Аналіз руху документів в організації

Використання журнальної форми реєстрації (Додаток 2) документів допускається на невеликих підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.

Підписаний та зареєстрований документ передають до служби діловодства або особі, відповідальній за діловодство на підприємстві, для належного опрацювання й відправлення. На великих підприємствах цю функцію виконує так звана експедиція, яка, як правило, належить до служби діловодства.

Вихідні документи надсилають адресатам поштою, каналами електронного зв’язку, а також користуючись послугами кур’єрської служби.

Під час приймання від виконавців вихідних документів працівник служби діловодства (особа, відповідальна за діловодство на підприємстві) зобов’язаний перевірити:

• правильність оформлення документа загалом і розміщення на ньому всіх необхідних реквізитів;
• правильність зазначення адреси;
• наявність і повноту додатків;
• наявність усіх необхідних підписів у самому документі й додатках до нього;
• наявність віз на відпуск документа, що залишається у справі підприємства;
• відповідність кількості примірників кількості зазначених адресатів.

В оригіналах документів, які підлягають поверненню, у правому куті верхнього берега першого аркуша проставляють відбиток штампа «Підлягає поверненню».

Різні документи, що одночасно надсилають одному й тому ж адресатові, дозволяється укладати в один конверт. При цьому на конверті проставляють реєстраційні індекси всіх документів, що знаходяться в конверті.

Документи, що їх адресують постійним кореспондентам, рекомендовано відправляти в конвертах з адресою одержувача й відправника. Такі конверти слід виготовити заздалегідь машинописним або друкарським способом.

Документи з електронними носіями (на дискетах, дисках, флеш-картах тощо) відправляють лише із супровідним листом в упакуванні, що відповідає технічним вимогам збереження відповідних носіїв.

Копію (так званий відпуск) супровідного листа підшивають до справи на загальних умовах згідно з номенклатурою справ підприємства.

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 4. РУХ ВНУТРІШНЬОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

 

Документопотік внутрішніх документів - це рух документів,які використовуються для організації роботи підприємства, устано-ви, закладу. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш значних структурних підрозділів(особливо якщо вони територіально віддалені одні від одних) і накази та розпорядження керівництва організації. Через канцелярію проходять також і внутрішні документи, що породжують вихідні. Зокрема, у відповідності до загальних правил діловодства єдиний засіб відправити запит, лист або матеріали до зовнішньої організації - це направити внутрішній документ до канцелярії, де його перетворять у вихідний і відправлять у сторонню організацію.

Документопотік внутрішньої документації складається з таких процесів:

• складання проекту документа;
• погодження документу та оформлення оригіналу;
• підписання та реєстрація документу;
• контролювання та виконання документу;
• формування до справи;
• зберігання або знищення.

 

 

 

 

РОЗДІЛ 5. АНАЛІЗ РУХУ ДОКУМЕНТІВ В ОРГАНІЗАЦІЇ ТОВ «ЛІДЕР ПРОДУКТ»

 

Документообіг – це рух документів з моменту їх створення або надходження до завершення роботи з ними. Документообіг складається з документопотоків до яких відносять документопотік вхідної документації, внутрішньої документації та вихідної документації.

Правильна організація роботи з документами на підприємствах полягає у створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документальної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення чи передачі в архів.

Сучасний документообіг розглянемо на прикладі фірми оптової торгівлі Товариство з обмеженою відповідальністю «Лідер Продукт». Реквізити фірми:

 

 

ТОВ «ЛІДЕР ПРОДУКТ»
Код  ЄДРПОУ	37120705
Індивідуальний податковий №	371207010096
Свідоцтво ПДВ №	100308313
МФО	380292
Поточний рахунок №	26001017763
Назва банку	ПАТ «ЄБРФ»  м. Київ
Юридична адреса	09351 Київська обл., Володарський р-н., с. Рачки, вул. Леніна 53
Поштова адреса	04080 м. Київ, вул. Новоконстянтинівська 9 (Бізнес центр Лікра)
Директор	Пугач Л.Д.

 

Документообіг на фірмі побудовано відповідно реєстрам документів та розподілені на:

1. Реєстр статутних документів
2. Реєстр кадрових документів
3. Реєстр документів господарської діяльності
4. Реєстр вхідної та вихідної документації.

 

Статутні документи

Спочатку організації фірми ТОВ «Лідер продукт» провели збори засновників, склали протокол  зборів. Протокол є підставою для складання статуту підприємства. В цьому статуті описані всі аспекти правової та господарської діяльності підприємства, а саме:

• назва підприємства українською та англійською мовами;
• фактична та юридична адреса;
• розмір статутного капіталу;
• склад та частки засновників;
• паспортні та податкові данні засновників;
• дозволена господарська діяльність;
• інше.

Статут реєструється в державних органах та є основним правовим документом для керівництва діяльністю фірми.

Реєстраційні органи влади для початку діяльності підприємства видають наступні свідоцтва:

• виписка з єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ);
• свідоцтво про реєстрацію в органах статистики;
• довідка про взяття на облік в податковій інспекції як платника податків в т.ч. ПДВ (Додаток 7);
• довідка про взяття на облік як платника єдиного соціального внеску (пенсійний та інші фонди);
• інші необхідні форми довідок.

