Автоматизированные системы управления торговым предприятием

Автоматизированные системы управления торговым предприятием (АСУТП)

АСУТП представляет собой интеллектуальную систему, предназначенную для увеличения темпов и качества регулярного решения  основных задач управления и производственно-хозяйственной  деятельности предприятия на основе оптимизации методов организации информационного цикла с использованием экономико-математических методов и вычислительной техники, автоматизированного сбора и интегрированной обработки организационно-производственной и технико-экономической информации, а также комплексной автоматизации функций управления в условиях изменяющегося рыночного спроса и ограниченного контингента работающих с качественно новым уровнем квалификации.

Производственные  и хозяйственные предприятия, фирмы, корпорации, банки, органы территориального управления представляют собой сложные системы. Они реализуют производственные и управленческие функции. Такие экономические объекты имеют многоуровневую структуру, а также обширные внешние и внутренние информационные связи. Для обеспечения нормального функционирования сложных систем, где взаимодействуют разнообразные материальные, производственные ресурсы и большие коллективы людей, осуществляется управление, как отдельными элементами, так и системами в целом.

Первые  автоматизированные системы стали появляться в начале 80-х гг. XX в., они были написаны для среды DOS и являлись довольно примитивными. Они не были рассчитаны на возможное расширение бизнеса и интеграцию с другими приложениями. За последние 20 лет функциональные возможности программного обеспечения для торговой деятельности значительно расширились, появилось новое поколение автоматизируемых систем, которые могут по праву называться системами управления торговыми сетями. Сегодня активный рост сетей супер- и гипермаркетов в России обусловлен в основном внедрением на наш рынок иностранных ритейлеров. Данный формат бизнеса уже многие годы успешно существует на рынке развитых стран, и за годы своей деятельности иностранные торговые компании накопили богатый опыт и инструментарий управления крупными розничными сетями. Поэтому неудивительно, что сегодня для управления торговыми сетями с широким ассортиментом используются в основном западные технологии и системы управления предприятиями класса ERP.

                  Back-office и Front-office

Комплекс  средств автоматизации торговой сети можно подразделить на Back-office и Front-office.

Back-office — это программное обеспечение  (например, ERP-система), управляющее  процессом торговли, в том числе  и торговым оборудованием. Back-office координирует действия кассиров, управляет текущей отчетностью. Время покупки, сумма чека, наименование всех товаров, товары, привлекшие покупателя своей скидкой, — все эти данные являются ценной маркетинговой информацией, грамотное использование которой повышает прибыльность магазина.

Front-office — это место продаж, непосредственно  связанное с Back-office. Основную роль  здесь играет специальное оборудование  — POS-терминалы. В соответствии  с классификатором контрольно-кассовых  машин, используемых в России, под POS-терминалом понимается контрольно-кассовая машина с фискальной памятью, обладающая возможностями персонального компьютера по вводу-выводу, хранению, обработке и отображению информации. POS- системы построены на базе фискальных регистраторов – ККМ (контрольно- кассовые машины), способных работать только в составе компьютерно-кассовых систем, получая данные через канал связи.

Облегчить работу по обработке большого числа  операций с товарами помогают и другие специальные средства автоматизации торгового процесса. Основополагающей технологией является штриховое кодирование. Предназначение штрихкода — однозначная идентификация самого товара либо какого-либо признака товара, например упаковки или серийного номера. Работа в системе розничной торговли с товарами, которые имеют штрихкоды, увеличивает скорость обработки данных, поступающих в систему учета, и резки снижает вероятность возникновения механических ошибок ввода данных в систему. В розничной торговле сканеры штрихкодов используются на складах и в торговом зале, где они применяются для идентификации товара на системных кассовых аппаратах, с помощью которых производится формирование данных для количественного учета в складской программе.

Принтеры  штрихкода занимают не последнее  место в общей системе автоматизации розничной торговли. Они применяются при формировании внутренних штрихкодов для товаров, которые не имеют штрихкодов производителя. Если товар поступает в организацию в упаковках, удобно нанести на упаковку штрихкод, отличный от штрихкода товара. Таким образом, облегчается и ускоряется процесс приема, отпуска товара и его инвентаризации. Существуют и другие способы применения штрихкодирования, значительно облегающие работу с товарами.

Важное  место в автоматизации розничного магазина занимают электронные весы с возможностью печати этикеток со штрихкодом, позволяющие облегчить процесс учета весового товара.

Этикетка, сформированная на весах, обрабатывается на контрольно-кассовой машине, которая  распознает код весового товара, производит поиск товара по базе систем автоматизации и исходя из указанного количества товара на этикетке рассчитывает стоимость весового товара. Кроме того, весы с печатью этикеток часто используются на складах магазинов и производстве для этикирования фасованного весового товара.

Еще один инструмент автоматизации торговли — терминал сбора данных, позволяющий  обрабатывать покупку, не привязываясь к POS-терминалу. Терминал сбора данных — это специализированный промышленный мини-компьютер, используемый для сбора  данных и инвентаризации в условиях крупных складов и большой товарной номенклатуры. Часто терминалы сбора данных применяют для организации выездной торговли и при обслуживании клиентов в организациях сферы услуг с выездом к клиенту. После накопления данных в терминале сбора данных, в офисе производится автоматический перенос данных в центральную базу данных и дальнейшая обработка.

Все перечисленное  оборудование, так или иначе, связано  с программными комплексами посредством  локальной сети, что позволяет  отслеживать торговые операции в режиме реального времени.

                Автоматизация процессов логистики

Большое количество распределенных торговых точек  и многочисленной номенклатуры делает проблемы автоматизации логистических  процессов наиболее важными. Именно в области логистики зачастую проявляются отраслевые особенности предприятия, нуждающиеся в специальном подходе к автоматизации.

