранного языка, второй  специальности,  инвалидности и т.п.

   Заполняется  личная  карточка  рукописным  или  машинописным  способом  лицом, ответственным  за  работу  с персоналом  фирмы  или  секретарём- референтом. Все записи  должны  быть  без  сокращений.  Личная  карточка заводиться  на  работника  в одном  экземпляре, храниться в сейфе  в  отдельной  картотеке,  составленной  по алфавиту фамилий, работников.

     Карточки  уволенных  сотрудников   формируют  в  самостоятельное  дело по алфавиту  « по трём  первым  буквам  фамилий». Перед сдачей в архив  все  карточки  должны быть  пронумерованы, на них  составлена  внутренняя опись.

Срок хранения  личный карточек  формы Т 2 – 75лет- (статья 504 « Перечня документов  с  указанием  сроков  хранения»).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.9 ТРУДОВАЯ     КНИЖКА

 

   Трудовая  книжка является  основным  документом  о  трудовой  деятельности  и трудовом  стаже  работы.

    Законом запрещается  иметь  несколько  трудовых  книжек.

    При приёме на работу  трудовую  книжку  представляют  лицу, ведущему  документацию  по  личному  составу.

    На работника, поступающего  на работу  впервые, заводиться  трудовая  книжка, которая   заполняется  в его присутствии  не позднее  недельного срока  после  приёма  на  работу. Записи в  трудовой  книжке  производиться на  основании  паспорта и документов,  подтверждающих  образование и профессию.

    На титульном  листе  трудовой  книжке  указывается  фамилия, имя  и отчество  работника  полностью  без  сокращений. Дата  рождения в  трудовой книжке  должна  содержать  число, месяц  и год.

    Сведения  об образовании  (среднее, среднее  специальное  или  высшее) и специальности  или  профессии  указываются  на  основании  документов:  аттестат, диплом, сертификатов, справок, если  образование  незаконченное  высшее.

   На титульном  листе  обязательно  ставится  подпись  лица,  выдавшего  трудовую  книжку, и печать  предприятия, где  она  была  впервые  заполнена.

   Запись  на последующих  страницах  трудовой  книжки  начинается  с простановки  штампа  предприятия.

  Если предприятия  изменило  своё  название, то делается  запись  отдельной  строкой.

    В  графе 1  проставляется  порядковый  номер  записи,

    В графе 2 – дата  приёма.

    В  графе 3- указание действия  и должность  (принята  на  должность,  уволена  по  собственному  желанию, переведена на  должность).

   В графе 4- основание (приказ, №л/с).

   Все  записи  производятся  в  точном  соответствии  с приказом  о  приёме,  переводе  или  увольнении  аккуратно, без  зачёркиваний  и  помарок.  Если  всё же  возникает  необходимость   исправлений, то  они  оговариваются  и заверяются  подписью  должностного  лица  и  печатью.

    В записи  об  увольнении  указывается  соответствующая  статья  ТК РФ.

    С каждой  записью  в  трудовой  книжке  необходимо  ознакомить  её  владельца.

    В том  случае, если  в трудовой  книжке  не  остаётся  места  для  записей   в графе  «сведения  о работе», заводиться  вкладыш  к ней.

   При увольнении  трудовая  книжка  выдаётся  работнику в  день  увольнения.

   С целью  обеспечения  сохранности  трудовые  книжки  хранятся  в сейфах.

   Невостребованные  трудовые  книжки  хранятся  до  востребования  не менее  50 лет (статья 524 «Перечня  документов  с  указанием  сроков  хранения»).

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.10 ДОКЛАДНАЯ    ЗАПИСКА

 

    Докладная записка - документ, адресованный  руководителю  организации, содержащий  обстоятельное  изложение,  какого- либо  вопроса  с  выводами  и предложениями  составителю.

    Обычно  докладной  запиской  информируют  руководство об имевших  место  событиях, фактах, явлениях, сложившейся  ситуации,  требующих  принятия  решения.

    Докладные  записки  представляются  руководителю  подразделения  или  организации.

   Докладные  записки  составляются  по  инициативе  работника  или  по  заданию  его  непосредственного  руководителя  в  случаях,  когда  для  разрешения  ситуации  требуется  принятие  решения  вышестоящим  руководством.

     Докладная записка  составляется  на  стандартном  листе  бумаги формата А4.

Обязательными  реквизитами  докладной  записки  являются:

     -наименование  структурного  подразделения;

    - наименование  вида  документа;

    - дата  и номер, адресат, заголовок к тексту, текст и  подпись.

  Текст докладной   записки  состоит  из  двух  или  трёх  смысловых  частей:

   1.Излагаются  причины, факты  или  события, послужившие  поводом  для  её  написания.

   2. Анализ  сложившейся  ситуации,  возможные  варианты  её  решения.

   3. Выводы  и предложения  о  конкретных  действиях, которые, по мнению  составителя, необходимо  предпринять.

Докладная  записка  подписывается  составителем,  если  представляется  руководителю  подразделения, и  руководителем  подразделения, если  она  представляется  руководителю  организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1.11 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ    ЗАПИСКА.

 

    Объяснительная записка - документ, объясняющий  причины  какого-либо  действия, факта, происшествия, составляемый  работником  организации  и представляемый  вышестоящему  должностному  лицу.

   Объяснительная записка  оформляется  на  стандартном  листе  бумаги  и адресуется  конкретному  должностному  лицу.

    Текст объяснительной  записки  состоит  из  двух  частей:

       1. Содержит факты, послужившие  поводом  к её  написанию;

       2. Причины, объясняющие  сложившуюся  ситуацию.

  Объяснительная  записка подписывается  составителем.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                   1.1.12 ПРИКАЗ  ПО  ОСНОВНОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ.

 

     Приказы являются  одним  из  наиболее  важным  документов  предприятия.

     Приказ- это  нормативный  документ, издаваемый  директором  предприятия  для решения  каких- либо  задач (производственных  или  связанных  с персоналом  предприятия).

    Приказы по организации  работы  предприятия, финансированию, планированию, отчётности, снабжению, реализации  продукции и другим  производственным  вопросам  относятся  к  приказам  по  основной  деятельности.

   Подготовка  приказа включает  следующие  стадии: изучение существа  вопроса  и сбор  необходимых  сведений, подготовка проекта  приказа, согласование  проекта,  подписание  руководителем.

   Проекты  приказов  готовятся  специалистами  предприятия  по  поручению  руководителя.

     Приказы  оформляются  на  бланке  предприятия  для  внутренних  документов.

    Приказ должен  иметь  название  вида  документа, дату  и номер.

Датой приказа  является  дата  его  подписания  руководителем.  Нумерация  приказов  производится  в валовом  порядке  с января  по декабрь  в пределах  года.

   Приказы  по  основной  деятельности  нумеруются  и ведутся  отдельно  от  приказов  по  личному составу.

    Приказ  должен иметь  заголовок, отвечающий  на  вопрос  «О чём?».