Автор: Пользователь скрыл имя, 07 Марта 2013 в 06:10, курсовая работа
Цель: раскрыть особенности деловой корреспонденции. Задачи:
- дать общую характеристику деловой корреспонденции, т.е. раскрыть историю формирования деловых документов на Руси и дать понятие деловой корреспонденции;
- рассмотреть особенности делового письма в условиях унификации - правила оформления и реквизиты делового письма, а также провести классификацию деловых писем.
Введение 3
1. Общая характеристика деловой корреспонденции 4
1.1. История формирования деловых документов на Руси 4
1.2. Понятие деловой корреспонденции 7
2. Особенности делового письма в условиях унификации 11
2.1. Правила оформления и реквизиты делового письма 11
2.2. Классификация деловых писем 15
Заключение 25
Список использованной литературы 26
Таким образом, все смысловые аспекты деловой корреспонденции реализуются в виде устойчивых логических форм. Тем самым процедура создания официальной бумаги упрощается настолько, что инициатору общения остается соединить в определенной последовательности стандартные языковые модели. Например, подтверждение получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями:
- Подтверждаем получение вашего заказа.
- С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.
- С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению.
Рассмотрим языковые формулы, выражающие мотивы создания деловой корреспонденции:
- В подтверждение нашей договоренности…
- В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…
- В соответствии с письмом заказчика…
- В порядке оказания помощи прошу Вас…
- В ответ на запрос сообщаем…
- Согласно постановлению…
- На основании нашего телефонного разговора…
Языковые формулы, выражающие причины создания деловой корреспонденции:
- Ввиду задержки получения груза…
- По причине задержки оплаты…
- В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…
- В связи с нарушением сроков поставки…
- Учитывая, что цены на энергоносители увеличились на…
- Учитывая увеличение спроса на продукцию…
- Ввиду особых обстоятельств…
- В связи с завершением работ…
- В связи с проведением совместных работ…
Языковые формулы, выражающие цель создания деловой корреспонденции:
- В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес…
- В целях увеличения товарооборота…
- В целях упорядочения работы структурных подразделений института…
- В целях расширения спектра образовательной деятельности университета…
- Во исполнение постановления Ученого совета университета…
- Во избежание конфликтных ситуаций…
- Для согласования спорных вопросов…
- Для согласования вопросов участия…
- С целью ознакомления с… просим выслать…
Типы речевых действий письменного делового общения:
Сообщение: сообщаем, ставим в известность, извещаем, уведомляем.
Предложение: предлагаем.
Просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю.
Подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем.
Обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем.
Напоминание, предупреждение: напоминаем.
Отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, не располагаем возможностью удовлетворить Вашу просьбу.
Выражение отношения: с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность, благодарим, желаем успехов, выражаем соболезнование.
С 1 июля
2003 года введен в действие новый Государственный
стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-
В настоящее время во многих странах, в том числе и в России активно идет процесс унификации делового письма.
Письма составляются на специальных бланках писем формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке. Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами3.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.
Информацию в документе несут не только
текстовые фрагменты, но и все элементы оформления
текста, носящие обязательный характер,
-- реквизиты. Реквизит -- это обязательный
информационный элемент документа, строго
закрепленный за определенным местом
на бланке, листе. Состав и расположение
реквизитов на бланках организационно-
Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте -- первые три в верхней части, а последний -- в нижней части листа после подписей.
Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб РФ; 02 - герб субъекта РФ; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; |
14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии |
Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов.
1) Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» (с изм. от 30.06.2003).
2) Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3) Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
4) Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
5) Датой документа является дата его подписания или утверждения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
6) Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
7) Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
8) Адресат - наименование и адрес получателя письма (наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже.
9) Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа. Например:
Об организации выездной торговли
О поставке угля по контракту № 33-02/567
О закупки кирпичного завода
Заголовок не должен превышать двух строк; если же строк две, то употребляется абзац.
10) Текст - основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4.
В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов. Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится. Например: Приложения: 1. Копия контракта с фирмой «Келлер» на 3 л. в 1 экз. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте письма, может быть сделано в таком виде: Приложение: на _____ л. в ______ экз. Этот реквизит может быть заготовлен на бланке письма.
11) Подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается.
12) Фамилия (или фамилия, имя и отчество) и телефон исполнителя.
Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация, как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной спонтанной деловой диалогической речи.
Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Это важно, потому что деловые письма выступают в роли инструмента, регулирующего экономико-правовые и социальные отношения между корреспондентами (контрагентами, партнерами, участниками социальных отношений).
Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные квалификационные признаки.
Коммерческие письма выделяются в деловой корреспонденции по тематическому признаку -- они оформляют, регистрируют заключение и выполнение коммерческой сделки, т.е. предваряют составление контракта (договора) и являются документами, регулирующими ход его выполнения4.
Коммерческие письма имеют статус документа. При рассмотрении дела в арбитражном суде они могут являться основанием для предъявления иска (письмо-рекламация, письмо-договор).
Остальные деловые письма, называемые иногда служебными, решают организационные вопросы, вопросы экономических и юридических отношений между корреспондентами и тоже относятся к документам.
Являясь официальными сообщениями, деловые письма не исключают параллельного устного сообщения на ту же тему, так как при устном сообщении о важном для деловых отношений событии часто остается необходимость письменного извещения (например, о согласии принять условия сделки).
По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа:
и не требующие обязательного ответа: