История профессии документоведа

Помимо общей канцелярии министерства в департаментах, имевших  несколько отделений, "для общей  связи письмоводства" создавалась  при директоре "особенная канцелярия". Она возглавлялись правителем канцелярии и имела штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.

Функции делопроизводителей выполняли также помощники (старшие, младшие, специальные, для поручений, для письменных занятий и др.).

Обязанности служащих определялись законами и инструкциями. Уже в  начале века были широко распространены должностные инструкции, составленные по четко выработанной форме. Так, "Инструкция губернскому почтмейстеру" (1807 г.) делится на пять разделов. В первых двух подробно излагаются обязанности губернского почтмейстера. В третьем разделе инструкции даются "правила письмоводства". Они делятся на две части. В первой указывается состав документов, необходимых для справок, документов, которые "всегда хранимы". Во второй части определяются порядок сношений, исполнения документов и хранения дел. В последних двух разделах говорится об управлении подчиненными учреждениями и лицами.

С появлением пишущих  машин упразднилась должность переписчиков.

Управленческий аппарат  нуждался в специалистах, подготовленных по различным отраслям знаний. Для  продвижения по службе законом 1809 г. были выдвинуты требования определенного, в том числе юридического, образования. "Общее учреждение министерств" предусматривало при канцеляриях и департаментах иметь сверх штата молодых людей для специального обучения министерскому делопроизводству.

Подводя итоги, скажем, что  в XIX в. система государственных учреждений была подвергнута серьезным изменениям в результате реформ Александра I. Государственными центральными учреждениями стали министерства, которые возглавляли министры, назначавшиеся императором, и несшие ответственность только перед ним. Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок  в организации делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Должностной состав служб ДОУ в советский период (1917-1991 гг.)

 

Советский государственный  аппарат строится на основе демократического централизма, являющегося главным  организационным принципом советского строительства. Этот принцип предполагает: выборность органов государственной власти, отчетность депутатов перед избирателями, отчетность исполнительных и распорядительных органов перед Советами; руководство общегосударственными делами из одного центра при подчинении мест центру, а нижестоящих органов – вышестоящим.

От работников советского государственного аппарата  требуется  глубокое знание порученного дела, чувство нового при решении стоящих  задач. Советский государственный  аппарат должен уметь возглавить массы, видеть далеко вперед.

Действующим законодательством  на архивы и архивные органы возложено методическое руководство постановкой документальной части делопроизводства в советское время. Архивы должны принимать самое активное участие в улучшении и удешевлении постановки делопроизводства, внося свой нужный вклад в улучшение работы государственного аппарата. Улучшение постановки делопроизводства, в свою очередь, имеет огромное значение для работы архивов, поскольку документальные материалы советской эпохи, которые они хранят в целях научного и практического использования, возникают и приводятся в определенную систему, главным образом в делопроизводстве.

Советские историки-архивисты  должны знать теорию и практику архивного  дела. Они должны иметь четкое представление  о  составе и характере основных групп документов, создаваемых в делопроизводстве, разбираться  том, как составляются документы, какие требования предъявляются к качеству документов. Историки-архивисты должны иметь представление о системах учета (регистрации) документов, учетно-справочном аппарате  к ним, который в отдельных случаях должен передаваться в архивы вместе с документальными материалами. Историки-архивисты должны глубоко изучать методы классификации документальных материалов в делопроизводстве, так как от этого зависит не только использование документов в текущей работе учреждения, но и последующее использование документов в архиве. Историки-архивисты, наконец, должны уметь точно и обосновано определять требования к документальным материалам, сдаваемым из делопроизводства в архив учреждения. Другими словами, историки-архивисты должны постоянно помнить, что их успех в использовании документальных материалов советской эпохи зависит в значительной мере и от правильной, научно постановки делопроизводства.

На секретариаты возлагается  работа по документированию деятельности коллегиальных органов. В советских учреждениях получила распространение практика создания секретариатов при руководителях (и их заместителях) крупных учреждений. В этом случае под секретариатом понимают аппарат во главе с начальником секретариата, непосредственно состоящий в распоряжении руководителя учреждения. В отдельных учреждениях иногда секретариаты возглавляют постановку делопроизводства во всем учреждении.

Долгое время канцелярии, как особые структурные части  в советских учреждениях, представляли более исключение, чем правило. Иногда канцелярии создавались в составе общих, административно-хозяйственных и т. п. отделов. При этом функции канцелярии редко были достаточно определенными. Иногда в канцеляриях сосредотачивалась только отправление документов, иногда все операции по делопроизводству.

В 1947 г. Президиум Верховного Совета СССР вынес решение о преобразовании Управления делами Президиума в Канцелярию, во главе с начальником Канцелярии. В основе этого мероприятия лежит  выделение всей работы по служебной документации в ведение особой структурной части – Канцелярии. Все посторонние функции, не относящиеся к делопроизводству, свойственные ранее Управлению делами, были переданы другим структурным частям(административно-хозяйственному отделу и пр.). Примеру Президиума Верховного Совета СССР последовали многие центральные учреждения, образовав у себя канцелярии.

Состав работников канцелярии включает:

1) руководителя канцелярии  и его заместителей, 

2) секретарей и делопроизводителей, 

3) подсобный персонал.

Функции работников канцелярии связаны с системой организации  делопроизводства в том или ином учреждении. При централизованной системе  эти функции более специализированы. При децентрализованной системе  эти функции более универсальны.

Значение этого, на первый взгляд организационного мероприятия, трудно переоценить. Служебное документирование получило определенные организационные  формы. Как показывает опыт, образование  канцелярий дает положительные результаты, способствует улучшению постановки делопроизводства.

