Контрольная работа по "Делопроизводству"

 

В отдельной организации  вопросы оформления документации находят  отражение в учредительных документах, регламентах работы органов управления, распорядительных документах, устанавливающих  общие требования к системе документационного  обеспечения (например, в нормативных  актах, определяющих полномочия должностных  лиц при рассмотрении, согласовании, визировании и подписании документов). Подготовку и оформление документов в организации регламентирует Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных  форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.

 

Ключевое место в этом комплексе занимает Инструкция по делопроизводству (по документационному обеспечению  управления). Структура инструкции нормативными актами не регламентирована. Количество и наименования разделов, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой  для установления структуры инструкции могут служить ГСДОУ и Типовая  инструкция по делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации, а также инструкции, принятые в  ведущих федеральных органах  государственной власти и в органах  власти субъектов Федерации.

 

^

2.2. Структура, содержание, область применения стандарта  ГОСТ Р6.30-97

 

 

 

Основным документом, определяющим требования к оформлению документов ОРД является ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

 

В соответствии с ГОСТ Р 1.5-92 «Государственная система стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов» обозначение государственного стандарта Российской Федерации состоит из индекса (ГОСТ Р), регистрационного номера и отделенных тире двух последних цифр - года утверждения. В регистрационном номере первая цифра с точкой обозначает его принадлежность к определенному комплексу стандартов.

 

Наименование стандарта  включает:

 

^ Групповой заголовок  (Унифицированные системы документации);

 

Заголовок (Унифицированная  система организационно-распорядительной документации);

 

Подзаголовок (Требования к  оформлению документов).

 

Стандарт имеет наименование на английском языке: Unified system of managerial documentation

^

Структура стандарта

 

 

Стандарт включает следующие  структурные элементы, установленные  ГОСТ Р 1.5-92:

 

титульный лист;

 

предисловие;

 

содержание;

 

наименование;

 

область применения;

 

требования;

 

приложения.

^

Содержание стандарта

 

 

Стандарт имеет 5 разделов:

 

Область применения;

 

Состав реквизитов документов;

 

Требования к оформлению реквизитов документов;

 

Требования к бланкам  документов и оформление документов;

 

Требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

 

Стандарт имеет следующие  приложения:

 

Приложение Б. Образцы  бланков документов

 

Ранее действовавший ГОСТ 6.38-90 включал 4 раздела: 1) «Оформление  реквизитов», 2) «Требования к бланкам», 3) 2Требования к текстам документов», 4) «Требования к документам, изготовляемым  с помощью печатающих устройств».

 

В ГОСТ Р 6.30-97 требования к текстам документов в самостоятельный раздел не выделены. Они изложены в разделе «Требования к оформлению реквизитов документов» в пункте, посвященном реквизиту «Текст документа».

 

Не вошел в новый  стандарт и раздел «Требования к  документам, изготовляемым с помощью  печатающих устройств». Этот раздел в  ГОСТ 6.38-90 описывал технологию изготовления документов с помощью пишущих  машин и связывал эти требования с жестко лимитированными технически межстрочными, размерами печатных знаков, положениями табулятора. В условиях использования современных программных  и технических средств эти  ограничения во многом потеряли смысл. Расположение реквизитов на бланке устанавливается  в пределах отведенных для них зон, без привязки к положениям табулятора пишущей машины.

^

Область применения стандарта

 

 

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной  системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее – документы), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности:

 

федеральных органов государственной  власти, органов государственной  власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

 

предприятий, организаций  и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

 

Стандарт устанавливает:

 

Состав реквизитов документов;

 

Требования к бланкам  и оформлению документов;

 

Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

 

Область применения ГОСТ Р 6.30-97 не имеет ограничений и по языковому признаку. Требования стандарта распространяются на организационно-распорядительную документацию органов государственной власти субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык. Рассматриваемое положение стандарта опирается на статью 68 Конституции Российской Федерации, в которой определено, что государственным языком Российской Федерации на всей ее территории является русский язык. Республики вправе устанавливать свои государственные языки. В органах государственной власти, органах самоуправления, государственных учреждениях республик они употребляются наряду с государственным языком Российской Федерации.

 

Использование государственного языка в официальных документах осуществляется в соответствии с  Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации  « (от25 октября 1991 г. № 1807-1; в ред. От 24 июля 1998 г.)

