История профессии документоведа

Высшую группу служилых людей составляли «старые» подьячие. Основная часть их называлась подьячими «с приписью», которые наделялись значительной административной самостоятельностью – правом подписи исходящих документов. «Старые» подьячие распределяли работу между подьячими своего структурного подразделения, проверяли ее исполнение, составляли черновики в соответствии с пометой дьяка, делали выписки из дел для докладов судейским коллегиям или Боярской думе, вели приходно-расходные книги, были ответственными за архив.

«Средние» подьячие (подьячие «со справой») «справляли», т. е. заверяли своей подписью, правильность написания документа, вели книги приказов (записные и др.). В местных учреждениях функции подьячих «с приписью» и «со справой» определялись более широко. Они должны были составлять финансовые отчеты (сметные списки), вести следственные и судебные дела.

Основным видом работы «молодых» подьячих («пищиков») было переписывание («беление») документов: многочисленных копий, выписей, записей  в книгах.

На посадах, в селах  и  в деревнях писцами грамот были земские и церковные дьячки. Хозяйственная отчетность в имениях велась приказчиками или специальными «дьячками у письменных дел». С середины XVI в. частно-правовые акты и челобитные писались специальными подьячими – писцами-профессионалами, которые «кормились пером». По месту своей работы – городской площади – они назывались площадными. Это было своего рода нотариат.

Непосредственно сам  порядок работы с документами  в приказах можно рассмотреть  на рис. 2.

 

 

 

 

Таким образом, приказное делопроизводство как система активно развивается на протяжении XVI-XVII вв. В этот период сформировалась прослойка «приказных» людей, занимающихся работой с документами, с частично установленным законом обязанностями, которые стали основой служилой бюрократии в России.

 

 

 

2. Введение должностей в сфере делопроизводства в XVIII в.

 

С приходом к власти Петра I начинается реформирование системы государственного управления, направленное на устройство мощного, централизованного государства. Успех в достижении поставленных целей напрямую зависел от организации управленческих структур, которые могли бы справляться с данными задачами.  С возникновением нового законосовещательного органа – Сената, позволявшего более результативно, чем раньше решать общегосударственные проблемы, потребовалась более широкая письменная регламентация его работы, что отразилась в принятых Петром 1 указах о должности  Сената и о должности генерал-прокурора Сената, в которых существенная роль уделялась ведению делопроизводства, осуществляемую Канцелярией.

Деятельность должностных лиц XVII в. не была так детально регламентирована, как в XVIII в. В 1718 г. были опубликованы закон «Должность Сената и инструкция должностным лицам, при нем стоящим» инструкция о должности секретарей экспедиции Коллегии иностранных дел и прочих членов ее канцелярии.

Важным фактором в  формировании нового чиновника была отмена  в  1682 г. местничества, сущность которого сводилась к тому, что  назначение на чин проводилось в  зависимости от происхождения. Это  естественно затрудняло выбор подходящих для государственной службы лиц.

Согласно Генеральному регламенту, коллегия состояла из присутствия  и канцелярии.  В состав присутствия  входили президент канцелярии, вице-президент, советники, асессоры. В регламенте подробно описывались обязанности всех должностных лиц.

В генеральном регламенте особое внимание уделялось заседаниям коллегии, регламентировался порядок  слушания дел. Их рассмотрение началось, если в назначенное время в  коллегии имелось большинство ее членов. Секретарь зачитывал дела, которые обсуждались членами коллегий, после чего происходило голосование. Решение принималось большинством голосов, если же голоса разделились поровну, принятым считалось то решение, за которое проголосовал Президент.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2. Структура и штатный состав коллегий

 

 

Делопроизводством в  коллегии ведала канцелярия, состоящая  из секретаря, нотариуса, переводчика, актуариуса, регистратора, канцеляристов  и копиистов. Канцелярия  возглавлялась  секретарем, который руководил всем делопроизводством в коллегии. Секретарь докладывал суть дела в присутствии, распределял делопроизводственные документы.  Президент коллегии мог иметь личного секретаря.

В коллегиях также  предусматривались должности вахмистра  и фискала (рис. 2).

