Этапы подготовки и оформления распорядительных документов

Основную  нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая  излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: "постановляет" ("постановил") - в постановлении; "решает" ("решил") - в решении; "предлагаю" - в распоряжении; "приказываю" - в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

Слова "постановляет" ("ПОСТАНОВИЛ"), "решает" ("РЕШИЛ'), "предлагаю", "ПРИКАЗЫВАЮ" печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами "постановляет" и "решает" указывается название коллегиального органа.

Правительство Российской Федерации постановляет

Коллегия  решает

Затем с новой строки с абзаца следует  текст постановляющей части. К формулировкам  этой части документа предъявляются  особенно жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. В них рекомендуется избегать неконкретных выражений типа: "поднять", "повысить", "усилить", "улучшить", "активизировать", "обратить внимание" и т.д. Сформулированные таким образом поручения расплывчаты, проверка их выполнения затруднительна.

Если  распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится  на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо, например, в приказах), предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - "подготовить", "зачислить", "организовать", "обеспечить", "возложить", "разработать" и т.д. Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. Следует учитывать время доведения информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.

В конце  текста распорядительного документа  помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с  изданием данного акта. Последним  пунктом в приказах, решениях, распоряжениях  указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста (например: утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству). Реквизит "Приложение" после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Пример  оформления приказа:

 

 

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором чётко  и кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с  предлога "О" ("Об") и формулируется  при помощи отглагольных существительных (например, "О назначении...", "Об утверждении...", "О введении...", "О создании...") или существительных, указывающих на предмет (например, "Об итогах...", "О мерах..."). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между руководством, о внесении изменений в положение (устав), структуру, штатную численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные инструкции, о переходе на новый режим работы), разработаны унифицированные формы документов, в которых предопределен не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму имеют также кадровые приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, прекращении трудового договора (контракта). Эти формы являются унифицированными формами первичной учётной документации, утверждёнными Постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71 а. При оформлении таких приказов фактически только заполняются предложенные формы.

Подготовив текст  распорядительного документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем  бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб или эмблема, наименование учреждения - автора, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми

центральными  органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальны тзадач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.

Руководящие коллегиальные  органы (президиум, советы и др.) также  принимают постановления.

Постановления оформляются  в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, а  юридическими основаниями для их издания могут быть законы Российской

Федерации, постановления Совета Федерации, Государственной Думы, Правительства Российской Федерации и другие нормативные правовые акт для постановлений федеральных органов исполнительно власти (в том случае, если постановления издаются «во исполнение») или необходимость осуществления собственной исполнительной ил распорядительной деятельности, а также необходимость правового регулирования работы собственного аппарата управления (в том случае, если постановления издаются по инициативе организации).

Структура текста постановления, как и у  всех распорядительных документов, включает в себя две части.

Вводная часть текста может содержать  ссылки на законы и ране изданные постановления  или другие нормативные правовые акты. Однако

иногда  постановление не нуждается в  вводной части и его текст  начинается непосредственно с указания органа, издающего постановление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от распорядительной, например:

Правительство Москвы

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Распорядительная  часть текста строится также по стандартно для всех распорядительных документов схеме, т. е. по пунктам, в каждом из которых содержится определенное поручение, назван исполнитель, указаны сроки. Постановлением могут утверждаться другие документы, как правило организационные (инструкции, положения и др.).

Отметка о наличии таких приложений должна приводиться в том пункте постановления, в котором говорится об утверждении данного документа, сразу же после окончания текста данного пункта, например:

1. Утвердить  Положение о порядке аттестации  педагогических и руководящих  работников государственных и муниципальных образовательных учреждений (Приложение 1).

Если  утверждается один документ, то в тексте это указывается следующим образом:

Утвердить прилагаемое Положение На самом  документе, который утвержден постановлением, на первом листе в правом верхнем углу делается отметка, например: на первом экземпляре документа:

Приложение 1 Постановлению Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562 на экземплярах, размножаемых большими тиражами и доводимых до широкого круга  исполнителей, на первом листе каждого экземпляра:

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением  Правительства

Российской  Федерации

от 28 декабря 1998 г. № 1562

Постановления оформляются на общем бланке с  указанием вида документа – «постановление». Дата постановления - это дата заседания  коллегиального органа.

