Аналіз руху документів в організації

 

 

 

ЗМІСТ

 

 

Вступ…………………………………………………………………………….5-6

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ…………………………………….…7

1. Визначення документа………………………………………………………...7
2. Ознаки документа……………………………………………………………..7
3. Реквізити з яких складаються документи…………………………………8-9
4. Засвідчення документів………………………………………………………9
5. Поділ документів за назвою………………………………………………...10
6. Документи за місцем складання……………………………………,……...10

РОЗДІЛ 2. РУХ ВХІДНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ……………………………...10-17

РОЗДІЛ 3. РУХ ВИХІДНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ…………………………...17-24

РОЗДІЛ 4. РУХ ВНУТРІШНЬОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ………………………24-25

Розділ 5. Аналіз руху документів в організації ТОВ «Лідер продукт»…..25-29

Висновки…………………………………,…………………………………..30-31

Список літератури……………………………………………………………….32

Додаток 1…………………………………………………………………………33

Додаток 2…………………………………………………………………………34

Додаток 3…………………………………………………………………………35

Додаток 4…………………………………………………………………………36

Додаток 5…………………………………………………………………………37

Додаток 6…………………………………………………………………………38

Додаток 7…………………………………………………………………………39

Додаток 8…………………………………………………………………………40

ВСТУП

 

Діловодство - це сфера практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, кожної установи та організації незалежно від форми власності. Правильна організація діловодних процесів безпосередньо впливає на економічні результати та ефективність діяльності установ. До СТВОРЕННЯ ДОКУМЕНТІВ тією чи іншою мірою причетні більшість працівників установ. Водночас організацію роботи з документами покладають на самостійний, організаційно відокремлений підрозділ - службу діловодства, яка може називатися по-різному: канцелярія, загальний відділ, управління документаційного забезпечення, відділ організації діловодства, сектор діловодства тощо. У невеликих установах ці функції виконує, як правило, секретар, діловод.

Об’єктом дослідження курсової роботи буде документообіг та ТОВ «Лідер продукт».

Метою дослідження є проходження документів, як одне з важливих завдань в організації.

Відповідно до мети сформульовано такі завдання дослідження:

• Визначити поняття про документ, його ознаки, які реквізити містить, які існують види документів та документи за місцем складання;
• Визначити які етапи проходить внутрішня документація, вхідна та вихідна документації;
• Проаналізувати рух документів в конкретній організації.

Предметом дослідження – є документообіг в організації. У дослідженні використані теоретичні положення та висновки відносно різних видів документації. Такі матеріали містяться у монографічних роботах, навчальних посібниках, статтях, дисертаційних дослідженнях.

Дана робота складається із вступу, п’яти розділів, висновків, списку використаної літератури та додатків.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ ПРО ДОКУМЕНТ

 

1. Визначення документа

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – письмовий доказ, джерело відомостей довідкового характеру.

Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.

У практичній діяльності правоохоронних органів найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.

Документ – це матеріальний об’єкт із зафіксованою певним чином інформацією що передається у просторі та часі.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Ознаки документа:

 

• наявність інформації яка має певний зміст;
• стабільно матеріальна форма що забезпечує тривале використання та зберігання;
• функції для передавання інформації у просторі та часі;
• документ має бути достовірним, переконливим, належним чином оформленим, мати юридичну силу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Реквізити з яких складаються документи:

1 — зображення Державного герба України

02 — зображення емблеми організації або товарного знака

03 — зображення нагород

04 — код організації

05 — код форми документа

06 — назва організації  вищого рівня

07 — назва організації

08 — назва структурного  підрозділу організації

09 — довідкові дані  про організацію

10 — назва виду документа

11 — дата документа

12 — реєстраційний індекс  документа

13 — посилання на реєстраційний  індекс і дату документа, на  який дають відповідь

14 — місце складання  або видання документа

15 — гриф обмеження  доступу до документа

16 — адресат

17 — гриф затвердження  документа

18 — резолюція

19 — заголовок до тексту  документа

20 — відмітка про контроль

21 — текст документа

22 — відмітка про наявність додатків

23 — підпис

24 — гриф погодження  документа

25 — візи документа

26 — відбиток печатки

27 — відмітка про засвідчення  копії

28 — прізвище виконавця  і номер його телефону

29 — відмітка про виконання  документа і направлення його до справи

30 — відмітка про наявність  документа в електронній формі

31 — відмітка про надходження  документа до організації

32 — запис про державну  реєстрацію

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Засвідчення документів

• це надання документу юридичної сили.

Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції встановленої чинним законодавством та нормативно правовими актами.

Документи підписуються як правило однією особою,інколи відповідальність за документ несуть декілька осіб, тоді підписів декілька які йдуть один за одним. Особливим способом після підписання є «ЗАТВЕРЖДЕННЯ». Затвердження здійснюється за допомогою грифа затвердження.

