История развития документов способов и средств документирования

Вместе с тем, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает  известное влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.

Как по капле воды, её внутреннему составу, можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о характере и особенностях породившего его общества. Именно идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли как источниковедение.

Социальная природа  документа самым тесным образом  связана с функциями документа. Под функцией (от лат. "functio" - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них.

Функции документа непосредственно  связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален.

Совокупность функций  является средством достижения цели и реализации задач, для решения  которых документ предназначен. Функции  оказывают непосредственное влияние  на виды, разновидности, структуру документов. Знание функций является необходимой предпосылкой для классификации документов и дальнейшего более глубокого их изучения.

Различные функции документа  тесно взаимосвязаны и переплетены  между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, т.е. мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Наиболее обстоятельный функциональный анализ документов содержится в работах М.П.Илюшенко.

Функции документа можно  разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и  скрытые (латентные). При этом, удовлетворяя какую-либо определённую потребность, т.е. реализуя одну функцию, человек  может не задумываться либо даже не подозревать о наличии в документе других функций. Точно также, как, скажем, умываясь водой, он не задумывается о том, что эта же самая вода может быть использована для полива растений, тушения пожара, для разгона демонстрантов и т.д.

Возникновение документа, как уже отмечалось, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с её доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.

Одной из важнейших функций  любого документа, безусловно, является функция закрепления, запечатления информации. Именно она в решающей степени предопределяет создание документа. Человек таким образом пытается "остановить мгновение". В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций.

Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она играет и передающую, и социально цементирующую роль.

Передача информации охватывает все уровни социальной системы  и различных её подсистем. Она  может быть интерактивной, т.е. вестись  в диалоговом режиме; может осуществляться в каком-либо одном направлении: сверху - вниз или снизу - вверх. Соответственно возникают и различные категории документов:

Следует заметить, что  исторический источник является сложной  информационной структурой. Он содержит, наряду с открытыми, также и скрытые  слои информации. Со временем, в связи с постоянно изменяющимися условиями жизни общества, возрастающими потребностями людей, скрытая информация может актуализироваться и всё более проявляться. К тому же постоянно совершенствуются и методы извлечения ретроспективной информации. Таким образом, функция документа как исторического источника практически не может быть исчерпана.

Одной из важнейших является культурная функция документа. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, в той или иной степени отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. С помощью документа осуществляется не только закрепление, но и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, приумножение и развитие этих традиций, накопление интеллектуальных ресурсов, культурного потенциала в обществе.

Помимо рассмотренных  выше общих функций, изначально присущих практически всем документам, существует ряд функций, которыми документы наделяются в рамках той или иной конкретной сферы человеческой деятельности. К их числу прежде всего следует отнести управленческую функцию документа. Этой функцией обладает значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Они функционируют преимущественно в оперативной среде.

Поскольку процесс управления выступает в разных формах, имеет  различные уровни, стадии, циклы, постольку  и документы, выполняющие управленческую функцию, чрезвычайно разнообразны: организационно-распорядительные, плановые, отчётные и т.д.

С управленческой тесно  связана правовая функция документа. Она заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают прежде всего документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определённые юридические последствия. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти; судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; акты управления, влекущие за собой определённые юридические последствия; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы (паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.). Кроме того, правовую функцию на время могут приобрести и другие документы, например, для использования в качестве судебного доказательства.

Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни уже на стадии аграрного общества потребность в документировании информации, т.е. регистрации, учёте населения, земли, урожая, скота, долгов и т.п. Выполняющие функцию учёта документы необходимы не только для решения многообразных хозяйственно-экономических задач, но также и для управления в целом социально-политическими, демографическими и другими процессами в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

Значительная часть  документов выполняет познавательную функцию, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. Эта функция присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях, в частности, для понимания и успешного решения многообразных проблем развития общества.

С познавательной тесно  связана образовательная (учебно-воспитательная, обучающая) функция, сопряженная с  распространением знаний, морально-нравственных норм, убеждений и т.п.

Ряд документов обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией управления, поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти и государственного управления. Политическая функция находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

К политической примыкает идеологическая функция документа. Уже в древности у человека возникла потребность в фиксации на материальных носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных идей, взглядов, в которых проявлялось его отношение к окружающей действительности, находили отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Благодаря этому, до наших дней дошли многие замечательные памятники человеческой мысли, духовных исканий наших далёких предков.

Вместе с тем хорошо известно, что документы, выполняющие  идеологическую функцию, могут оказывать  весьма существенное влияние на умонастроения  и на социальное поведение значительных масс людей. Достаточно вспомнить о роли документов религиозного содержания в период Реформации в Западной и Центральной Европе (XVI век) или во время раскола Русской православной церкви в России (XVII век). Порой документы выполняли роль своеобразного идеологического оружия, в частности, в период так называемой "холодной войны" двух мировых систем во второй половине XX столетия.

Художественно-эстетическую функцию выполняют главным образом  произведения художественной литературы, изобразительного искусства, фото-, кино-, видеодокументы.

Досуговая (релаксационная) функция примыкает к художественно-эстетической, поскольку ее могут выполнять  те же самые документы. Вместе с тем  для проведения досуга может использоваться документированная информация, деформирующая художественно-эстетические вкусы, пробуждающая низменные инстинкты и т.п. Формой проведения свободного времени может служить также коллекционирование различных документов. Более того, экспериментальным путем ученые доказали, что, к примеру, увлечение детей коллекционированием почтовых марок ускоряет процесс их выздоровления.

Еще на заре документирования достаточно отчетливо проявилась функция  защиты информации. В частности, иероглифическое  письмо в Древнем Египте, доступное  немногим, ограничивало доступ к информации, позволяя тем самым использовать ее как мощное средство в деле сохранения и укрепления власти. Функции защиты информации с эпохи древности и Средневековья находит свое проявление также в использовании различных приемов и систем тайнописи, криптографии.

Товарная функция. Будучи продуктом труда, документы имеют  реальную стоимость и могут выступать  объектом рыночных отношений. С переходом  к информационному обществу и превращением информации в важнейший ресурс товарная функция документа становится на одно из первых мест в ряду прикладных функций. Целый ряд документов является объектом выгодного вложения капитала. К примеру, оригинал рапорта первого космонавта Земли Ю.А.Гагарина о его космическом полете, состоящий из трех страниц машинописного текста, составленный 15 апреля 1961 г., т.е. спустя три дня после приземления, был продан в 2001 г. на аукционе в Нью-Йорке за 171 тыс. долларов. В том же году Библиотека Конгресса США за 10 млн. долларов приобрела изданную в 1507 г. карту работы немецкого картографа Мартина Вальдзеемллюра. Однако рекорд принадлежит пока картине Пабло Пикассо «Мальчик с трубкой», ушедшей с аукциона Sotheby`s весной 2004 г. за 104 млн. 168 тыс. долларов.

По мере дальнейшего  развития общества, усложнения социальных связей, актуализации отдельных направлений человеческой деятельности, а также в процессе углубления документоведческих исследований возможно выделение в качестве самостоятельных и некоторых других функции документа. Происходит это в тех случаях, когда становится известным механизм проявления уже действующих функций или проявляются ранее скрытые функции. При этом обнаруживаются и порой находят применение весьма специфические функции документа. Так, по свидетельству испанского историка Хосе Миликуа, в период гражданской войны в Испании 1936-1939 гг. республиканцы пытали своих врагов с помощью произведений абстрактной живописи. Особенно сильное психофизическое воздействие на заключенных открывал плакат к кинофильму «Андалузский пес» с изображением глаза, разрезаемого бритвой.