Всі ці документи є необхідними для ведення повноцінної господарської діяльності на ряду з довідками про відкриття поточних рахунків у банківських установах. Наприклад у ТОВ «Лідер продукт» поточні рахунки відкриті у декількох банках, таких як АБ «Райффайзенбанк Аваль» та ПАТ «Апекс Банк».

Кадровий документообіг

Коли людина приходить на фірму щоб отримати роботу їй пропонують написати заяву для прийому на роботу.

Зразок:

Директору ТОВ «Лідер продукт» Пугач Л. Д. Андрєєвої Марії Максимівни   ЗАЯВА. Прошу прийняти мене на посаду офіс менеджера із зарплатою згідно штатного розкладу.

Наприкінці ставиться дата заяви та підпис співробітника.

Директор візує заяву, підписую наказ про приймання на роботу та передає цей пакет документів спеціалісту з кадрів, який заводить картку працівника.

Документообіг господарської діяльності

Згідно статуту діяльність у ТОВ «Лідер продукт» здійснюється на основі господарських договорів (Додаток 4). Договори містять у собі всю необхідну інформацію що до реквізитів сторін договору та умов проведення господарських операцій. Кожна господарська операція згідно договору супроводжується належним чином оформленим пакетом документів:

• рахунок-фактура (Додаток 5);
• видаткова накладна (акт виконаних робіт (Додаток 6));
• податкова накладна;
• товарно-транспортна накладна;
• довіреність;
• інше за вимогою договору.

Всі ці документи є основою для ведення бухгалтерського та податкового обліку на підприємстві, реєстр яких є відповідальністю бухгалтера фірми.

Офіс менеджер фірми відповідає за складання та своєчасне оперативне ведення основних реєстрів у вигляді електронних таблиць або заповнення їх від руки та підшивання у папки із відповідними назвами на корешках.

 

 

 

ВИСНОВКИ

 

В даній курсовій роботі була розкрита тема: «Аналіз руху документів в організації»

Було розглянуто основні етапи документообігу, поняття про документ, рух вхідної, вихідної та внутрішньої документації; досліджено процес руху документів в ТОВ «Лідер Продукт».

З проведеного дослідження можна зробити наступні висновки:

Документ – це матеріальний об’єкт із зафіксованою певним чином інформацією що передається у просторі та часі.

Документ містить 32 реквізити

Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції встановленої чинним законодавством та нормативно правовими актами.

За назвою розрізняють: накази; положення; протоколи; вказівки; інструкції; звіти; службові листи; заяви тощо.

За місцем складання розрізняють такі документи: внутрішні та зовнішні.

Вхідні документи підприємства — це документи, одержані від інших підприємств, установ та організацій, а також від громадян.

Документи вхідної документації складаються з таких ділових процесів, як:

• приймання та попередній розгляд документу;
• реєстрація документу;
• розгляд документу керівником;
• контролювання документу;
• виконання документу;
• зняття документу з контролю;
• формування до справи;
• зберігання або знищення документу.

 

Документопотік вихідної документації складається з таких етапів:

• підготовка проекту документа;
• погодження документу та оформлення оригіналу;
• підписання та реєстрація;
• відправлення.

Документопотік внутрішніх документів - це рух документів,які використовуються для організації роботи підприємства, устано-ви, закладу.

Документопотік внутрішньої документації складається з таких процесів:

• складання проекту документа;
• погодження документу та оформлення оригіналу;
• підписання та реєстрація документу;
• контролювання та виконання документу;
• формування до справи;
• зберігання або знищення.

 

 

 

 

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник / К. Д. Гордієнко. – Київ: КНТ, 2006. – с. 51-60.
2. Комова М. В. Діловодство: навчальний посібник / М. В. Комова. – Львів: Тріада плюс, 2006. – с. 30-43.
3. Козоріз В. П. Загальне і кадрове діловодство: навчальний посібник / В. П. Козоріз, Н. І. Лапицька. –Київ: МАУП, 2002. – 165с.
4. Палеха Ю. І. Організація сучасного діловодства: навчальний посібник / Ю. І. Палеха. – Київ, 2007. – 191с.
5. Конспект з предмету «Діловодство»;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 1

до 2 розділу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЖУРНАЛ

реєстрації вхідних документів

 

 

 

 

Дата надходження документа	Вхідний реєстраційний індекс документа	Автор документа	Дата та індекс одержаного документа	Короткий зміст документа	Резолюція чи відповідальний виконавець	Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання	Відмітка про виконання документа
1	2	3	4	5	6	7	8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 2

до 3 розділу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЖУРНАЛ

реєстрації вихідних документів

 

 

Дата відправлення документа	Вихідний реєстраційний індекс документа	Адресат документа	Короткий зміст документа	Прізвище особи, яка підписала документ	Прізвище виконавця документа	Примітка
1	2	3	4	5	6	7