Контрольная работа по "Делопроизводству"

      Табель  форм документов по типовым  управленческим ситуациям. Табель  – это перечень унифицированных  форм документов, необходимых и  достаточных для реализации документационного  обеспечения функций и задач,  решаемых компанией. Он содержит  характеристику каждого документа,  его юридического статуса и  этапов документирования. Табель  является способом нормативного  закрепления как состава применяющихся  в аппарате документов, так и  процедуры их подготовки.

      Использование  Табеля в работе делопроизводственных  служб позволяет установить единую  классификацию документов организации  в соответствии с управленческими  функциями и задачами. Это, в  свою очередь, позволяет исключить  возможность неоправданного создания  новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

      Структура  Табеля должна отражать наиболее  удобную для дальнейшего использования  систематизацию форм документов.

      После завершения  работ по составлению Табеля  он подлежит согласованию с  руководителями структурных подразделений,  сотрудники которых будут работать  в соответствии с правилами,  установленными Табелем. После  утверждения руководителем организации  Табель становится средством  нормативного закрепления этапов  подготовки документов.

      Альбом  форм документов организации.  Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь  Альбом форм документов, который  является сборником эталонов  форм документов, включенных в  Табель.

      Унифицированные  формы документов располагаются  в Альбоме в порядке, предусмотренном  Табелем.

      Альбом  согласовывается и утверждается  аналогично Табелю. Подписывает  его также руководитель службы  ДОУ. Как правило, Альбом создается  в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

 

      1.4 Структура  служб ДОУ

 

      На сегодняшний  день различают четыре основных  организационных структуры службы  ДОУ:

      1. Управление  делами.

      2. Канцелярия.

      3. Общий  отдел.

      4. Секретарь.

      Управление  делами создаётся в министерствах  и ведомствах как структура,  в которой выполняется работа  с документами, и как орган  контроля и координации делопроизводства  в центральном аппарате отрасли.  Являясь, по сути, структурным  подразделением организации, управление  делами, в свою очередь, подразделяется  на следующие структурные типовые  подразделения:

      1. Секретариат  – это структурное подразделение,  создаваемое для обслуживания  руководства организации. В его  состав входят:

      приемная;

      секретариат  руководителя и секретариаты  заместителей руководителя;

      секретариат  коллегии;

      протокольное  бюро;

      В функции  секретариата входит:

      предварительное  рассмотрение и подготовка к  докладу руководителю поступающих  на его имя документов;

      подготовка  по указанию руководителя проектов  отдельных документов и их  согласование с функциональными  структурными подразделениями организации;

      организация  и документационное обслуживание  совещаний, проводимых руководителем,  документирование деятельности  коллегиальных органов управления.

      2. Отдел  рационализации ДОУ (делопроизводства) – это центр совершенствования  ДОУ, методический центр.

      К его  функциям относятся:

      разработка  и внедрение мероприятий по  совершенствованию технологии делопроизводства;

      разработка  нормативно-методического обеспечения  делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных  форм и др.);

      разработка  классификационных справочников (номенклатура  дел, классификаторы, перечни документов  со сроками хранения).

      3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется  на:

      экспедицию;

      бюро переписки;

      бюро учета  и регистрации документов;

      компьютерный  центр обработки и размножения  текстов документов.

      4. Отдел  писем

      5. Центральный  архив

      6. Инспекция

      Канцелярия, как и другая организационная  структура службы ДОУ, создается  на предприятиях, в научно-исследовательских,  проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В  структуре канцелярии обычно  работают следующие подразделения  (отделы, секторы, группы):

      1. Экспедиция  – специализированный участок,  осуществляющий прием и отправку  по почте и курьерской связи  документации и корреспонденции.

      2. Подразделение  по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов, контроль соответствия  принятым правилам оформления  документов, формирование и ведение  справочно-информационного массива.

      3. Группа  контроля (бюро, инспекция, отдел)  осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

      4. Группа  писем (обращений граждан) занимается  приемом и учетом предложений,  заявлений и жалоб граждан.  Ее функции следующие:

      подготовка  обращений к рассмотрению руководством;

      контроль  над сроками подготовки ответных  документов в структурных подразделениях  организации;

      извещение  заявителей о результатах рассмотрения  их обращений;

      организация  приема граждан по личным вопросам  руководством организации.

      5. Группа  подготовки документов осуществляет  перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

      6. Копировально-множительное  бюро, как правило, имеет место  в тех организациях, деятельность  которых связана с рассылкой  большого количества нормативной  или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию  документов, тиражированию текстов  документов, подготовке рекламной  продукции, буклетов, брошюр.

      7. Архив  организации – осуществляет прием  от структурных подразделений  отработанных и подготовленных  к хранению дел, оказание им  методической помощи, ведет учет  и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

      Общий отдел  является службой по работе  с документами в исполнительных  органах власти и исполнительных  структурах (мэрия, префектура, муниципалитет)  местного самоуправления.

      В общих  отделах обычно создаются те  же участки, которые характерны  для канцелярии, однако сюда подключаются  такие подразделения, как протокольный  отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется  спецификой деятельности, характером  управленческих процедур, порядком  принятия решений и особенностями  документирования в этих учреждениях.

