Аналіз руху документів в організації

 

Після завершення попереднього розгляду документ підлягає реєстрації.

Вхідні документи слід реєструвати в день їх надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час.

Для реєстрації вхідної кореспонденції на підприємстві можна застосовувати одну з трьох реєстраційних форм — журнальну (Додаток 1), карткову (Додаток 8) або автоматизовану (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).

Журнальну форму реєстрації документів використовують на невеликих підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.

Журнал реєстрації можна вести в зошиті формату А4 або складати його з окремих аркушів-бланків, що дасть змогу заповнювати їх будь-якими засобами запису й поступово повністю сформувати журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в комп’ютер і подальшим її роздрукуванням.

На розгляд керівника підприємства вхідний документ подають у день його надходження або на наступний робочий день, якщо документ надійшов у неробочий час.

Керівнику підприємства відразу після реєстрації в папці з грифом Невідкладно передають:

• акти державних органів і доручення вищих посадових осіб;
• запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України;
• кореспонденцію від організації вищого рівня, до сфери управління якої належить
• підприємство.
• За підсумком розгляду вхідного документа керівник власноруч проставляє на
• ньому резолюцію — короткий напис із указівками щодо виконання документа.
• Резолюція максимально може складатися з таких елементів:
• прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку;
• зміст доручення;
• термін виконання;
• особистий підпис керівника;
• дата.

 

Резолюцію проставляють на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі, призначеному для підшивання документа у справу. На вхідному листі резолюцію рекомендовано розташовувати під реквізитом «Адресат».

Вхідний документ, розглянутий керівником підприємства, повертають до служби діловодства або особі, відповідальній за діловодство, після чого у відповідну реєстраційну форму вносять зміст резолюції керівника й передають документ на виконання безпосередньому(-ім) виконавцеві(-ям).

Документ, який мають виконувати кілька структурних підрозділів, передають виконавцям або по черзі, або одночасно в копіях. При цьому оригінал документа передають головному виконавцю, зазначеному в резолюції першим.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає:

• строки подання ними пропозицій;
• порядок погодження й підготовки проекту документа - відповіді.

Співвиконавці відповідають за якість підготовки та своєчасність подання пропозицій головному виконавцю. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника підприємства.

Виконання вхідного документа передбачає:

• збирання й опрацювання необхідної інформації;
• підготовку проекту документа-відповіді (його оформлення, узгодження з усіма виконавцями);
• подання на підписання (затвердження) керівництву підприємства (структурного підрозділу);
• підготовку листа-відповіді для відправлення адресату (за необхідності).

Виконаний вхідний документ направляють на зберігання до справи згідно з номенклатурою справ підприємства, а на самому документі обов’язково проставляють відмітку про його виконання і направлення до справи.

Максимально ця відмітка може містити такі дані:

• слова До справи (без лапок) і номер справи, в якій документ буде зберігатися;
• коротку довідку про виконання;
• назву посади виконавця, його особистий підпис, розшифрування підпису;
• дату направлення документа до справи.

 

Узгоджене й оперативне виконання вхідної документації — це запорука полегшення роботи насамперед самих працівників, а також збереження хорошої репутації підприємства перед його бізнес-партнерами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 3. РУХ ВИХІДНОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

 

Відправлені організацією документи називаються вихідними. Вихідні документи, у тому числі виготовлені на ПК, обробляються й надсилаються в день їх одержання від виконавців або не пізніше наступного дня. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації.

Документопотік вихідної документації складається з таких етапів:

• підготовка проекту документа;
• погодження документу та оформлення оригіналу;
• підписання та реєстрація;
• відправлення.

 

Підготовку вихідного документа починають зі складання проекту документа. Зазначену роботу виконує структурний підрозділ, діяльність якого найбільше стосується змісту цього документа. Утім, до підготовки проекту документа може бути залучено відразу кілька структурних підрозділів одного підприємства, наприклад відділ кадрів і бухгалтерію. При цьому відповідальним (головним) виконавцем, як правило, призначають одну посадову особу, яка повинна координувати виконання документа іншими працівниками.

На цьому етапі здійснюють:

• формулювання тексту документа на підставі інформації, задля фіксування якої
• цей документ створюють;
• формулювання заголовка до тексту документа;
• визначення адресата(-ів), якому(-им) планується направити документ;
• опрацювання додатків до документа в разі їх наявності;
• комп’ютерне оформлення проекту документа.

 

Текст документа має бути сформульований стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторень і вживання слів та зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Текст вихідного службового листа найчастіше оформлюють у вигляді суцільного зв’язного тексту, а додатки до нього можуть бути оформлені в анкетній і (або) табличній формі.

Суцільний зв’язний текст, як правило, має дві частини. У першій (вступній) зазначають підставу, обґрунтування або мету складання документа, у другій (заключній) — висновки, пропозиції, прохання. В окремих випадках текст документа може містити лише одну частину, в якій висловлено прохання без додаткових пояснень.

Мову тексту вихідного документа обирають з урахуванням територіального розташування адресата. Тексти документів, які надсилають зарубіжним адресатам, можна складати українською мовою, мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Документи, що їх направляють до державних органів, слід складати тільки українською мовою.

Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту. Це прискорює розгляд документа, його виконання та сприяє правильному формуванню справ.

Вихідні документи, зокрема службові листи, обов’язково повинні мати заголовки до тексту, адже це значно полегшує роботу з ними на всіх етапах їх проходження: від реєстрації на підприємстві адресанті до направлення їх до справи після виконання на підприємстві адресаті.

Вихідні документи підприємства адресують іншим підприємствам, їх структурним підрозділам або конкретним посадовим особам, а також іншим юридичним і фізичним особам, як правило, у відповідь на запити цих осіб.

Адресування документа оформлюють за допомогою реквізиту «Адресат», що містить сукупність точних і повних даних, згідно з якими документ має бути доставлений за місцем призначення.

Реквізит «Адресат» може мати такі складові:

• назва підприємства-адресата;
• назва структурного підрозділу;
• назва посади одержувача;
• прізвище та ініціал(и) одержувача;
• поштова адреса.

 

Якщо документ адресують підприємству чи його структурному підрозділу, то назву подають у називному відмінку.

Якщо документ адресують посадовій особі із зазначенням підприємства та структурного підрозділу, в якому вона працює, то назву підприємства й назву відповідного структурного підрозділу подають у називному відмінку, а посаду та прізвище посадової особи — у давальному.

Підготувати проект документа в електронному вигляді за допомогою комп’ютера може працівник, відповідальний за організацію діловодства в структурному підрозділі.

У разі потреби в оцінці доцільності видання документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюють зовнішнє погодження проекту документа зі сторонніми підприємствами чи іншими юридичними особами і (або) внутрішнє погодження (візування) цього проекту всередині самого підприємства (зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до своєї компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа).

Для того щоб уникнути почергового погодження (візування) проекту й скоротити час цієї процедури, копії підготовленого проекту слід одночасно направити всім посадовим особам і стороннім юридичним особам, які беруть участь у погодженні (візуванні) документа. Копії можна надсилати як в електронному, так і в паперовому вигляді, залежно від прийнятої на підприємстві системи організації документообігу.

Наприклад, якщо на підприємстві запроваджено систему електронного документообігу, посадовим особам цього підприємства на візування надсилають електрон ні копії проекту документа.

Визначення кола посадових осіб, які повинні завізувати проект вихідного документа, залежить від змісту цього документа. Якщо в ньому порушено юридичні питання, зокрема ті, що стосуються прав, обов’язків підприємства, його керівництва, виконання договірних зобов’язань, є посилання на законодавчі, інші нормативно-правові акти, то такий документ має обов’язково завізувати юридична служба (юрисконсульт) підприємства. Якщо вихідний документ містить фінансові зобов’язання підприємства чи іншу інформацію фінансового характеру, такий документ візує фінансова служба (головний бухгалтер) підприємства. Зокрема, це стосується гарантійних листів.

На підставі зауважень і пропозицій, отриманих відповідальним виконавцем за результатами погодження (візування) проекту документа, до нього вносять відповідні зміни й доповнення.

Остаточно підготовлений проект документа передають на підписання керівнику підприємства, або одному з його заступників, або керівнику структурного підрозділу, якщо останній має право підпису вихідних документів. Як правило, керівник підприємства (або за його дорученням заступник) підписує документи, що надсилають на адресу вищих та центральних державних органів, зокрема організації вищого рівня, до сфери управління якої належить відповідне підприємство, а також народним депутатам України. Вихідні документи, адресовані стороннім підприємствам або іншим юридичним особам і громадянам, можуть підписувати заступники керівника або керівники структурних підрозділів підприємства. Але, як свідчить практика, найчастіше це робить сам керівник підприємства.

До передання проекту документа на підписання відповідальний виконавець повинен ретельно перевірити правильність формулювання його змісту, оформлення в цілому й окремих реквізитів документа, наявність усіх необхідних віз і додатків, а також матеріалів, на підставі яких його було підготовлено. Ці матеріали (відеозаписи, компакт-диски, схеми, малюнки, креслення, паперові документи тощо) передають керівникові разом з проектом документа або ж вони знаходяться у відповідального виконавця, який на вимогу керівника передає їх йому. Наприклад, доручення організації вищого рівня або ініціативний лист іншої юридичної особи завжди прикладають до листа-відповіді, що подають керівникові на підписання.

При підписанні документа керівник може внести до нього свої виправлення й доповнення. У такому разі відповідальний виконавець повинен урахувати їх, доопрацювати проект і подати на підписання виправлений остаточний варіант документа.

При цьому попередній варіант документа з правками керівника не знищують, а залишають на зберігання у відповідній справі.

Передання вихідних документів на підписання керівникові здійснюють через його помічника (секретаря) або через службу діловодства підприємства. При цьому секретар або працівник зазначеної служби має право не прийняти документ, якщо він оформлений з порушеннями встановлених вимог.

Після підписання або затвердження керівником підприємства вихідний документ підлягає обов’язковій реєстрації.

Реєстрація вихідного документа — це запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт відправлення шляхом зазначення на ньому у відповідному встановленому на бланку місці дати й реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах (журналі, картотеці, електронній базі даних) певних відомостей про цей документ.