История развития документов способов и средств документирования

Такое представление  объясняет, почему одно и то же сообщение  по-разному понимается различными субъектами или не понимается ими вовсе.

Антропоцентристы фактически отождествляют понятия «информация» и «социальная информация».

Результатом продолжающихся научных споров является отсутствие сколько-нибудь точного и устоявшегося определения понятия информации. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространенных толкования этого понятия:

1. "Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация";
2. Информация - это "содержание сообщений", а также "само сообщение, данные";
3. "Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)";
4. "Информация - это то, что уменьшает неопределённость события".

Однако все авторы в конечном счете сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в  качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится именно социальной информации, которая, по определению В.Г.Афанасьева, представляет собой «знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и о всех других формах в той мере, в какой они используются обществом, человеком, вовлечены в орбиту общественной жизни».

В свою очередь, социальную информацию обычно подразделяют на:

• массовую (общественно-политическую, научно-популярную, обыденную);
• специальную (научную, техническую, производственную, управленческую) и
• личную (межличностную).

Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Таким образом, к настоящему времени понятие «документ» вобрало  в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, наличие материального  носителя, а также ряд функциональных аспектов.

Вместе с тем определения  понятия «документ» в различных  науках имеют существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более  или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. К примеру, в информатике документ на первых порах рассматривался как «материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде». В результате под это определение подпадало необъятное множество объектов, так как в природе фактически любой материальный объект содержит какую-либо информацию.

Для общественных наук, в  зависимости от их предмета, целей  и задач, в определении понятия  документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации.

В этой связи перед  документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему.

Сопоставив и осмыслив различные дефиниции, содержащиеся в научной и учебной литературе, можно остановиться на следующем  определении понятия документа, которое в наибольшей степени  отвечает целям и задачам документоведческой науки: Документ – это информация, закрепленная на материальном носителе в стабильной знаковой форме созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и времени.

Определение документа  в законодательных и нормативных актах

Ученые будут и далее  продолжать дискуссии относительно содержания понятия документа и  более точного его определения. Развитие науки неудержимо. Однако в практике работы с документами  постоянно приходится сталкиваться с необходимостью максимально точного, однозначного толкования важнейших терминов и определений, в том числе таких как информация и документ. С этой целью используется закрепление подобного рода определений в законодательном порядке. Так, в статье 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» информация рассматривается как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Ярким отражением трудового процесса выработки оптимального определения понятия документа, которое отвечало бы нуждам практической деятельности, являются отечественные Государственные стандарты терминов и определений.

Первый Государственный  стандарт на термины и определения  у нас в стране был утверждён  ещё в 1970 г. (ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как "средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека". Однако уже вскоре это определение подверглось критике, так как, по справедливому утверждению оппонентов, средством закрепления информации является не сам документ, а орудие письма, чернила, типографская краска и т.п.

После переработки в 1983 г. появился новый Госстандарт (ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения), в котором  было записано, что "документ - материальный объект с информацией, закреплённой созданным человеком способом для  её передачи во времени и пространстве". Однако и это определение оказалось уязвимым для критики, поскольку акцент здесь был сделан на материальном носителе информации.

Глубокие социально-политические и экономические преобразования в России, начавшиеся в 1990-е годы, а также активное вхождение страны в мировое информационное пространство вновь потребовали переосмысления понятия документа. В результате в его определении произошёл перенос смысловой нагрузки с материального компонента на информационный. В утверждённом в 1998 г. новом ГОСТе определение документа было сформулировано следующим образом: "Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Причем это определение было дословно взято из статьи 2 Федерального Закона «Об информации, информатизации и защите информации», принятого в 1995 г.

Здесь нашла отражение  прежде всего информационная сущность документа, также как и его  непосредственная связь с материальным носителем. Иначе говоря, это определение основано на двуединстве информации и материального носителя. Как полагают некоторые авторы (В.А.Копылов, М.В.Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи "закреплённой" на материальном носителе или даже "привязанной" к нему, информация тем самым обособляется от её создателя. "Документированная информация... есть объект материальный, а это даёт основание при определённых условиях относить её к категории вещей и распространять на неё институт права вещной собственности".