      Протокольная  группа создается в составе  учреждений, имеющих в своей структуре  постоянно действующий коллегиальный  орган. Выполняет функции:

      подготовка  проектов нормативно-распорядительных  документов (редактирование, оформление  и выпуск), писем, справок, их  согласование со структурными  подразделениями;

      анализ  документов, подготовленных структурными  подразделениями;

      подготовка  заключений по документам, подготовленным  структурными подразделениями;

      организация  и проведение заседаний коллегиального  органа, документирование их деятельности.

      Секретарь  учреждения выполняет всю работу  с документами в небольших  учреждениях и организациях, не  имеющих внутренней организационной  структуры.

      Таким образом,  действующие нормативно-методические  документы регламентируют наименование  и примерную структуру службы  ДОУ государственных предприятий,  учреждений, организаций. Что касается  негосударственных структур, то  решение о создании службы, ее  названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.

 

Нормативную базу подготовки и оформления документов составляют правовые акты, полностью посвященные  этим вопросам, а также отдельные  положения нормативных актов, имеющих  более широкую сферу действия (например, по вопросам информатизации, законотворчества, работы органов власти, деятельности коммерческих структур и  т.д.).

 

Правила оформления документов закрепляются в нормативных актах  различного уровня, издаваемых федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов  РФ, органами местного самоуправления, органами управления коммерческих и  некоммерческих организаций и их объединений.

 

Нормы права (предписывающие, обязывающие, запрещающие и иные), регламентирующие подготовку и оформление документов, являются частью информационного  права – системы охраняемых государством социальных норм и отношений, возникающих  при осуществлении процессов  сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и потребления  информации. Информационные ресурсы (документы  и массивы документов) являются объектами  отношений юридических, физических лиц, государства и защищаются законом  наряду с другими ресурсами.

 

Нормативными актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации утверждены требования к  отдельным видам документов, многие формы управленческих документов, правила  использования бланков и оформления отдельных реквизитов документов. Так, изображение Государственного герба  на документах регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президиума России от 30 ноября 1993 г. № 2050); использование  бланков с воспроизведением Государственного герба России – постановлением Правительства  Российской Федерации от 27 декабря 1995 г.№ 1268.

 

Использование товарных знаков при оформлении документации определяется Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках указания мест происхождения товаров» (от 23 сентября 1992 г.№ 3520-1).

 

В законодательстве субъектов  Российской Федерации также содержатся нормы, определяющие правила изображения  их гербов (например, Законом города Москвы от 1 февраля 1995 г.№ 4-12 «О гербе  и флаге города Москвы») и порядок  работы с гербовыми бланками (распоряжение Мэра Москвы от 17 апреля 1998 г. № 392-РМ «Об  использовании изображения герба  города Москвы, наименований «Правительство Москвы», «Мэра Москвы», «Москва» на бланках документов, печатях, штампах, удостоверениях и вывесках органов исполнительной власти города и организаций городского подчинения»).

 

Порядок применения печатей  и штампов, их формы, размеры и  реквизиты устанавливаются нормативными актами различного уровня (постановление  Правительства Российской Федерации  от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков  с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», Временные  правила изготовления и основания  для уничтожения печатей и  штампов на территории г. Москвы (утверждены распоряжением Мэра Москвы от 25 августа 1998 г. № 843-РМ).

 

Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других нормативных документах по стандартизации. Стандартизация в области документации решает задачи технической и информационной совместимости носителей информации и технологий ее обработки.

 

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанавливают  Закон Российской Федерации от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации», а  также государственные стандарты  системы «Государственная система  стандартизации» (ГОСТ Р 1.0-92; ГОСТ Р 1.2-92; ГОСТ Р 1.3-92; ГОСТ Р 1.4-92; ГОСТ 1.5-92). Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

 

В нормативных документах по стандартизации закреплены требования к построению, изложению и оформлению документации, проведению унификации и применению унифицированных систем документации; созданию и использованию  классификаторов технико-экономической  и социальной информации; автоматизации  информационных процессов в управлении, техническим средствам обработки  информации; терминологии, применяемой  в области работы с документами.

 

Методологические и организационные  основы проведения работ по классификации  и кодированию информации, унификации документации установлены в нормативах Единой системы классификации и  кодирования технико-экономической  и социальной информации (ЕСКК) и  унифицированных систем документации (УСД).

 

УСД состоит из совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных  форм документов, обеспечивающих документированное  представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных  и методических документов по их разработке, ведению и применению. Одной из унифицированных систем документации является Унифицированная система  организационно-распорядительной документации (УСОРД). Унифицированные формы документоа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. УФД подразделяются на общероссийские, отраслевые и унифицированные формы документов предприятия Требования к УСД изложены в специальной серии стандартов и других документах по стандартизации (ГОСТ 6.10.3-83; ГОСТ 6.10.4-84; ГОСТ 6.10.5-87; ГОСТ 6.10.6-87; ГОСТ 6.10.7-90; ГОСТ Р 6.30-97; ПР 50-733-93 и др.).