История развития документов способов и средств документирования

В целом анализ функций  документа позволяет выделить важнейшие  совокупные количественные и качественные их характеристики.

Во-первых, количество функций  документа может быть огромным, поскольку, как уже отмечалось, эти функции  предопределены его общественно-практическими целями и задачами, а число таких целей и задач неограниченно.

Во-вторых, некоторые  функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания автора. Другими функциями документ наделяется сознательно, в зависимости от конкретных социальных потребностей.

В-третьих, любой документ многофункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетенными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы  и типы социальной деятельности тесно  взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

В-четвертых, функции  документа можно разделить на:

• функции оперативного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации);
• функции постоянно действующие, которые обеспечивают историческую и социокультурную преемственность.

В-пятых, с течением времени  соотношений между функциями  документа изменяется, поскольку  изменяется место и роль документа  в социальной и информационной среде, а оперативная информация превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.

Знание функциональных особенностей не только позволяет глубже проникнуть в социальную природу документа, понять документа как социокультурный феномен, но также способствует более эффективной организации практической работы с самой различной документированной информацией.

 

Заключение

 

В данной курсовой был рассмотрен путь развития документа. Постепенное  совершенствование государственного и общественного строя, общей  культуры, языка вело к все большему усовершенствованию документа.

Возникновение документа произошло вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, документы стали средством общения, передачи информации.

Появление документа - это закономерный этап развития хозяйственных, деловых и межличностных отношений людей.

Документ на раннем этап развития человечества выполнял те же функции, что и сейчас. В нем отражались хозяйственные операции, велись статистические подсчеты, заключались договора, велась переписка, существовали сборники законов, в которых отражалось классовое и сословное деление общества, уклад их жизни, отношение к частной собственности и рабовладению и т.д.

Многие этого не замечают, но мы живём в эпоху революционных  перемен в мировой экономике, которые по своим масштабам и последствиям не имеют равных в истории. В этих условиях даже такие, казалось бы, чисто теоретические вещи, как определение понятия «документ», могут порой повлиять на реальные результаты коммерческой деятельности.

Понятие документ можно рассматривать с нескольких сторон в зависимости от стороны рассмотрения (история, ИТ., экономика…). Можно проанализировать определения в словарях и термины «документ» будут разные. До сих пор не могут подобрать определение, которое бы устроило все отрасли производства. Проанализировав понятие документ, сразу можно выделить в первую очередь то, что документ, прежде всего юридическое понятие. Неправильно оформленный документ, зачастую не имеет юридической силы. Законодательные нормы, правила, ГОСТы…помогают правильно составить тот или иной документ. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, «кто владеет информацией, тот владеет миром». Информация фиксируется в документах, и перемещается во времени и пространстве. Работа с документами является своего рода координирующим центром. Документация позволяет быть всегда в курсе дел в организации. Это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. ФЕДЕРАЛЬНЫЙ Закон от 20 февраля 1995 г. «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание Законодательства Российской Федерации. 1995. №8. С.1213-1225.
2. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998.
3. Данилин С.Н. О современном понятии информации // Информационные технологии. 2003. №11 . С. 53-57.
4. Ларин М.В. Развитие понятия «документ» // Делопроизводство . 2000. №1. С. 5-9.
5. Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации: Учеб. Пособие. СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2002. 461 с.
6. Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления // Делопроизводство. 1999. №1. С. 41-44.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Соколов А.В. Общая теория социальной коммуникации. СПб., 2002. С. 22-32.

² Суханов А.П. Мир информации (История и перспективы). М.: Мысль, 1986. С. 65.

³ Павленко Н.А. История письма. Минск, 1987. С. 17.

⁴ Известный отечественный ученый Ю.М.Лотман связывал появление письменности с моментом непредсказуемости: «для того чтобы письменность сделалась необходимой, требуются нестабильность исторических условий, динамизм и непредсказуемость обстоятельств и потребность в разнообразных семиотических переводах, возникающая при частных и длительных контактах с иноэтнической средой» (Лотман Ю.М. Несколько мыслей о типологии культур // Языки культуры и проблемы переводимости. М., 1987. С. 11).

⁵ Пример такого определения: «Под  информацией понимаются пригородные для обеспечения активных действий результаты процесса отражения, протекающего при любом взаимодействии любых объектов» (Проблемы информатизации. 1996. Вып. 4. С. 4).