На документах що засвідчують права громадян і юридичних осіб фіксують факт витрати коштів та матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися печаткою.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Поділ документів за назвою

За назвою розрізняють: накази; положення; протоколи; вказівки; інструкції; звіти; службові листи; заяви тощо.

 

 

1.6   Документи за місцем складання

За місцем складання розрізняють такі документи: внутрішні та зовнішні:

• внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації чи установи, де їх складено;
• зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2. РУХ ВХІДНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

 

Документи вхідної документації складаються з таких ділових процесів, як:

• приймання та попередній розгляд документу;
• реєстрація документу;
• розгляд документу керівником;
• контролювання документу;
• виконання документу;
• зняття документу з контролю;
• формування до справи;
• зберігання або знищення документу.

 

Вхідні документи підприємства — це документи, одержані від інших підприємств, установ та організацій (далі — підприємство), а також від громадян.

У загальному потоці вхідної кореспонденції слід виокремлювати певні групи документів, що впливає на подальші процеси проходження й насамперед виконання відповідних документів. Тому, як правило, вхідні документи класифікують за кореспондентами (їх авторами):

• документи державних органів вищого рівня (укази, розпорядження, рішення, постанови, висновки тощо), що містять певні важливі доручення або які надсилають до відома;
• документи (накази, розпорядження, листи тощо) організації вищого рівня, до
• сфери управління якої належить відповідне підприємство;
• документи підвідомчих підприємств (плани, звіти, зведення, доповіді, огляди,
• аналітичні довідки тощо);
• документи сторонніх підприємств та інших суб’єктів господарювання з інформацією щодо вирішення певних питань або вжиття спільних заходів;
• звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян;
• запити на інформацію.

Окрім того, всі вхідні документи за змістом можна класифікувати на ініціативні документи та листи-відповіді, тобто документи, отримані у відповідь на запит підприємства. Ініціативні, у свою чергу, також поділяють на ті, що потребують виконання й відповіді, та надіслані до відома.

Усі документи, що надходять на підприємство, приймає або служба діловодства, або особа, відповідальна за діловодство на підприємстві (якщо у структурі підприємства не передбачено служби діловодства як окремої структурної одиниці).

Особа, відповідальна за діловодство, має право розкривати всі конверти з вхідною кореспонденцією за винятком тих, що мають напис Особисто.

Документи, доставлені не за адресою, слід переслати адресатові за належністю або повернути відправнику.

Дату (а іноді й час) надходження документа на підприємство обов’язково фіксують безпосередньо на вхідному документі таким чином: у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша проставляють відмітку про його надходження.

У кореспонденції, яку не можна розкривати (передусім ту, що має напис Особисто), штамп проставляють безпосередньо на конверті (пакеті).

Якщо в конверті було виявлено відсутність вкладень, зазначених у супровідному документі, або окремих аркушів, а також помилки в оформленні документа, що виключають можливість його виконання (зокрема, відсутність підпису посадової особи, відбитку печатки, грифу затвердження чи інших реквізитів, які надають певному документові юридичної сили), потрібно надіслати відправникові письмовий запит або зателефонувати йому. При цьому на супровідному документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (телефонної розмови).

У разі пошкодження конверта або іншого упакування, що спричинило зіпсування вкладень чи неможливість прочитання тексту документа, складається акт про пошкодження у двох примірниках. Один примірник акта направляється відправникові, другий — зберігається в особи, відповідальної за діловодство на підприємстві.

Документи, адресовані керівництву підприємства, а також без адресування конкретній посадовій особі або структурному підрозділу, підлягають попередньому розгляду особою, відповідальною за діловодство на підприємстві, яка потім передає їх на розгляд керівництва або у відповідні структурні підрозділи підприємства.

Попередній розгляд вхідних документів мають здійснювати в день їх одержання або в перший робочий день у разі їх надходження в неробочий час.

Першочерговим завданням є виокремлення документів, що потребують обов’язкового розгляду керівником підприємства (його заступниками або керівниками структурних підрозділів).

На стадії попереднього розгляду особа, відповідальна за діловодство на підприємстві, повинна також виокремити з вхідної кореспонденції ті документи, що не підлягають реєстрації, а саме:

• графіки, наряди, заявки, рознарядки;
• зведення й інформацію, надіслані до відома;
• навчальні плани, програми (копії);
• рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо;
• прейскуранти (копії);
• норми витрати матеріалів;
• вітальні листи й запрошення;
• друковані видання (книги, журнали, бюлетені);
• наукові звіти за темами;
• місячні, квартальні, піврічні звіти;
• форми статистичної звітності;
• договори.