Деловое общение

       Просьба. Используется в том случае, если ситуация рядовая, а отношение между руководителем и подчиненным основано на доверии и доброжелательности. Такая форма позволяет сотруднику высказать свое мнение на проблему в том случае, если она по каким-либо причинам не может быть решена. А если соответствующим образом произнести фразу, то у сотрудника не возникнет никакого сомнения, что это приказ.

       Вопрос. «Есть ли смысл заняться этим?”, “Как мы должны это сделать?». Лучше применять в тех случаях, когда вы хотите вызвать обсуждение, как лучше сделать работу или подтолкнуть сотрудника к тому, чтобы он взял инициативу на себя. При этом сотрудники должны быть добровольными и достаточно квалифицированными. В противном случае некоторые могут воспринять ваш вопрос как проявление слабости и некомпетентности.

       «Доброволец». «Кто хочет это сделать?». Подходит для такой ситуации, когда работу не хочет делать никто, но, тем не менее, она должна быть сделана. В этом случае доброволец надеется, что его энтузиазм будет соответствующим образом оценен в дальнейшей работе.  

       2.1.2. Этика делового общения подчинённого к руководителю.

       В деловом общении в отношении  подчиненного к своему начальнику, общее этическое правило поведения  можно сформулировать следующим  образом: «Относится к своему руководителю так, как вы хотели бы, чтобы к вам относились ваши подчиненные».

       Знать, как следует обращаться и относиться к своему руководителю, не менее важно, чем-то, какие нравственные требования следует предъявлять к своим подчиненным. Без этого трудно найти «общий язык» и с начальником и с подчиненными. Используя те или иные этические нормы, можно привлечь руководителя на свою сторону, сделать своим союзником, но можно настроить его и против себя, сделать своим недоброжелателем.

       Вот несколько необходимых этических норм и принципов, которые можно использовать в общении с руководителем.

         Стараться помогать руководителю в создании в коллективе доброжелательной атмосферы, упрочению справедливых отношений. Помнить, что руководитель нуждается в этом в первую очередь.

       Не  пытаться навязывать руководителю свою точку зрения или командовать им. Высказывать предложения или замечания тактично и вежливо.

         Если в коллективе надвигается  или уже случилось какое-либо  радостное или, напротив, неприятное  событие, то об этом следует сообщить руководителю. В случае неприятностей стараться помочь облегчить выход из этой ситуации, предложить свое решение.

       Не  разговаривать с начальником категорическим тоном, не говорить всегда только «да» или только «нет». Вечно поддакивающий сотрудник надоедает и производит впечатление льстеца. Человек, который всегда говорит «нет», служит постоянным раздражителем.

       Быть преданным и надежным, но не быть подхалимом. Иметь свой характер и принципы. На человека, который не имеет устойчивого характера и твердых принципов, нельзя положиться, его поступки нельзя предвидеть.

       Не  стоит обращаться за помощью, советом, предложением и т.д. «через голову», сразу к руководителю вашего руководителя, за исключением экстренных случаев. В противном случае такое поведение может быть расценено как неуважение или пренебрежение к мнению начальника или как сомнение в его компетентности. В любом случае ваш непосредственный руководитель в этом случае теряет авторитет и достоинство.

       Если  вас наделили ответственностью, деликатно поднимать вопрос и о ваших правах. Помнить, что ответственность не может быть реализована без соответствующей степени свободы действий.  

       2.1.3. Этика делового общения между коллегами.

       Общий этический принцип общения между  коллегами (руководителями или рядовыми членами группы), можно сформулировать следующим образом: «В деловом общении относиться к своему коллеге так, как вы хотели бы, чтобы он относился к вам». Если затрудняетесь, как вести себя в той или иной ситуации, поставьте себя на место вашего коллеги.

       Применительно к коллегам-управляющим следует  иметь в виду, что найти верный тон и приемлемые нормы делового общения с равными по статусу  сотрудниками из других подразделений – дело весьма непростое. Особенно если речь идет об общении и отношениях внутри одного предприятия. В этом случае они нередко являются соперниками в борьбе за успех и продвижении по службе. В то же самое время это люди, которые вместе с вами принадлежат к команде общего управляющего. В рассматриваемом случае участники делового общения должны чувствовать себя равными по отношению друг к другу.

       Вот несколько принципов этики делового общения между коллегами.

       Не требовать к себе какого-либо особого отношения или особенных привилегий со стороны другого.

       Попытаться достичь четкого разделения прав и ответственности в выполнении общей работы.

       Если  круг обязанностей пересекается с вашими коллегами, это весьма опасная ситуация. Если управляющий не разграничивает ваши обязанности и ответственность от других, попытайтесь сделать это сами.

       В отношениях между коллегами из других отделов следует отвечать самому за свой отдел, а не сваливать вину на своих подчиненных.

       Если  просят временно перевести в другой отдел вашего сотрудника, не посылать туда недобросовестных и неквалифицированных – ведь по нему там будут судить о вас и вашем отделе в целом.

       Не  относиться с предвзятостью к своим коллегам. Насколько возможно отбрасывать предрассудки и сплетни в общении с ними.

       Называть своих собеседников по имени и стараться делать это почаще.

       Улыбаться, быть дружелюбным и использовать все многообразие приемов и средств, чтобы показать доброе отношение к собеседнику. Помнить – что посеешь, то пожнешь.

       Не  давать обещаний, которые не сможете выполнить. Не преувеличивать свою значимость и деловые возможности. Если они не оправдаются, вам будет не удобно, даже если на это были объективные причины.

