Контрольная работа по «Организации делопроизводства и персональный менеджмент»

      Прямое  почтовое обращение — это процесс составления, изготовления и рассылки рекламного сообщения конкретным лицам, которые представляют интерес как потенциальные потребители. Это, как правило, довольно дорогостоящий метод в перерасчете на одно представление продукта. И то же время высокая избирательность обращения вследствие предварительной работы делает его весьма эффективным[15, с.92].

      Использование телефона для информирования потенциальных покупателей о продукте при возможности его продажи называется телемаркетингом. Это достаточно дорогостоящее средство, но оно дает возможность сосредоточить внимание только на тех, кому нужно передать рекламное сообщение. У того средства имеется ряд недостатков. Во-первых, многие люди не желают, чтобы их беспокоили по телефону, и поэтому, обнаружив, что кто-то пытается им что-то продать по телефону, они могут отнестись к этому отрицательно. Во-вторых, темемаркетинг можно проводить только в ограниченные часы, да и состав предлагаемых продуктов также ограничен. В-третьих, здесь в распоряжении имеются только вербальные средства убеждения. Однако, несмотря на недостатки, присущие телемаркетингу и прямым почтовым контактам с потенциальными клиентами, эти виды рекламы являются специализацией множества компаний[4, с.113].

2. Согласование документа. Реквизиты: «Гриф согласования документа», «Визы согласования документа»

  Единые правила оформления документов необходимы для придания юридической силы документации, качественного и оперативного составления и исполнения документов, удобного и быстрого поиска документов.

  Единые требования и правила оформления документов существуют независимо от того, государственное это предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие;  как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии).

  Любой документ состоит из ряда элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты бывают постоянные (присутствующие обязательно на бланке документа) и переменные (наносимые на бланк непосредственно при подготовке конкретного вида документа).

  При подготовке управленческих документов используется следующий максимальный состав реквизитов:

  01 - Государственный герб Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О гербе Российской Федерации»);

  02 - герб субъекта Российской Федерации (помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации);

  03 - эмблема организации или товарный знак ((знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации));

  04 - код организации (проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО));

  05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

  06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами);

  07 - код формы документа (проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД));

  08 - наименование организации (должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатаются на двух языках.

  Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

  Наименование филиала, территориального отделения, представительства, указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации;

 09 - справочные данные организации (почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.));

  10 - наименование вида документа (должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000);

  11 - дата документа (датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 марта 2004 г. следует оформлять: 01. 03. 2004.

  Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 09 сентября 2004 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2005.09.05.

  12 - регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителе и др.

  Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

  13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа (регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ);

14 - место  составления или издания документа  (указывают в том случае, если  затруднено его определение по  реквизитам «Наименование организации»  и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения);

  15 - адресат указывается в письмах в правой верхней части листа документа в пределах ограничительных знаков - уголков. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Названия организации и структурные подразделения указывают в именительном падеже, например:                                                                                          Мост-банк

                                                                                             Отдел кредитования

  Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:                          

                                                                                              ЗАО «Вист»

                                                                                               Отдел маркетинга

                                                                                                 Ведущему специалисту

                                                                                         А.Т. Ивановой;

  Если документ отправляют в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: 

                                                                             Структурным подразделениям

                                                                          университета

  Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

  16 - гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально утверждаемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит: из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименования должности лица, утверждающего документ; личной подписи, ее расшифровки; даты утверждения, например:                                                                                  

                                                                                             УТВЕРЖДАЮ 

                                                                                             Генеральный директор 

                                                                                             ЗАО «Гранд» 

                                                                                             Подпись   А.В. Дашков 

                                                                                                                02. 09. 2004  

При утверждении  документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕН (без кавычек); наименование утверждающего документа в творительном падеже; дату и номер утверждающего документа, например:                                                                                 УТВЕРЖДЕН 

                                                                                   Протоколом Совета директоров 

                                                                           от 21. 09. 2004 № 4; 

  17 - резолюция (надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение) Резолюция включает в себя: фамилии, инициалы исполнителей; содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись; дату. Например:     

                                                              Петровой С.М. 

                                                              Прошу подготовить

ответ на запрос  

                                                              к 01.10.2005 

                                                              Личная подпись 

                                                              Дата 

Резолюция располагается под реквизитом «Адресат». Допускается оформление резолюции  на отдельном листе.

  18 - заголовок к тексту раскрывает краткое содержание документа; отвечает на вопрос о чем? (о ком?), например:

 в письме: о сроках поставки продукции;

в приказе: об увольнении И.И. Иванова;

в положении: об отделе маркетинга

чего? (кого?), например:

акт списания продукции

протокол  общего собрания акционеров

должностная инструкция секретаря-референта

правила техники безопасности

  К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5 (например, справки, подтверждающей период работы), заголовок допускается не указывать.

  19 - отметка о контроле ставится на поле документа рядом с заголовком буквой «К»; словом или штампом «Контроль». Этот реквизит может проставляться руководителем, поставившим резолюцию на документе; должностным лицом, осуществляющим контроль исполнения документов; структурным подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов;

  20 - текст документа является основным элементом документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты; таблицы; соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух основных частей. В первой излагаются причины, основания, цели составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, ссылки на основополагающие документы. Во второй части (заключительной) излагаются выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации. Текст документов допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).