Деловая корреспонденция

• письмо-подтверждение;
• письмо-извещение;
• письмо-напоминание;
• письмо-предупреждение;
• письмо-декларация (заявление);
• письмо-распоряжение;
• письмо-отказ;
• сопроводительное письмо;
• гарантийное письмо;
• информационное письмо.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярные письма направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций), а обычные -- в один адрес.

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь. При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие:

на причину обращения:

Вследствие изменения цен на энергоносители...

Ввиду задержки получения груза...

В связи с неполучением счета-фактуры ...

Учитывая социальную значимость объекта ...

на ссылки:

Ссылаясь на устную договоренность ...

Ссылаясь на Ваше письмо от ...

На основании распоряжения о... 

Согласно постановлению правительства...

на цель:

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

В ответ на Ваш запрос ...

Во избежание конфликтных ситуаций...

К ним же относятся этикетные фразы:

Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Надеемся на скорейший ответ (решение нашего вопроса) ...

Примите наши поздравления ...

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

Просим рассмотреть наше предложение ...

Просим подтвердить получение груза ...

Предлагаем в счет взаимных поставок на... год ...

Поскольку регламентированные письма сплошь состоят из клишированных, стандартных фраз, задачей составителя письма является их адекватное, уместное использование. Но процесс составления регламентированных писем нельзя считать только механическим соединением стандартных конструкций. Стандартные конструкции облегчают составление текста делового письма отправителем, не исключая достаточно высокого уровня лингвистической подготовки составителя и творческого поиска с его стороны.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма -- речевое действие. С помощью речевого действия автор письма реализует свои цели и намерения. Глаголы-перформативы (от слова действовать) являются в деловых письмах социально значимыми действиями. Эти глаголы определяют конструкцию ключевой фразы, нередко и письма в целом.

К таким речевым актам относятся:

1) этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.;

2) сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;

3) подтверждения: подтверждаем;

4) заявления: заявляем, объявляем;

5) требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой,

6) обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;

7) напоминания: напоминаем;

8) предложения: предлагаем.

Эти глаголы-перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже -- в форме 3-го лица единственного числа.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы. Но язык нерегламентированных писем также содержит элементы стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции.

Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон, с одной стороны, и экспрессия -- с другой.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла.

Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств.

Этикет делового письма -- это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.

Деловая переписка носит более личный и динамичный характер и владение этим жанром деловой письменности на сегодняшний день входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера.

Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

Рассмотрим некоторые образцы деловой переписки.

1. Письмо-приглашение.

Письма-приглашения относятся к одному из самых массовых видов деловых почтовых отправлений. Необходимость в деловых контактах обусловливает адресацию приглашений одному, нескольким лицам от имени юридического лица или конкретного адресата (физического лица), представляющего ту или иную организацию. При необходимости приглашения большого количества людей используются тексты-трафареты с пробелами для фамилии, имени и отчества. Система факсовой связи сегодня облегчает задачи распространения корреспонденции.

 

Госстандарт РФ Всесоюзный научно-исследовательский институт по нормализации в машиностроении ВНИИНМАШ	Главному конструктору завода «Сокол» к.т.н. Кузнецову С.А.
Адрес:… Телефон... Телетайп...

 

Приглашение

 

Глубокоуважаемый Сергей Анатольевич!

 

5 мая 2006 г. в 12 часов в конференц-зале нашего института состоится обсуждение проекта новой линии теплопередачи.

Учитывая Ваш большой вклад в развитие технического прогресса в промышленности, направляю Вам проект и прошу принять участие, в его обсуждении.

Если Вы не сможете принять участие в обсуждении, прошу направить Ваши замечания и предложения по адресу: ____________

Председатель Ученого совета института                      П.Н. Сергеев     

Секретарь ученого совета                                                 А.Д. Сухов

 

 

2. Письмо-напоминание.

Письма-напоминания направляют тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: 1) напоминания о необходимости ответа на запрос; 2) напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут предприняты в случае их невыполнения.

Помета «вторично», помещаемая на поле письма, указывает на то, что это напоминание.

 

Российская Федерация Администрация Рязанской области Главное управление образования г. Рязань, ул. Полетаева, 106 №645 4.10.06 г.

Директору ООО «Мир книги» Соловьеву  А.Л.

 

Напоминаем, что в 2006 г. соглашение между Главным управлением образования Администрации Рязанской области и Роскнигой подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25% Главное управление образования не будет.

 

Начальник Главного управления образования

Е.Я. Крюк

 

3. Благодарственное письмо.

Благодарственные письма все активнее входят в практику делового общения. Широкое использование их определяется не только стандартом поведения менеджера, но и принципом оптимизации деловых отношений партнеров. Благодарят за предложение, за своевременный ответ, за участие в мероприятии, за качественно выполненную работу.

Директору ООО «Электронные системы» Литвинову Н.П.   от Маркова П.Ф. Директора МОУ-СОШ №24

МОУ-СОШ №24 г. Рязань

 

Уважаемый Николай Петрович,

Благодарю Вас за участие в приобретении компьютерного класса в МОУ-СОШ №24.

Это событие стало очередным этапом на пути развития информационных технологий в нашей школе.

Надеюсь, что наше дальнейшее сотрудничество будет плодотворным.

С уважением,                                   П.Ф. Марков

4. Письмо-просьба.

Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического лица, не поддается учету. Побуждение к какому-либо действию адресата в форме просьбы -- самый распространенный вид речевого действия в деловом общении. В форме просьбы пишутся заявления, служебные записки, ходатайства.

Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб -- однотипных речевых актов. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:

 

Прошу… Одновременно прошу… А также прошу…

Просим… Также просим… А также просим…

Нередко просьбе предшествует мотивация:

Поскольку оптовые цены выросли на 5%, просим Вас ...

В связи с переходом на новый график работы...

По причине отсрочки платежа ...

Ходатайство содержит просьбу в оказании содействия при решении сложных или спорных вопросов.

ООО «Альянс»

г. Рязань, ул. Северная, 58

Промышленное отделение

№ 2358 Сбербанка РФ

 

ООО фирма «Альянс» расчетный счет № 123456/2589 в связи с тем, что основная деятельность предприятия -- оптовая торговля, просит дать разрешение на использование торговой выручки на хозяйственно-операционные нужды, командировочные расходы и выдачу заработной платы.

 

Генеральный директор Главный бухгалтер

Петкун И.С. Капустина Г.Г.

 

5. Гарантийное письмо-запрос.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий осуществления сделки. Гарантироваться может плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполненных работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

 

 

Бланк или угловой штамп  дата, исх.номер

Директору завода «ЭКРАН» 443022, г. Самара, ул. Кирова, д. 24.

 

Гарантийное письмо

Просим Вас  выполнить строительство сборочного цеха №2.

      Оплату гарантируем с расчетного счета № 425902 в Воскресенском отделении Промстройбанка.

 

     Директор завода «ЭКРАН»                               А.И.Мороз

     Гл.бухгалтер                                                        Т.Н.Снежина

 

6. Сопроводительное письмо.

Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей, например, об отсылке контрактов, спецификаций, каталогов, образцов товара, грузов. Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов, грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка.

Сопроводительное письмо

Угловой штамп государственной нотариальной конторы (нотариуса, занимающегося частной практикой)

620151 г. Екатеринбург, проспект Ленина, дом 52, кв. № 12, гр. Константинову Валерию Александровичу