Секретарь сам «сочинял» важные документы, давал указания по написанию второстепенных документов служащим канцелярии. Секретарь не имел голоса в коллегии, но готовил специальный доклад о состоянии дел в ней, готовил дела к заседаниям, имел надзор за поведением протокола, хранил печать коллегии. Прошениями и челобитными также ведал секретарь. Несмотря на подчиненное положение секретаря, в присутствии его должность была одной из самых важных: он фактически руководил всем делопроизводством коллегии.

Нотариус вёл протоколы  заседаний коллегии. Он был вторым, после секретаря, лицом в канцелярии. В протокол входило изложение всех дел, слушавшихся в коллегии, по необходимости развёрнутое или сжатое, личное мнение каждого члена коллегии по какому-либо вопросу, а также, в случае прений, запись о несогласии членов друг с другом. Каждый месяц нотариус сшивал протокол и нумеровал листы, записывая содержание дел в алфавитном порядке в начале протокола. Также нотариус имел роспись о не вершённых делах, направлял ее Президенту коллегии.

Следующим лицом в канцелярии был актуариус. Он собирал корреспонденцию, приходящую в канцелярию. Также актуариус получал и часть канцелярской работы и заботился о хозяйственной жизни коллегии. В случае отсутствия регистратора актуариус выполнял его обязанности.

Дальше шел регистратор. На нем лежала ответственность за оформление указов, исходящих из коллегии. Также его обязанностью было вести  журнал исходящих документов, куда записывался месяц и число  отправления бумаги, ее краткое содержание. Он же вел журнал входящих бумаг.

Низшими по должности  работниками в канцелярии были канцеляристы и копиисты. Канцеляристы изготавливали  дипломы, патенты и другие виды второстепенной документации, которые надлежало  подавать секретарю для утверждения. Чтобы бумаги, исходившие из канцелярии, имели пристойный вид, их отравляли к «машинистке XVIII века» - копиисту. «Копиистам надлежит все, что отравляется в канцелярию, набело писать, того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы,» - напутствовал генеральный регламент.

При каждой коллегии состоял  прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел. В  случае волокиты он должен был доносить об этом генерал-прокурору Сената. В  его обязанности входило наблюдение за исполнением указов.  Для этого  он имел особую книгу, на одной стороне которой он отмечал, когда и какой указ состоялся, а на другой – что по указу исполнено и когда.

Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному  чиновнику, который расписывался в  получении и не распечатывая передавал  в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии сами президентом коллегии, а остальные бумаги – старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем с обозначением времени их поступления и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на самом входящем  документе проставлялся регистрационный номер, а в регистратуре помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение.

Канцелярским служащим  каждый документ передавался под  расписку, вносившуюся в квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, и в книге отмечалось время возвращения дела. Кроме письменных прошений дела могли начинаться и по устному заявлению просителя, который расспрашивался в присутствии президентом и затем, если его требование подлежало удовлетворению, по удалению просителя из присутствия, устраивалось обсуждение затем объявлялось просителю решение.

Порядок рассмотрения дел  в коллегиях и должностные  обязанности чиновников по Генеральному регламенту представлены на рис. 5.

Продолжительность рабочего дня канцеляристов не была величиной  постоянной. «Когда нужда требовала», канцеляристы работали сверх положенных часов.

Отпуск канцеляристам  полагался месячный, причем в летнее время, чтобы, как указывает регламент, «в местности свои ехать, летним увеселением забавляться». В каждый летний месяц уходила в отпуск треть состава , чем обеспечивалась непрерывность работы.

         Таким образом, деятельность должностных лиц в XVIII в. была подробно регламентирована, также начался процесс формирования штата чиновников как государственных служащих, профессионально работающих с документами. Большую роль в этом сыграла отмена местничества в 1682 г., сущность которого сводилась к тому, что назначение на чин проводилось в зависимости от происхождения, что естественно намного затрудняло выбор подходящих для государственной службы лиц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Министерское делопроизводство – формирование делопроизводственного персонала в системе государственного управления (XIX - начала XX в.)

 

В начале XIX в. в результате административных реформ Александра I система государственных учреждений России была подвергнута серьезной корректировке. Высшими государственными учреждениями были  Правительствующий Сенат, Комитет  Министров, Государственный Совет; позже, во второй половине XIX в., создан Совет министров. Коллегии были заменены  новыми центральными учреждениями – министерствами.

 Сенат, Комитет  Министров, Государственный Совет  – основывали свою деятельность  на принципе коллегиальности.

 Министерство возглавлял  министр, назначавшийся императором,  и несший ответственность только  перед ним. У министра могли  быть заместители (один или несколько) – товарищи министра. Они также назначались императором по представлению министра. При министре обязательно создавалась канцелярия. Министерство делилось на департаменты, которые, в свою очередь состояли из отделений, а отделения из столов. Во главе их соответственно стояли: директор департамента, начальник отделения, столоначальник.

При необходимости в  структуре министерств разрешалось  образовывать «особенные установления»: канцелярию при директоре департамента, счетные столы, ученые комитеты, чертежные лаборатории.

«Общее учреждение министерств» узаконило введение в аппарат  министерств двух коллегиальных  органов: при министре – «Совета  министра», при департаментах –  «Общего присутствия департамента», носивших совещательный характер. В состав этих органов в основном входили чиновники. Во второй половине века наряду с чиновниками министерства в их состав включались представители крупного капитала, науки и искусства. Их знания и практический опыт способствовали всестороннему и профессиональному обсуждению конкретных вопросов и принятию наиболее верных решений. Сочетание принципа единоначалия  с коллегиальным осуждением сложных управленческих проблем должно было способствовать оптимизации управления в целом (рис. 3).

Единство структуры, штатного состава чиновников и их должностных обязанностей позволило установить единый порядок в организации делопроизводства.

Компетенция должностных  лиц в вопросах управления определила состав управленческих документов министерств. Закон прямо указывал, что «различная степень власти» - главная причина разделения прав и обязанностей чиновников в процессе создания документов. Поэтому законодательство Российской империи достаточно четко определило виды документов, которыми осуществлялась переписка между органами власти и управления. Например, от императора министр получал указы и повеления, направлял ему доклады (или записки) и представления; от Государственного Совета получал высочайшее утвержденные мнения, направлял – представления; и т. д.

 

 

 

 

 

Министры посылали на имя императора в Государственный  совет и комитет министров  доклады, отчеты, представления или  записки, в министерство финансов –  планы (табели) расходов наследующий  год. Между собой министерства обменивались отношениями, сообщениями, официальными письмами, с департаментами министерства и губернаторами – предложениями и предписаниями, получая от них представления, докладные записки и ежедневные мемории (сведения о текущих делах).

Большую роль в организации  делопроизводства канцелярии попечителя играли окружные инспекторы. На их предварительное рассмотрение поступали документы по учебным заведениям, которые они возглавляли; затем инспекторы лично докладывали эти документы. Нередко окружные инспекторы исполняли документы, составляли проекты резолюций. Один-два раза в неделю инспекторы принимали посетителей.

Попечителем издавались специальные распоряжения по вопросам делопроизводства. Так, в 1907 г. во исполнение распоряжения попечителя о сокращении канцелярской переписки была создана комиссия для рассмотрения этого вопроса. Принимались решения о порядке движения документов: о рассмотрении и направлении ходатайств на имя попечителя и т.д.

 В начале XIX в. получили окончательное и единообразное устройство канцелярии - структурные части учреждений, где было сосредоточено "все письмоводство".

Четко определялись их структура, задачи. Например, в манифесте "Образование Государственного совета" 1810 г. есть специальный раздел о государственной канцелярии, где определены ее должностной состав (государственный секретарь, статс-секретари, докладывающие дела в департаментах Совета, и их помощники), структура (пять отделений), описывался "образ производства дел".

По "Общему учреждению министерств" 1811 г. в каждом министерстве была создана канцелярия для решения  как общих дел, относившихся ко всем департаментам, так и дел, подлежавших разрешению непосредственно министром. Она являлась рабочим органом, координировавшим делопроизводство и осуществлявшим связь со всеми структурными подразделениями министерства, подчиненными и другими учреждениями. Канцелярия имела ту же структуру, что и департамент: отделения, столы. Руководителем канцелярии являлся секретарь, правитель или директор. Для выполнения технической работы предусматривался большой штат писцов, письмоводителей, переводчиков, журналистов (регистраторов).