 

 

^

2

3. Состав реквизитов документов

.3. Состав реквизитов документов, их содержание и расположение  в документе

 
 
 
 ОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

 

В разделе 2 ГОСТ Р 6.30-97 установлен перечень реквизитов, используемых при  подготовке и оформлении документов: 01- Государственный герб Российской Федерации ~Б~;

 

02 – герб субъекта Российской  Федерации ~6];

 

^ 03 – эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания) [Б~; 04 – код организации ~Б];

 

05 – код формы документа  [Б~;

 

06 – наименование организации  [Б];

 

07 – справочные данные  об организации [Б]; 08 – наименование  вида документа[Б]; 09 – дата документа  [*];

 

^ 10 – регистрационный  номер документа ~*];

 

11 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа [*]; 12 – место составления или издания  документа [*]; 13 – гриф ограничения  доступа к документу; 14 – адресат  [*];

 

^ 15 – гриф утверждения  документа; 16 – резолюция; 

 

17 – заголовок к тексту ~*]; 18 – отметка о контроле ~*~

 

19 – текст документа  ~Б], [*~;

 

20 – отметка о наличии  приложения; 21 – подпись; 

 

22 – гриф согласования  документа; 23 – визы согласования  документа; 24 – печать;

 

25 – отметка о заверении  копии; 26 – отметка об исполнителе; 

 

27 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело; 28 – отметка о поступлении  документа в организацию; 29 –  отметка для автоматического  поиска документа. 

 

Для изготовления бланков  документов используют следующие рек- визиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также  отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование  рек- визита 19 при применении трафаретных  текстов документов.

 

^ При оформлении документов  используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29.

 

(в] – реквизиты, используемые  для изготовления бланков; 

 

[*~ – реквизиты, для  размещения которых на бланке  проставляются отметки.

 
Расположение  реквизитов и границы зон на формате  А4 

 

Список литературы

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2007 - 187 с.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Издательство стандартов, 2003.

3. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2006 - 271 с.

4. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2005 - 818 с.

5. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель - 2006 - 2.

6. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. - Санкт - Петербург, "Альфа", 2006.

7. Основные правила работы ведомственных архивов /Главархив СССР, ВНИИ документоведения и архивного дела. М., 2007.

8. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. - М., 2006. - 415 с.

9. СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. - М.: УИЦ при Государственной налоговой инспекции по г. Москве, 2006. - 91с.

10. Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, изд. 2-е. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-синтез", 2006. - 224с.

11. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2007. - 144с.

 

Практическая  часть:

Документирование представляет собой процедуру создания документов,

отражающих факты, события  или показатели, получаемые при выполнении функций

управления или деловых  процессов, т. е. их составление, оформление,

согласование и изготовление.

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) осуществляется при

выполнении следующих видов деятельности:

·         делопроизводство, т.е. организация  работы с документами;

·         формирование и хранение архива документов.

     Делопроизводство - это комплекс процедур по  проверке, отбору и

обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой

документированной информацией  для выполнения каких - либо функций  управления,

деловых процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач,

главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме

того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию

информационного фильтра  между экономической системой и  внешней средой путем

осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения  потоков

документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о

том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать

документационное обеспечение  управления, поскольку оно оказывает

непосредственное влияние  на качество принятия и исполнения управленческих

решений. Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми

процессами и функциями  управления, поскольку делопроизводственные операции, как

правило, вплетаются в деловые  процедуры или в процессы выполнения функций

управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие

делопроизводства от деловых  процедур, состоящее в их функциональной разнице:

делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления

предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой

функции и являются способом осуществления практического управления

предприятиями и учреждениями.

Качество организации  ДОУ зависит от уровня организации  работы с

документами - обеспечения  движения, поиска, хранения и использования

документов, т.е. организация  документооборота. Каждый документ (как созданный в

организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по

которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот.

Документооборот отражает движение документов с момента их создания или

получения до завершения исполнения или отправки потребителю. В экономической

системе выделяют централизованный документооборот, охватывающий все

подразделения предприятия  в единую систему, и специализированный

документооборот на уровне конкретного структурного подразделения, обусловленный

спецификой его функционирования. В централизованный документооборот  входит вся

документация, подлежащая централизованной регистрации. Как правило,

централизованный документооборот  представлен организационно - распорядительной

документацией (ОРД). Документы, обрабатываемые в структурных подразделениях,

составляют специализированный документооборот (например, бухгалтерской,

плановой, маркетинговой, юридической  документации и т.д.), обеспечивающий