Само  понятие «логистика» — довольно сложное и объемное. К бизнес-функционалу, заложенному в ERP-системах, наиболее близко определение, приведенное ниже.

Логистика — наука о планировании, контроле и управлении транспортированием, складированием и другими материальными и  нематериальными операциями, совершаемыми в процессе доведения сырья и  материалов до промышленных предприятий; внутризаводской переработки сырья, материалов, полуфабрикатов; доведения готовой продукции до потребителя в соответствии с его требованиями, а также передачи, обработки и хранения соответствующей информации.

Следуя  приведенному определению, можно выделить пять направлений логистики: закупочная, транспортная, складская, производственная, распределительная.

Области логистики, автоматизируемые в розничной  торговле

* Иногда  для управления взаимоотношениями  с клиентами используют дополнительные  программные комплексы, выделенные  в отдельный класс систем автоматизации CRM (Customer Relationship Management). Такие системы могут работать как самостоятельно, так и служить дополнением к ERP-системе, расширяя ее функциональные возможности в области управления взаимоотношениями с клиентами.

** Иногда для  управления складом используют дополнительные программные комплексы, выделенные в отдельный класс систем автоматизации WMS (Warehouse Management System). Такие системы могут работать как самостоятельно, так и служить дополнением к ERP-системе, расширяя ее функциональные возможности в области управления складом.

Источник: данные, полученные в результате анализа функционала EPR-системы Axapta Retail. Структура данных в таблице носит субъективный характер и может быть пересмотрена относительно другого определения  логистики и EPR-системы.

Закупочная логистика. Обеспечение эффективного сотрудничества с поставщиками — одна из важных составляющих получения конкурентных преимуществ. Возможность автоматизированной системы учитывать режим и  ассортимент работы каждого поставщика позволяет избежать многих проблем с поставками и временным отсутствием товаров на прилавках.

Одной из важнейших  проблем закупочной логистики, которую  решает система автоматизации, является централизованное управление закупками. Зачастую закупки в торговых сетях  осуществляются децентрализовано, т.е. каждый менеджер по закупкам сам заказывает товар, определяя условия сделки, а руководство видит только уже совершенные закупки.

Такая ситуация может  способствовать «сговору с поставщиками»  менеджеров по закупкам и, как следствие, ведет не только к повышению расходов, но и появлению на полках магазинов невостребованных товаров. Поскольку в розничных сетях объемы закупок огромны, проконтролировать и оценить их эффективность вручную не представляется возможным. Автоматизация — единственный выход в данной ситуации. Рассмотрим, как она работает.

Поставщик присылает  в главный офис розничной сети предложение о сотрудничестве. Предлагаемый поставщиком ассортимент, цены и  условия поставки в обязательном порядке рассматриваются обычно категорийным менеджером либо ассортиментным советом или коммерческим директором.

При принятии положительного решения данные о поставщике и  его ассортименте заносятся в  информационную систему предприятия, которая также позволяет зафиксировать  различные условия работы с поставщиком: ассортимент, цены, скидки, способ поставки, отсрочки платежей, товарные кредиты. Только после внесения полных данных о поставщике в информационную систему менеджер по закупкам может начинать с ним работать, используя только те условия работы, которые сформированы по данному поставщику в информационной системе.

Информационная  система по каждой товарной позиции  позволяет определить основного  и альтернативных поставщиков. При  формировании заказа поставщику система  автоматически отправляет данные по заказу основному поставщику (через систему электронного документооборота EDI¹) и в случае, если он не подтвердил заказ, автоматически открывает список альтернативных поставщиков необходимого товара.

После того как поставщик занесен в  систему и в системе зарегистрирована закупка товара у данного поставщика, наступает новый этап для того, чтобы проявить бдительность. Поскольку оплата товара в основном происходит после его поставки на основании полученных сопроводительных документов, на практике зачастую возникают ситуации, когда поставщик привозит товара больше, чем было заказано. Если данное отклонение не отследить, то он выставит счет для оплаты на привезенное количество. Это приведет к тому, что магазин оплатит ненужный излишек товара. Возможна и еще одна ситуация, когда поставщик вместе с товаром привозит документы, в которых указана завышенная цена. В одну поставку товара может входить множество его наименовании, и отследить, по какому именно товару была превышена цена, очень сложно. В результате достигнутые с поставщиком договоренности по скидкам в момент оформления закупки оказываются бесполезными, и компания переплачивает за полученный товар. Поскольку параллельно с процессом выстраивания взаимоотношений с поставщиками всегда происходит процесс финансового планирования, то запланированные согласно заключенным договорам затраты на приобретение товара окажутся неточным и придется искать ошибки. В ситуации огромного количества ежедневных закупок и немалых денежных сумм такие отклонения от договоренностей могут быть для компании катастрофическими. Однако отследить, в какой момент возникла ошибка, будет сложно без использования информационной системы, особенно с учетом того, что делают закупки, планируют затраты и принимают товар на склад разные сотрудники.

Важной  составляющей в закупочной логистике  является функция управления взаиморасчетами  с поставщиками, требующая предельной четкости и внимания. Зачастую дела обстоят следующим образом. Менеджер по закупкам договаривается с поставщиком  о скидках на товар и выгодном графике оплаты. Оплата товара непосредственно сотрудниками финансовой или бухгалтерской службы производится на основании документов, приходящих в огромных количествах, да к тому же имеющих свойство запаздывать. Работая с огромным количеством документов, финансист или бухгалтер просто не в состоянии отследить все условия и графики оплаты и, если платеж просрочен, поставщик может приостановить поставку. Такая ситуация ведет к ухудшению отношений с поставщиком и сводит на нет все достигнутые с ним договоренности.