В законах РФ «Об обязательном экземпляре документов» и «О библиотечном деле» документ определяется как  «материальный объект с зафиксированной  на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». В законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется термин «архивный документ». Это «материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства».

Определения документа в  отечественных законодательных  и нормативных актах во многом перекликаются с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной документоведческой практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивов, документы рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация (document), вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».

В Законе США «Об электронных  подписях в международной и национальной коммерции» под документом понимается «информация, которая начертана на осязаемом носители или которая хранится на электронном или другом носителе и представлена в постижимой форме». В государственных стандартах Украины содержатся три определения документа, рассчитанные на различные отрасли информационно-документационной деятельности.

Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских специалистов внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: "Документ - информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретённой в будущем".

Международная организация  по стандартизации (ИСО) при участии  Международной федерации по документации, Международного совета по архивам, Международной организации по интеллектуальной собственности разработала и утвердила определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

Как видим, и  в нашей стране, и в других государствах уделяется достаточно много внимания проблеме унификации и стандартизации терминологии с тем, чтобы избежать неточного употребления терминов, произвольного толкования понятий. В противном случае это может обернуться нежелательными юридическими, экономическими и иными последствиями для участников коммуникационного процесса, прежде всего в официально-деловой сфере. Поэтому стандартизованные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы в соответствующих практических сферах деятельности (делопроизводственной, архивной, библиотечной и т.д.).

Вместе с тем  ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому  в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент - возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же Госстандарте "реквизит" определяется как "обязательный элемент оформления официального документа". Иначе говоря, тем самым была проведена чёткая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.

Необходимо также  иметь в виду, что стандартизация терминов и определений отнюдь не снимает все вопросы, возникающие в практике работы с документами. В частности, определение документа в ряде Федеральных законов и Государственных стандартов содержит правовую коллизию, обусловленную тем, что в момент передачи документированной информации по каналам связи она не зафиксирована стабильно на материальном носителе и формально не подпадает под правовую защиту данных законов. Эта ситуация на практике может быть использована различными лицами, в частности, в политической и экономической конкурентной борьбе, без особых опасений понести какую-либо ответственность.

В конечном счете, любое стандартизованное определение понятия «документ» отражает достигнутый уровень документоведческих исследований. Вместе с тем такие, по необходимости ограниченные и «застывшие» на какое-то время, определения документа не могут в полной мере отвечать целям и задачам документоведческой науки. Документоведение, изучающее все виды, формы и жанры документов, не может ограничиваться изучением только официальной документированной информации и остаться в жестких рамках государственных стандартов. Это противоречит самому статусу его как научной дисциплины. Именно развитие науки, сопровождающееся углублением наших знаний о событиях, предметах, явлениях окружающего мира, в том числе о документе, периодически приводит к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

Социальная  сущность и функции документа

Зарождение, становление  и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вне общества и независимо от него документ не может ни возникнуть, ни существовать.

Именно общество непосредственно  или через своих представителей (государство, организация, группа, семья) в рамках сложившегося менталитета, в соответствии с обычаями и нормами общественного поведения, определяется как формальные, так и неформальные правила создания, движения, восприятия документа, выступая относительно субъектов информационного взаимодействия в качестве некой «внешней силы». Соблюдение диктуемых этой силой формальных и неформальных правил и ограничений поощряется, а их нарушение наказывается.

Человек в сфере документной  деятельности предстает, таким образом, по оценке исследователей, всего лишь как интеллектуальный исполнитель, действующий в пределах довольно жестких общественных предписаний. Так, текст документа должен удовлетворять многочисленным правилам языка и письменности, стиль изложения – соответствовать неформальным этическим ограничениям профессиональной среды, оформления должно быть выполнено на основе действующих стандартов. Даже объем и содержание документа ограничены достаточно жесткими рамками его функционального назначения. Получается, что произвольные действия оказываются возможными лишь в достаточно узком диапазоне, не сопоставимом по масштабам с обязательными правилами и нормами. При этом ограничения кажутся настолько естественными и «само собой разумеющимися», что их влияние зачастую не замечается.