Бухгалтерские счета и двойная запись

В случае разногласий  между руководителем организации  и главным бухгалтером по осуществлению  отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей в регистрах аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается  законность хозяйственной операции.

2. В соответствии  с оформлением документов установленным  требованиям, проверяется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.

3. Правильность  арифметических подсчётов. 

Неправильно оформленные  документы возвращаются для исправления  или задерживаются для выяснения обстоятельств.

Проверенные и  принятые документы обрабатываются:

· группировка  по однородным операциям 

· таксировка, т.е. денежное измерение 

· котировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

В установленные  сроки документы сдаются в архив. Установленный порядок движения документов, начиная от составления или получения со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.  

5.      Учетные регистры.

Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

Классификация учётных регистров:

1. По видам  бухгалтерских записей регистры  делят на:

А) хронологические - данные первичных документов регистрируют в 

порядке их поступления в бухгалтерию

Пример: кассовые книги, регистрационные журналы 

Б) систематические - производится группировка хозяйственных  операций по однородным признакам.

2. По объёму  и содержанию регистры делятся  на:

А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в

денежном измерении  в обобщённом виде

Пример: Оборотная  ведомость 

Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в 

том числе и  в натуральном измерении.

В) комбинированные  регистры - объединяют и синтетический и

аналитический учёт.

3. По форме  построения 

А) односторонние - все записи на одной стороне  листа 

Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По внешнему виду

А) бухгалтерские  книги - скреплённые и сшитые в  брошюру листы.

Б) карточки - таблицы  на бланках из картона и т.п.

В) свободные  листы - таблицы со специальным графлением для 

синтетического  и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

Г) машинные носители информации - машинограммы.

В последнем  случае организация обязана изготовлять  за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

При хранении регистров  бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

"Содержание  регистров бухгалтерского учета  и внутренней бухгалтерской отчетности  является коммерческой тайной, а  в случаях, предусмотренных законодательством  государства, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и  государственную тайну. За ее разглашение  они несут ответственность, установленную законодательством государства.

Обработанные  документы систематизируются по видам операций и подшиваются  в папки в хронологическом  порядке, затем производится нумерация  документов. На обложке указывается  количество документов. После этого  папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

При изъятии  первичных учётных документов налоговыми органами необходимо наличие мотивирующего  постановления должностного лица. Изъятие  документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

При использовании  автоматизации в бухгалтерском  учёте можно отказаться от ряда первичных  документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

Информация, которая  находит отражение в учетных  документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться  с наименьшими затратами труда  и времени.  
 
 

  II. Инвентаризация как метод бухгалтерского учета

В целях обеспечения  достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности предприятия  обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.  

1.      Инвентаризация: понятие, виды, классификация

При инвентаризации предприятия (организации) руководствуются следующими нормативными документами:

· Закон "О  бухгалтерском учёте"

· Положение "О  ведении бухгалтерского учёта и  отчётности"

· Положением по бухгалтерскому учёту "Учётная политика предприятия"

· Положением "О  бухгалтерском учёте и отчётности в государстве

· Методическими  указаниями по инвентаризации имущества  и обязательств

Инвентаризация - метод бухгалтерского учёта, который позволяет обеспечить соответствие данных бухгалтерского учёта об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию.

С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учёта и выявляют ошибки, допущенные в учёте: учитывают неучтённые хозяйственные  операции, контролируют сохранность  тех или иных хозяйственных средств, числящихся у материально ответственных лиц. Инвентаризация - это обязательное дополнение к документации.

Количество инвентаризаций в отчётном году, порядок и сроки  их проведения, перечень имущества  и обязательств, проверяемой при  каждой из них, устанавливаются самим предприятием, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

1. При смене  материально ответственных лиц  (на день приемки-передачи дел);

2. При передаче  имущества в аренду, выкупе, продаже; 

3. При реорганизации  предприятия, т.е. когда предприятие меняет собственников, либо меняет организационно-правовую форму, либо ликвидируется, либо происходит слияние этого предприятия с другим;

4. Перед составлением  годовой бухгалтерской отчётности, кроме имущества, инвентаризация  которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться один раз в два-три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;

5. При установлении  фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;

6. В случае  стихийного бедствия, пожара или  других чрезвычайных ситуаций, вызванных  экстремальными условиями;  

  Причины инвентаризации. 

