Автоматизация процесса ввода информации при приеме груза

1 Предпроектное исследование

1.1 Характеристика и анализ предметной области

Автоматизированная система, разрабатываемая  в проекте предназначена для  работы склада ООО «Деловые линии», отвечающая за полный комплекс услуг по приему, обработке, складированию, хранению и отправке грузов (посылок), а также по экспедированию и страхованию, которые предоставляются клиенту.

Предметом исследования является учет и анализ приходного груза.

Основными функциями обособленного  структурного подразделения (ОСП), которое занимается приемом и отправкой груза является:

1)  уточнение характера груза и класса опасности, так как  не все категории товара принимаются к перевозки.

2) оформление груза на складе

3) оформление с помощью 1С Предприятия «Торговля и склад»;

4) контроль и ответственное хранение;

5) своевременная реализация принятого груза.

 Функции компании можно представить  в виде иерархической схемы, представленной на рисунке 1.1

ОСП компании, которая занимается приемом, оформлением и реализацией  товара, можно разделить на два  этапа для выполнения определенных функций. Каждое рабочее предполагает наличие компьютера. Этапы оформления описаны ниже:

1)  Склад:

–  определение характера груза и состояния упаковки,  

     взвешивание и измерение габаритов, дополнительная упаковка

     по желанию клиента;

 –   уточнения направления;

 –    заполнение складского квитка вручную.

Именно, заполнение всех данных вручную, не является автоматизированным процессом. И это снижает быстроту обслуживания клиентов, усложняет введение документации. А так же приводит к ошибкам  при внесении данных.

2)  Офис:

– на основании складского квитка, направление и все       параметры, и характеристики груза заносятся в программу, оформляется складская накладная с уникальным номером.

После оформления этой накладной, изменения вносить запрещено, поэтому точность оформления зависит от сотрудников склада;

        

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1.1 – Функциональная схема  предприятия

–   заполняется приемная накладная, в которой указывается

     наименование отправителя, получателя и плательщика. Эти

     данные вносятся со слов клиента.

Клиентом компании может быть частное  лицо, юридическое лицо, индивидуальный предприниматель.

3) Своевременная транспортировка груза:

 –   во время, сделанная загрузка машины, так разные

      направления имеют свои сроки доставки, и начала отсчета

      считается день приема груза.

Таким образом, можно выделить основные процессы работы :

1)   прием товара у клиента;

2)   оформление;

3)   доставка.

На данный момент в компании нет  автоматизированной системы учета  и анализа складского груза.

Система транспортировки включает в себя складирование и хранение этих грузов на определенный период времени  между поступления груза на склад  и отгрузки в необходимое ОСП.

Так как таковой автоматизированной системы не существует, то следует отметить недостатки системы работы компании, основными из которых является следующие:

1)   не автоматизирована система приема груза при оформлении складской накладной;

2)   не автоматизирована организация  и введение учета груза;

 

3)   не автоматизировано система  учета поступления, взвешивания

      и маркировки грузов;

4)  не автоматизирована система  сортировки, хранения 

      и  инвентаризации  грузов;

Все эти недостатки приводят к увеличению времени обслуживания клиентов, замедлению процесса транспортировки, усложнения взаимодействия с клиентами и снижения эффективности работы всего предприятия в целом. Это отрицательно сказывается на экономической прибыли компании, т. е такая компания будет считаться убыточным предприятием.

 Информационная система предполагает обмен информацией об ожидаемом к приходу и реально принятом грузе, заданиях на отгрузку и отгруженных грузах, изменениях остатков и т. д. Организованное взаимодействие систем позволило прийти к безбумажной технологии работы склада.

На всех предприятиях учетные задачи в той или иной степени были автоматизированы – многие использовали 1С или программные продукты собственной  разработки. Практически все использовали одну схему ввода данных в учетную  систему – информация с документов на бумажных носителях (приходно-расходные  ордера, акты приемки продукции ОТК  и прочие документы по фактическому движению объектов учета), которые с  определенной периодичностью поступали  с производства и складов в  вычислительный центр и вручную  заносились операторами в ПК.

Именно регистрация учетных  операций на бумажных носителях с  последующим вводом данных в ПК и  является основной причиной низкой достоверности  этих данных. Очевидно, что чем сложнее  производственный процесс, тем больше учетных операций и документов по регистрации их выполнения. Ошибки возникают при заполнении документов и при вводе операторами данных в ПК (человеку свойственно ошибаться, он не машина). Понятно, что на искажение  данных влияют и другие факторы - недостаточная  дисциплина и безответственность некоторых  работников, но даже если все будут  ответственными и дисциплинированными  – ошибок так называемого «человеческого фактора» избежать невозможно.

Теоретически можно оснастить  каждое рабочее место (где выполняется  регистрация операций по объектам учета) ПК, подключенным в локальную сеть. Тогда в режиме РВ работник будет  заносить в систему данные, и не нужно никаких бумажек. Но в реальности это трудно выполнимо, а кроме того, вероятность ошибки «человеческого фактора»

остается высокой, так как человек  визуально определяет объект учета  и с клавиатуры вводит данные, при  этом он может что-то не рассмотреть, нажать не ту клавишу и т.д.

Оптимальный вариант – использование системы автоматической идентификации – в частности, технологии штрихового кодирования (ШК) и RFID. Зарубежные предприятия (дальнее зарубежье) поняли это уже

давно, и практически на всей импортной  продукции имеется ШК (или RFID этикетка) не только грузовой, но и технологический (для внутреннего учета). Каждый объект учета маркируется ШК/RFID этикеткой, учетные операции регистрируются автоматически с помощью специальных ШК/RFID сканеров, информация с которых по проводным или беспроводным каналам поступает в ПК. В этом случае получаются максимально достоверные данные. И, кроме того, освобождаются многочисленные сотрудники от монотонного труда по вводу данных в ПК и от формирования рукописных документов.

В компании, для которой разрабатывается  система, установлна пользовательская  операционная система Windows 7 семейства Windows NT. В качестве информационной базы  используется программное обеспечение "1C: Предприятие Торговля и склад".

1.2 Анализ существующих систем для решения задач, поставленных в проекте

1.2.1 Программно-аппаратный комплекс «АИ-ПРО»

Компания ООО «ДатаКрат-Иж» разработала систему автоматической идентификации на предприятиях – «АИ-ПРО».

Цели внедрения:

– повышение оперативности и качества планирования                     производства за счет своевременного доступа к достоверным данным по движению изделий и комплектующих, поступлению на склад готовой продукции и реализации покупателям;

–  сокращение потребности в складских площадях за счет    повышения эффективности системы складского учета;

– уникальная идентификация поступающих материалов комплектующих, производимой и готовой продукции этикетками со штрих – кодом;

–     прослеживаемость (история) движения объектов учета;

–     снижение брака и рекламаций от покупателей за счет

       повышения личной ответственности работников;

–     снижение трудоемкости при выполнении учетных операций;

–     систематизация и оптимизация документооборота, сокращение многократной обработки информации.

Для обеспечения надежной работы программно-аппаратному

комплексу «АИ-ПРО» предъявляются  высокие требования по надежности к  средствам автоматической идентификации, которые применяются   в составе  комплекса. Программная составляющая системы реализована средствами Delphi 6 и функционирует в ОС Windows 98 / 2000 / XP, используя СУБД Microsoft SQL Server 2000 (исполняемые приложения не

привязаны жестко к конкретной СУБД, в частности, в качестве SQL сервера  можно использовать Oracle). В качестве генератора отчетов

используется Crystal Reports 9. БД — нормализованного типа, открытая. Большая часть программного кода (80 % — вся внутренняя логика и настройки) написана на языке Transact-SQL, содержится в хранимых процедурах БД MS SQL и открыта пользователю при наличии соответствующих прав доступа к БД. Общая стоимость системы вместе с технической составляющей составляет около 150 000 рублей.

Данная система по своим функциональным возможностям вполне соответствует  поставленным задачам, но  не подходит по ценовой категории, поэтому ее приобретение компанией ООО «Деловые линии» является не актуальным.

1.2.2   Программно-аппаратный комплекс  RFID технологии

 

Радиочастотная идентификация (РЧИ), или как ее называют за рубежом RFID (Radio Frequency Identification) – это самая современная технология идентификации, предоставляющая существенно больше возможностей по сравнению с другими.  
В ее основе лежит технология передачи с помощью радиоволн

информации, необходимой  для распознавания (идентификации) объектов, на которых закреплены специальные метки, несущие как идентификационную, так и пользовательскую информацию.

Основные преимущества технологии RFID:

• не требуется прямая видимость радиочастотной метки, чтобы    считывать из нее информацию, поэтому метка может располагаться внутри упаковки (если она не металлическая), обеспечивая ее скрытность и сохранность;
• высокая скорость чтения меток, которая может достигать 1000   шт  в секунду;
• возможно, практически одновременное чтение большого количества меток с применением функции антиколлизии;
• возможно изменение информации в метке, если она относится к классу «чтение-запись» (Read/Write);
• возможность чтения и записи метки на расстоянии;
• долговечность. Для операций «только чтение» срок жизни метки практически неограничен;
• устойчивость к воздействию окружающей среды, поскольку метку всегда можно поместить в любую защитную полимерную оболочку.

На складе с помощью RFID в реальном времени автоматически отслеживается перемещение товаров, существенно ускоряются основные

процессы приемки и  отгрузки, повышается производительность, надежность и прозрачность операций с одновременным снижением ошибок.

Стоимость программно-аппаратного  комплекса RFID технологии составляет около 100 000 рублей.

Учитывая стоимость данного продукта, его приобретение дорогостоящее   для компании «Деловые Линии», хотя по своим функциям может решить ряд возникших проблем.

 

1.2.3  1С Предприятие  «Торговля и склад»

 

Программа "1С: Торговля и Склад" предназначена для учета любых  видов торговых операций. Программа  позволяет:

1)   Автоматизировать учет в оптовой и розничной торговле;

2)   Вести учет складских операций;

3) Формировать все необходимые первичные документы, в т.ч счета-фактуры, книги продаж и покупок, вести учет импортных товаров;

4)   Получать разнообразную  отчетную и аналитическую 

      информацию о движении товаров и денег;

4) Вести взаимосвязанный учет заявок покупателей и заказов поставщикам с возможностью резервирования на момент планируемой отгрузки с учетом ожидаемых поступлений;

5)  Отслеживать состояние взаиморасчетов с контрагентами;

       6)   Вести взаиморасчеты с иностранными поставщиками, учитывать таможенные пошлины и сборы;

7)  Вести учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации.

"1С:Торговля и склад" автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия.

Типовая конфигурация позволяет:

1)   вести раздельный управленческий и финансовый учет;

2)   вести учет от имени нескольких юридических лиц;

3)   вести партионный учет товарного запаса с возможностью

     выбора метода списания себестоимости;

4)   вести раздельный учет собственных товаров и товаров,

      взятых на реализацию;

5)   оформлять закупку и продажу товаров;

6)   производить автоматическое начальное заполнение документов

      на основе ранее введенных данных;

7)   вести учет взаиморасчетов с покупателями и поставщиками,

      детализировать взаиморасчеты по отдельным договорам;

8)   формировать необходимые первичные документы;