Автоматизированные системы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

Тема:  Автоматизированные системы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

План:

     Введение………………………………………………………………….3

1. Регистрация документов как одна из важнейших функций документирования управленческой деятельности организации….4
2. Формы автоматизации регистрации документов………………….7
3. Функции систем автоматизации и их применение на практике....11

     Заключение……………………………………………………………..15

      Список использованной литературы…………………………………16

Введение.

Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого предприятия особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. Независимо от правового статуса или организационных форм деятельности учреждения призваны активно взаимодействовать с органами исполнительной и законодательной власти, структурами, участвующими в регулировании экономики. Все это в свою очередь порождает специфический документооборот.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Использование компьютерных технологий ускоряет до­кументооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистра­ции документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

1.       Регистрация документов как одна  из важнейших функций документирования управленческой деятельности организации.

Одна из важнейших функций систем документационного обеспечения - функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией-записью учетных данных о документе по установленной форе, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осу­ществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения.

Как правило, регистрации подлежит не вся документация, поступа­ющая в организацию. Регистрируют документы, поступа­ющие из вышестоящих федеральных и местных государ­ственных органов и направляемые им в их адрес. Регист­рируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложе­ния, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспон­денция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистри­руется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации, состав­ляется специальный перечень. Перечень документов, не подлежащих регистрации, со­ставляет секретарь-референт или начальник канцелярии, и утверждает руководитель организации.

На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

- централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в журналах в служ­бе ДОУ или у секретаря-референта;

- децентрализованная, при которой регистрация документов осуществляется в журналах в структурных подраз­делениях секретарями подразделений;

- смешанная, сочетающая в себе элементы цент­рализованной и децентрализованной систем.

Практика показывает, что наиболее эффективной сре­ди рассматриваемых выше  систем является последняя, смешанная. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельнос­ти и личному составу, протоколы, акты, докладные за­писки и др.), а также предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию регистрируют в соответ­ствующих структурных подразделениях.

Важнейшим принципом регистрации документов яв­ляется однократность. Каждый документ должен регис­трироваться в организации только один раз.

В практической деятельности служб документационного обеспечения наибольшее распространение получили две формы регистрации доку­ментов - журнальная и карточная.

Журнальная форма может быть использована эффек­тивно в организациях с небольшим объемом документо­оборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Как минимум, при такой форме регистрации используются журналы: входящих документов; исходящих документов; внутренних докумен­тов; документов конфиденциального характера.

Документы внутреннего характера, в свою очередь, мо­гут учитываться в журналах учета приказов по организа­ции, протоколов, докладных записок на имя руководства, писем граждан и т.п.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков. Так, возникает необходимость повторной регистрации документа в процессе его передачи из подразделения в подразделение. Поиск информации при журнальной фор­ме усложнен, поскольку инициативный документ, напри­мер, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом. Журнальная форма негибка для справочной рабо­ты в архиве.

Использование автоматического дублирования тради­ционных журнальных записей в ПЭВМ (электронные жур­налы) исправляет перечисленные недостатки, но при большом количестве учетных единиц документов более удобной является карточная форма регистра­ции.

Карточная регистрация всех категорий документов осу­ществляется на единой по форме регистрационной карточ­ке.

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролировать­ся.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудо­емкость процесса регистрации по сравнению с журналь­ной формой.

2.       Формы автоматизации регистрации документов.

Автоматизированные системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

      программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями)

      поддержка распределенной обработки информации;

возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

      открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

      широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

      возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

      возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

      возможности контроля над прохождением документов;

      наличие системы оповещения должностных лиц;

      возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

      наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;

      наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

      ориентированность на отечественную концепцию документооборота.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистра­ции документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ пост­роено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет:

- внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

- организовать децентрализованную (на рабочих мес­тах) регистрацию документов непосредственно в структур­ных подразделениях с объединением сведений в докумен­тах в единой базе данных организации:

- организовать на основе базы данных информацион­но-справочную работу;

- организовать эффективный контроль за исполнени­ем документов.

Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних докумен­тов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обоб­щенный поиск сведений по всем документам органи­зации.

После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку. Ос­тальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

С внедрением автоматизированных систем регистра­ции документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения. Автоматизи­рованная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную кар­точку документа.

Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информацион­но-поисковой системы организации по всем документам.

Поиск сведений по конкретному документу может вы­полняться по неисполненным и исполненным докумен­там, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

При необходимости получения информации по кон­кретному документу на экран выводится, а затем распеча­тывается соответствующая регистрационная форма. Резуль­таты поиска информации по группе документов выводят­ся на экран в табличной форме, а также при необходимо­сти распечатываются.

Сведения по неисполненному документу или по ис­полненному соответственно показывают, у какого испол­нителя находится документ или в какое дело данный до­кумент подшит.

В настоящее время во многих организациях внедряет­ся или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит авто­матически при заполнении соответствующего поля.

Текущий контроль осуществляется путем вызова на эк­ран и распечатки списка документов, срок исполнения ко­торых истекает сегодня. Спе­циальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран спис­ки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.

При этом необходимо отметить, что автономные компьютеры на рабочих местах делопроизводителей или даже небольшие сети в канцеляриях или секретариатах принципиально не способны решить проблему автоматизации документооборота. Фактически они просто позволяют вести те же картотеки или журналы, пусть и в ином качестве.

Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.

Для организации такой работы с использованием сети, наиболее продвинутые из систем автоматизации делопроизводства и документооборота позволяют как отслеживать бумажный документооборот, так и организовать перемещение по сети и работу с электронными документами.

В идеале же сеть должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.