Источники пополнения архивного фонда РФ

      Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

      Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации.

      Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением.

      В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

      Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

      Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом.

     Записи в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

      В архиве разрабатываются порядок и схема учета архивных документов.

      Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

      Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

       В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

       В состав основных учетных документов архива входят:

- книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

- список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров;

- лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества архивных документов, состояния их описания, фиксации изменений в названии архивного фонда;

- лист учета аудиовизуальных  документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации;

- опись дел, документов - для поединичного  и суммарного учета архивных  документов, закрепления порядка  их систематизации, учета изменений  в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

-  реестр описей дел - для регистрации  описей дел;

- инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в  приложении к ним драгоценные  металлы и камни - для поединичного  и суммарного учета состава  и состояния таких дел;

-  паспорт архивохранилища - для  суммарного учета архивных фондов  и архивных документов данного  архивохранилища;

-  лист учета и описания  уникального документа;

-  список фондов, содержащих  особо ценные документы;

- опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел;

-  реестр описей особо ценных  дел, документов;

-  книга учета поступлений  страхового фонда и фонда пользования;

-  опись страхового фонда;

- дело фонда - комплекс документов  по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию;

-  лист-заверитель дела - для  учета количества листов в  деле;

- внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.

       Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

       Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

-  акта приема-передачи документов  на хранение;

-  акта приема на хранение  документов личного происхождения.

       Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ.

       Все принятые в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда.

       Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

- акта о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях документов;

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата документов собственнику;

- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

       При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

       При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

       Количество архивных документов архива изменяется в результате:

- выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

- проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;

- реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;

- описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

       Основанием для внесения изменений в учетные документы являются:

- акт о технических ошибках в учетных документах;

- акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

- акт о разделении, объединении  дел, включении в дело новых  документов;

- акт описания документов, переработки описей.

       Современные правила учета базируются на регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 года.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    В результате проведённого исследования по теме «Архивный фонд Российской федерации» можно сделать ряд выводов:

     Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

   Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

   Федеральный закон значительно повысил правовой статус архивов организаций. Возрастает понимание роли архивов как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур.

    В систему Федерального архивного агентства России входят государственные архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений).

      Классификация документов Архивного фонда РФ предполагает их научную группировку с целью правильного распределения по государственным архивам.

     Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда РФ в соответствии с его профилем.

     Документы Архивного фонда Российской Федерации учитываются по архивным фондам, архивным коллекциям, единицам хранения.

       В настоящее время все больше архивных документов переводят в электронный вид. Архив электронных документов - это, прежде всего, технологии и производственные процессы, обеспечивающие весь цикл хранения документов от экспертизы ценности до их использования, через учет, описание, обеспечение сохранности и развитие научно-справочного аппарата.

       Методология организации архивного хранения электронных документов только начинает складываться. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом мы окажемся среди других «путешественников» к открытому информационному обществу.

 

 

 

Список литературы

 

1. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04. №125-ФЗ (с изменениями от 4 декабря 2006 г. № 202-ФЗ).
2. Чмыхало А.Ю. Архивное дело: Учебное пособие / А.Ю.Чмыхало. - Томск: изд-во ТПУ, 2005. - 135 с.
3. Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина. Организация документов в архивах//Делопроизводство, 2002, № 3;
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 2003
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) [Текст] / 4-е изд. испр. и допол. –  М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.–408с.– 10 000 экз. – ISBN 5-87057-416-1.