Постановления коллегии министерства, руководящего органа общественной организации имеют, как правило, две подписи –  руководителя коллегиального органа и  ответственного секретаря.

Постановления Правительства Российской Федерации  и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Образец оформления постановления приведен в прил.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательным органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы и др.

Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами, имеющими право издават различные по форме распорядительные документы, т. е. действующие на основе коллегиальности и единоличного принятия решения.

Решение, принимаемое одним органом, оформляется с соблюдение всех требований к оформлению распорядительных документов, изложенных выше, за тем исключением, что ключевым словом, отделяющи вводную часть текста от распорядительной, является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Образец оформления решения приведен в прил. 2.

Совместные  решения (приказы, постановления) оформляются  начистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указывается  полное наименование всех организаций, издающих данный документ.

Регистрационный номер включает в себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой, например, 35/46/72. В таких документах используется форма приложения текст от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ». Подписи в совместных распорядительных

документах  располагаются на одном уровне, первая оформляется от нулевого положения  табулятора, вторая - от 5-го положения, причем наименования должностей лиц, подписавших  документ, приводятся по полной форме. Все остальные реквизиты оформляются так же, как в других распорядительных документах.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначального принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В отдельных  случаях приказ может касаться широкого круга организаций

и лиц, например приказ вышестоящей организации, доводимый до сведения подведомственных организаций, учреждений, предприятий.Приказы  по содержанию и способам оформления бывают двух видов:

по основной деятельности;

по личному составу.

Приказы по основной деятельности регулируют:

деятельность  самой организации по вопросам ее создания, реорганизации,

ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных  органов и порядок их работы;

организационно-правовое положение сотрудников;

порядок финансирования, материально-технического обеспечения,

научно-техническую  политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а  также порядок осуществления

специальных для каждой организации видов деятельности (для вузов, например, учебной деятельности).2

В вводной  части приказа по основной деятельности могут быть:

ссылка  на законодательный или правовой акт вышестоящей организации  или правовой акт, изданный ранее  данной организацией, например:

В соответствии с приказом Комитета социальной защиты населения Москвы от 20.04.2005 № 78 «Об  организации дежурства в период праздничных дней»

ПРИКАЗЫВАЮ:...

ссылка  на ранее изданный правовой акт (приказ, например), если вновь издаваемый правовой акт дополняет, изменяет или отменяет его;

цели  и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие  основой для издания приказа, например:

В связи  с тем, что приказ Министерства образования  Российской Федерации от 31.05.2000 № 1620 «Об утверждении Типового положенияо филиалах государственных и муниципальных образовательных учреждений среднего профессионального образования» не прошел государственную регистрацию в Министерстве юстиции Российской Федерации

ПРИКАЗЫВАЮ:...

цели  и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие основой для издания приказа, например:

Для взаимной увязки и устранения множественности  нормативных актов по организации  справочно-кодификационной работы по законодательству по социальной защите населения в органах социальной защиты

ПРИКАЗЫВАЮ:...

Как правило, в приказах по основной деятельности вводная часть почти всегда присутствует, однако бывают случаи, когда предписываемые действия не нуждаются в разъяснении  и обосновании, и вводная часть  опускается.

Приказ подписывает руководитель организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.3

Если  руководитель находится в отпуске  или в длительной командировке, приказ подписывает его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия, при этом на приказе в подписи должна быть указана и его фактическая должность, например:

И.о. директора  техникума - заместитель директора  по учебной работе личная подпись  А. П. Чадаева

Приказы по личному составу (так называемые кадровые приказы) регулируют прием, перевод, перемещение, увольнение работников, предоставление всех видов отпусков, присвоение или  утверждение разрядов, вынесение  и снятие взысканий, поощрение (награждение) и т.д.