Так, в функции секретаря  входят:

1) оформление и хранение  всей внутренней документации  структурной части (приказы, распоряжения, докладные записки, планы, отчеты  и т. п.); 

        2) приемка, производство, учет и  отправление корреспонденции; 

        3) ведение контрольного аппарата  по проверке исполнения служебных  документов;

        4) организация архива структурной  части; 

5) разработка вместе  с руководителем учреждения общего  плана постановки делопроизводства  и составление номенклатуры дел;

        6) сдача законченных производством  дел в архив учреждения.

Секретари выполняют  и ряд других обязанностей: стенографируют, ведут протокол, переписывают на машинке, принимают и передают телефонограммы, обслуживают связью по телефону, выполняют различные поручения. К сожалению, в силу не всегда высокой квалификации секретарей, часто им не поручается одна из основных работ – составление документов, которая выполняется ответственными исполнителями или руководителями учреждения.

Состав работников экспедиций включает регистраторов, индексаторов для разметки документов, курьеров. Наиболее сложными являются обязанности индексаторов и регистраторов.

На машинописное бюро возлагается переписка заготовленных  заранее документов. Кроме машинописных бюро, крупные учреждения для размножения документов имеют типографии, стеклографии, ротаторные и т. п. Стенографирование в учреждениях выполняется или специальными бюро стенографов, или стенографистками учреждений.

Процесс делопроизводства в советских учреждениях состоит из документирования внутренней работы учреждения и обмена корреспонденцией (переписка). Эти две основные задачи документирования вытекают из содержания деятельности учреждения.

Таким образом, государственный  аппарат в советский период строится на основе демократического централизма, являющегося главным организационным принципом советского строительства. От работников советского государственного аппарата требуется глубокой знание порученного дела, чувство нового при решении стоящих вопросов. Советский государственный аппарат должен уметь возглавлять массы, видеть далеко вперед.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В ходе выполнения данной курсовой работы была рассмотрена история профессии документоведа в разные исторические эпохи. А именно мы рассмотрели должности дьяков и подьячих, как прообразов современного документоведа в XVI-XVII в., должности в сфере делопроизводства в XVIII в., формирование делопроизводственного персонала в системе государственного управления в XIX-начале XX в. и должностной состав служб ДОУ в советский период.

Объектом исследования являлась профессия документоведа в контексте исторического развития.

В качестве предмета исследования выступали особенности развития профессии документоведа в разные исторические эпохи.

 

Используемая литература

 

1) Алексеева Е.В. Архивоведение:  Учебник для нач. проф. образования:  Учебное пособие для сред. проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П.  Афанасьева, Е.М. Бурова; под ред.В.П.  Козлова - М.: ПрофОбрИздат, 2002

2) Анисимон Е. В.  Время петровских реформ. – Л. Лениздат, 1998 – С.236 – 247

3) Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: учебник/ 2006.

4) Указ Петра о должности Сената. // Воскресенский Н. А. Указ. Соч. – С.281 – 318

5) Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. — М.: Высшая школа, 1988.

6) Исаченкова А. И. История и организация отечественного делопроизводства: учебно-методическое пособие для студентов специальности «Документоведение и ДОУ»/А. И. Искаченкова; ПГИИК, кафедра ДББ. – Пермь, 2005.- 36 С.

7) Илюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России: уч. Пособие/М. П. Илюшенко, 1993. – 79 С.

8) Илюшенко М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси. //Делопроизводство, 1998. 82 с.

9) Кузнецова Т. В. История профессии документоведа в советский и постсоветский периоды //Делопроизводство – 2003. – b2. – С. 59 – 66

10) Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: уч. издание/2011

11) Кузнецова Т. В. // История профессии документоведа в 19-20 вв./Т. В. Кузнецова//Делопроизводство.-2003.ь 1.  –С. 74 – 78

12)  Конькова А. Ю. Статус канцелярских служащих в прореформенной России 19 века // Секретарское дело. 1997. №2

13) Леонтьев А.К. Образование приказной системы в Русском государстве МГУ, 1961.

14) Ленин В. И. Постановление о работе замов (заместителей председателя •СНК и СТО).—Поли. собр. соч., т. 45, стр. 152—159.

15) Лившиц Я., В.Цикулин (ред.) История делопроизводства в СССР

16) Маяковский И.Л. Очерки по истории архивного дела в СССР. М., 1941; 2-е изд., доп. М., 1960

17) Митяев К. Г. История организации делопроизводства в СССР: уч. Пособие/К.Г. Митяев;ред. А. В. Чернов, 1959.-360 С.

18) Порецкая Т. И. От дьяка до секретаря/Порецкая Т. И.//Секретарское дело. – 2002.-ь 4. -  С. 54 - 57

19) Кузнецова Т. В. // История профессии документоведа в 19-20 вв./Т. В. Кузнецова//Делопроизводство.-2003.ь 1.  –С. 74 – 78

20) Конькова А. Ю. Статус канцелярских служащих в прореформенной России 19 века // Секретарское дело. 1997. №2

21) Тамм И. Е. Первые страницы истории советского делопроизводства, «Советские архивы», 1968, № 6

22) Чумаченко Э. Г. Статс-секретарь императора Александра I (М. М. Сперанский)/Чумаченко Э. Г. //Секретарское дело – 2003.-ь 7.-С. 61 - 64

23) http://www.coolreferat.com/Особенности_архивов_приказов_XVI-XVII_вв

24) http://www.newreferat.com/ref-2991-4.html

25) http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/12.htm

26) http://otherreferats.allbest.ru/audit/00065195_0.html

27) http://copy.yandex.net/?text