Причины, по которым  возможны расхождения учётных данных с фактическими, таковы:

1. естественные причины - изменение веса или качества из-за колебаний температуры, транспортировки, хранения. Данные потери должны корректироваться с учётом норм естественной убыли.

2. Неточности  и ошибки при приёме-отпуске  товарно-материальных ценностей. 

3. Ошибки в  учёте, арифметические ошибки  в учёте. 

4. Преднамеренное  искажение учётных данных (хищение,  обмеры, обсчёты, прямое присвоение  средств).  

Классификация инвентаризаций.  

При полноте  проверки имущества инвентаризация бывает полной и частичной. При полной инвентаризации проверкой охватывают все средства без исключения (как правило, такая проверка проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчётности). При частичной инвентаризации охватывается один вид средств или обязательств.

По своему характеру инвентаризации делят на плановые, внеплановые и повторные. Плановые проводят в утверждённые сроки, внезапные по распоряжению руководителя, вышестоящих органов и по требованию органов дознания судебных органов, прокуратуры. Также может быть проведена повторная инвентаризация в случае сомнений в качестве проведённой инвентаризации.

Существует контрольно - перепроверяемая инвентаризация. Такого рода инвентаризация проводится в том случае, если руководитель даёт задание проверить работу лиц, которые проводили инвентаризацию (как правило, проверяется 10 % имущества).  
 

2.      Этапы проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации создаётся специальная  инвентаризационная комиссия. При большом  объёме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества  и финансовых обязательств создаются  рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объёме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на неё. Персональный состав рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации. В состав комиссии включаются представители администрации организации, работники, главный бухгалтер или его заместитель, другие специалисты. Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

К началу инвентаризации должна быть закончена обработка приходных - расходных первичных документов, сделаны все записи в аналитическом, синтетическом учёте и выведены остатки, все ценности должны быть разложены по названиям, сортам, размерам и т.д.

При инвентаризации фактическое наличие имущества определяют путём обязательного подсчёта, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества.

Инвентаризация  проводится по каждому материально - ответственному лицу и месту хранения (складу), обязательно в присутствии материально - ответственного лица. Все данные о выявленных и подсчитанных данных заносят в инвентаризованные описи. Материально - ответственное лицо даёт расписку, что все ценности отмеченные в описи приняты им на ответственное хранение и никаких претензий к комиссии у него нет. По окончанию инвентаризации описи передают в бухгалтерию для сопоставления с данными бухгалтерского учёта.

Комиссия также  должна проверить весо-измерительное  оборудование. Инвентаризация расчётов проводится путём сопоставления выписок из лицевых счетов с бухгалтерскими записями по счетам.

Комиссия высылает дебиторам или кредиторам выписки  из счетов и просит подтвердить в  кратчайшие сроки.

Последовательность  выполнения работ при инвентаризации примерно следующая:

1. издаётся приказ  о проведении инвентаризации (форма  приложения 1 к Методическим указаниям  по инвентаризации имущества  и финансовых обязательств), в  котором указывается состав инвентаризационной  комиссии (председатель, члены), что  конкретно подлежит инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию.

2. Делается запись  в книге контроля за выполнением  приказов о проведении инвентаризации (форма приложения 2 к Методическим  указаниям по инвентаризации  имущества и финансовых обязательств) о начале проведения инвентаризации. При этом заполняются графы: дата и номер приказа, состав инвентаризационной комиссии, расписка в получении приказа (согласно приказу и фактически). Все последующие графы книги о результатах проведения инвентаризации заполняются после её завершения.