       Не  лезть человеку в душу. На работе не принято спрашивать о личных делах, а тем более проблемах.

       Стараться слушать не себя, а другого.

       Не  стараться показаться лучше, умнее, интереснее, чем есть на самом деле. Рано или поздно все равно выплывет наружу и встанет на свои места.

       Посылать импульсы ваших симпатий – словом, взглядом, жестом дайте участнику общения понять, что он вас интересует. Улыбайтесь, смотрите прямо в глаза.

       Рассматривать коллегу как личность, которую нужно уважать саму по себе, а не как средство для достижения собственных целей.  

       2.2. Этические и культурные требования к выступлению в аудитории.

       Публичное выступление - это устное монологическое высказывание с целью оказания воздействия на аудиторию. В сфере делового общения наиболее часто используются такие жанры, как доклад, информационная, приветственная и торговая речь.

       2.2.1. Этапы подготовки и проведения публичного выступления.

       В основе классической схемы ораторского  искусства лежит 5 этапов:

• Подбор необходимого материала, содержания публичного выступления;
• Составление плана, распределение собранного материала в необходимой логической последовательности;
• Словесное выражение», литературная обработка речи;
• Заучивание, запоминание текста;
• Произнесение.

       Сегодня в ораторской деятельности выделяют три основных этапа:

• Докоммуникативный;
• Коммуникативный;
• Посткоммуникативный.

       Каждый  из этапов содержит перечень конкретных действий, которые можно представить в виде таблицы:

Докоммуникативный Коммуникативный Посткоммуникативный 1.Определение  темы и цели выступления. Произнесение  речи. Анализ речи. 2.Оценка  аудитории и обстановки. Ответы на вопросы, ведение полемики.   3.Подбор  материала.     4.Создание  текста.     5.Репетиция.

 

       Подготовка  к любому ораторскому монологу начинается с определения его темы и цели. Тему определяет либо сам автор, либо те, кто приглашает его произнести речь. Название выступления должно быть ясным, четким, по возможности кратким. Оно должно отражать содержание речи и привлекать внимание слушателей При разработке повестки для совещаний необходимо особое внимание обращать на формулировку тем докладов и сообщений. Темы должны ориентировать людей на участие в обсуждении конкретных проблем. Поэтому целесообразно «расшифровывать» пункт повестки дня «Разное», «О разном» - человек будет иметь возможность заранее подготовить и продумать свое выступление. Некоторые речи не имеют названий: приветственная, митинговая и другие.

       Приступая к разработке текста, необходимо определить цель выступления. Говорящий должен ясно представлять, какой реакции  он добивается. Основные цели публичного монолога - сообщение и воздействие. Оратор может поставить задачу информировать слушателей, дать определенные сведения. Или он рассчитывает взволновать аудиторию, сформировать у людей убеждения, представления, которые станут мотивами их поведения, то есть призывает к каким - либо действиям. Часто эти цели перекрещиваются, совмещаются в одном выступлении. Свои цели и задачи следует сообщить слушателям.

       Важно оценить состав будущей аудитории, заранее настроиться на своих  слушателей, учитывая такие факторы: образовательный уровень, направление  образования (гуманитарное, техническое ...), познавательные интересы, пол, возраст, отношение к теме и к оратору.

       Всегда  легче говорить, обращаясь к однородному (гомогенному) составу (дилетанты, специалисты, коллеги, студенты, люди одинаковых политических взглядов и т. д.). Чем однороднее аудитория, тем единодушнее реакция на выступление.

       Обращаясь к молодежи, нельзя заигрывать, льстить, поучать, упрекать в незнании, некомпетентности, подчеркивать свое превосходство, уклоняться от острых проблем и вопросов.

       Перед слушателями с высоким уровнем  профессиональной или научной подготовки нельзя выступать, если нет новых взглядов, подходов к решению проблемы, нельзя допускать повторы, тривиальные суждения, демонстрировать свое превосходство, злоупотреблять цифрами, цитатами, уклоняться от существа проблемы.

       В неоднородной (гетерогенной) аудитории произносить речь труднее. Если публика различна по составу, надо, по возможности, адресовать какой - то фрагмент каждой группе. Следует заранее подумать о том, что сказать отдельным, особо авторитетным, важным персонам, если вы знаете, что они придут.

       Необходимо  также выяснить численность аудитории. Большим количеством слушателей сложнее управлять. В огромной массе  человек легковерен, склонен к  обезличиванию, не способен к критике, видит все в черно - белых красках, реагирует на эмоции. Чем больше аудитория, тем проще, нагляднее, образнее следует говорить.

       Знание  своих слушателей, «прицельная» подготовка речи приобретают особое значение при обсуждении какого - то трудного вопроса в узком кругу специалистов, деловых людей.

       Следует узнать, в какой обстановке будет проходить выступление - в зале, в кабинете, есть ли там кафедра, стол, микрофон ...

       Кафедра помогает сконцентрировать внимание на ораторе, за ней надо располагаться свободно, непринужденно, установив и стараясь сохранять постоянно расстояние.

       Важное  значение имеет  размещение слушателей в аудитории. Проксемика - наука о временной и пространственной организации общения.

       Надо  выяснить также после, каких других речей планируется ваше выступление. Ведь каждая последующая речь должна быть интереснее по содержанию и форме, чем предыдущая.

       Следующая ступень докоммуникативного этапа - «кодирование» - составление текста  - начинается с подбора материала. Чтобы выступление получилось содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько. Источники материала подразделяются на группы: