Управленческий учет в организациях торговли

Управленческий учет ведется на базе программы 1С: Бухгалтерия 7.7.

Деятельность организации  регламентируется Учетной политикой, Положением о материальной ответственности, должностными инструкциями и т.д.

Система информационного  обеспечения и отчетности характеризуется  компьютерной поддержкой и автоматической обработкой документов.

Информация, которая частично собирается в отделе бухгалтерского учета и контроля и частично в  финансово-экономическом отделе является тождественным бухгалтерскому учету.

Первичная информация поступает  с нарушением сроков и порядка  представления. Вследствие чего, принятие управленческих решений осуществляется на основании данных предыдущих периодов при отсутствии оперативной информации о текущем периоде. Планирование и анализ также основаны на данных бухгалтерского учета, который в свою очередь отличается несвоевременностью обработки данных и неполнотой их поступления.

Отсутствие постоянного  контроля за текущим финансовым состоянием предприятия и, как следствие, неправильное распределение ресурсов.

Отчетность формируется  в программах Exel, базы данных.

Менеджеры анализируют следующее:

- отчет по выручке,

- отчет по выручке  от продаж в кредит,

- отчет по подключениям БиЛайн, МТС, Мегафон,

- отчет по платежам,

- отчет о состоянии  складских запасов,

- отчет о планируемых  закупках,

- отчет об общих,  коммерческих и административных  расходах,

- отчет об исполнении  плана продаж.

Розничная точка, являющаяся объектом учета, выступает по отношению к предприятию в качестве комиссионера. По каждому комиссионеру определяется материально-ответственное лицо. Отгрузка товаров в розничную торговую сеть (на комиссию) не считается реализацией. Аналитический учет по контрагентам (комиссионерам) во многих программных продуктах значительно сложнее, чем по складу.

Бухгалтерия отвечает главным  образом за выбор учетной политики и организацию учетной деятельности. Она также ответственна за достоверное  отражение в учете хозяйственных  операций, предоставление данных учета внутренним и внешним пользователям, правильность ведения налогового учета. В ее структуру включены секторы внутреннего аудита. К ее основным функциональным обязанностям относятся: управление финансами, учет материалов и прочего имущества, начисление амортизационных отчислений, финансовая отчетность и налоги и т.д. При этом в составе бухгалтерии нет аналитической службы, которая проводила бы оценку текущего финансово-экономического состояния предприятия, источников финансирования, инвестиционных потоков. Такая служба отсутствует и в структуре планово-экономического отдела. Расчет стоимости новых заказов, сравнение плановых и фактических показателей проводятся экономической службой, финансовая деятельность контролируется бухгалтерией, которая констатирует ход движения финансовых ресурсов, управляет ими и подводит итог. Таким образом, прогнозирование финансово-экономического состояния организации, операционный анализ его производственной деятельности отсутствуют. Оценка экономического состояния проводится по фактическим данным, когда повлиять на них уже нельзя.

На ООО «Связной» для учета затрат используется 44 счет "Расходы на продажу". Предприятие списывает на этот счет брак материалов, ТМЦ, канцтовары, списание основных средств и амортизации. Основанием для отнесения той или иной суммы затрат к коммерческим расходам являются такие первичные документы, как платежные поручения и выписки банка, акты приемки работ.

Управление материальными  запасами (товар в данном случае) в своей первой фазе сопряжено с классификацией затрат, связанных с хранением ТМЦ. Затраты на поддержание запасов, т.е. связанные с владением запасами:

1. Коммерческие затраты:

а) Проценты;

б) Страхование;

в) Налоги на капитал, вложенный  в запасы (налог на имущество).

2. Затраты на хранение:

а) Содержание складов;

б) Операции по перемещению  запасов.

3. Затраты, связанные  с риском потерь вследствие:

а) Устаревания;

б) Порчи;

в) Замедления темпов потребления  данного продукта.

Затраты, связанные с  дефицитом запасов, т.е. возникающие при отсутствии необходимых ТМЦ:

а) Расходы на связь;

б) Расходы на разъезды;

в) Оплата агента;

г) Дополнительные расходы, связанные с малыми размерами  партий;

д) Премии за быструю доставку, а также связанные с малыми размерами партий.

Группировка затрат по видам расходов включает в себя две классификации: по экономическим элементам и по калькуляционным статьям. Группировка по экономическим элементам применяется при формировании себестоимости в целом и включает в себя 5 основных групп расходов:

материальные затраты;

расходы на оплату труда;

отчисления в фонд социальной защиты;

амортизация основных средств;

прочие денежные расходы.

Каждая из этих групп  объединяет однородные по экономическому содержанию затраты, которые не могут  быть разложены на составные части и рассчитываются независимо от того, где они произведены.

44 счет затрат в  ходе деятельности ООО «Связной» корреспондирует со счетами:

Дт 44-3 Кт 71-1 - отражается операция оплаты за счет подотчетных  сумм стоимости оказанных услуг.

Дт 44 Кт 02 - отражается списание сумм амортизации основных средств.

Дт 44 Кт 10 - отражение фактической  себестоимости материалов и тары, израсходованных при доставке товара.

Дт 44 Кт 70 - отражается начисленная  заработная плата грузчикам.

Дт 44 Кт 69/68 - отчисления из заработной платы.

Дт 90 Кт 44 - отражена сумма  коммерческих расходов по реализованным  ТМЦ.

В соответствии с инструкцией  по применению плана счетов рекламные  расходы учитываются на счете 44, нормативы на рекламу поставлены в зависимости от объема работ  включая НДС. В учете делаются записи:

Дт 44 Кт 76/60 - затраты по рекламным услугам.

Дт 19 Кт 76/60 - учтен НДС  по оказанным рекламным услугам.

Дт90 Кт44 -рекламные расходы  отнесены на себестоимость продукции.

На ООО "Медведь" 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы" отнесены к группе финансово-результативных счетов. Сюда же входит и итоговый счет прибылей и убытков: 99 "прибыли и убытки". Эти три бухгалтерских счета составляют единый блок взаимосвязанных счетов, информация которых используется для формирования показателей отчета о прибылях и убытках.

Счета 90 и 91 отнесены к  составляющим. По их кредиту отражаются доходы, а по дебету - расходы. При  превышении доходов над расходами  разница списывается в виде прибыли  на кредит счета 99, а при превышении расходов - в виде убытка на дебет счета 99. Для отражения отдельных составляющих финансового результата от продаж к счету 90 открываются субсчета: 90-1 "выручка от продаж"; 90-2 "Себестоимость продаж";

В течение месяца по счету 90 составляют бухгалтерские проводки:

Дт 90-2 Кт 41 - на сумму проданных  товаров по себестоимости;

Дт 62 Кт 90-1 - на сумму выручки  от продажи по ценам реализации;

Дт 90-2 Кт 44 - на сумму коммерческих расходов.

По дебету счета 90 отражается полная (коммерческая) себестоимость  реализованных товаров, а по кредиту - выручка от реализации. Выявленный результат представляет собой прибыль или убыток от продаж за месяц. Эта сумма записывается заключительным оборотом отчетного месяца:

Дт 90-9 Кт 99 (в случае прибыли);

Дт 99 Кт 90-9 (в случае убытка).

До конца отчетного  года никаких списаний по субсчетам  счета 90 не делается. В декабре отчетного  года после списания финансового  результата за указанный месяц внутри счета 90 производятся заключительные записи по закрытию всех субсчетов. По дебету и кредиту счета 90 отражается одно и то же количество проданных товаров, но в разной оценке: по дебету - по себестоимости, по кредиту - по ценам реализации.

2.3 Проблемы  организации управленческого учета  в ООО «Связной» и возможные пути их решения

Руководитель предприятия, желающий иметь полную и достоверную финансовую информацию о своём бизнесе, а также экономист, обеспечивающий своего руководителя такой информацией, должны понимать, какие проблемы могут встать на их пути.

Хотя основное внимание на этапе постановки управленческого учёта специалистами уделяется технической стороне (разработка или настройка компьютерных программ, выявление параметров управленческого учёта), всё же наиболее сложной задачей является получение достоверной информации в нужном разрезе. В связи с этим даже самые совершенные для конкретной организации методики могут подвергаться значительным ограничениям в связи с тем, что требуемая информация не может быть получена оперативно и в нужном разрезе.

Исходя из практики ведения  управленческого учета, можно сказать, что основная проблема в ООО «Связной» заключается в отсутствии четких стратегических целей. Если цели не определены, это приводит к неверному определению решаемых задач. Необходим правильный выбор менеджера проекта. Большой проблемой является неправильное распределение ролей.

Необходимо знать, как  деятельность того или иного человека/подразделения  сказывается на деятельности компании, какой человек отвечает за то или  иное направление деятельности компании или конечный результат, в чьей компетенции решить тот или иной вопрос или проблему. Постоянный контроль и перераспределение зон ответственности – одна из важных обязанностей руководителя.

Часто определяются нереальные цели и сроки, а также неэффективное  планирование и документирование проекта. Проект может оказаться неуспешным из-за отсутствия действенных механизмов контроля. Встречаются случаи недостоверности и несвоевременности предоставления информации, а также намеренная фальсификация данных.

Например, Компания открыла  сеть салонов в г. Рязянь. Т.к. необходимо было снизить расходы на инкассирование торговых точек через банк, было принято решение, что выручку будут собирать экспидиторы офиса. В базу 1С происходит не вся выгрузка документов с торговых точек, поэтому видеть всё положение дел в онлайн режиме не предоставляется возможным. Документы в офис поступают с задержкой в 7 дней в силу удаленности от Москвы. Когда в первый раз с т.т. не пришла инкассация, был следующий аргумент: “Деньги лежат в сейфе, ключ был у напарника, а напарник на выходном, поэтому выручка не была сдана экспидитору”. Когда во второй раз были привезены документы, то опять не были сданы деньги. Торговой точке было сказано, чтобы они сдали инкассацию в срочном порядке, на что ответным действием продавца стала кража наличных в размере 170 тыс. руб. Продавец в розыске. Отсюда вывод, что не нужно было экономить на расходах по инкассированию торговых точек. Если бы деньги сдавались в банк через инкассатора, у продавца было бы меньше соблазна совершить кражу, да и поступление денежных средств на счет компании было бы видно через 2 – 3 дня после сдачи выручки торговой точкой.

Управленческий учет, осуществляемый в ООО «Связной», характеризуется разрозненностью информации, которая частично собирается в отделе бухгалтерского учета и частично в финансово-экономическом отделе. Информационная система разомкнута, первичная информация поступает с нарушением сроков и порядка представления. Вследствие чего, принятие управленческих решений осуществляется на основании данных предыдущих периодов при отсутствии оперативной информации о текущем периоде. Планирование и анализ также основаны на данных бухгалтерского учета, который в свою очередь отличается несвоевременностью обработки данных и неполнотой их поступления.

Например. На торговой точке при пересчете товара были выявлены расхождения. Составлен соответствующий документ “Акт расхождений”. Документ приходит в офис с задержкой в 1 день. По положению “О материальной ответственности” к акту расхождений должны быть приложены объяснительные материально-ответственных лиц (продавцов). Об этом сообщается на торговую точку. Объяснительные приходят спустя 2-3 дня. Далее менеджер розничной сети должен принять решение о том, какой товар зачесть пересортом, какой оприходовать, какой списать на расходы организации, а какой погасить за счет МОЛ. И на этих документах ставит визу с соответствующим решением. На принятие менеджером решения уделяется 3 дня, но зачастую это не соблюдается. Далее документы передаются в бухгалтерию для проведения операций в базе на основании визы менеджера. В итоге, торговая точка может видеть актуальные остатки по товару спустя 7-10 дней. Отсюда возникают противоречия по поводу проведения этих расхождений в базе по причине того, что за эти 10 дней торговая точка могла забить в продажу тот товар, что числиться в недостаче в силу несоответствия кода на товаре. Также будут неактуальны цены на товар, т.к. переоценка товара происходит каждые 2-3 дня. А если продавцы меняются сменой, а если инвентаризация? Это тянет за собой исправление ряда документов – это трудоемко и отнимает много времени.

Порядок и сроки предоставления документов отражены в Положении  “О материальной ответственности”, но здесь, в первую очередь, играет человеческий фактор, непонимание значимости и  срочности проведения в базе документов.

Компании, входящие в ООО «Связной», использовали различные локальные электронные базы данных. В связи с этим получение оперативной и достоверной информации по всей группе было весьма затруднено. Данная проблема решается с помощью налаженной системы управленческой отчетности и четкого регламента документооборота: в течение нескольких дней в строго оговоренные сроки все компании группы представляют в головную компанию свою управленческую отчетность для консолидации. Наиболее эффективным способом ведения управленческого учета в группе компаний является использование единой распределенной базы данных управленческого учета.

Для получения консолидированной  управленческой отчетности необходимо вести обособленный учет внутригрупповых  операций (т.е. операций между компаниями группы). При ведении управленческого учета в обособленных автоматизированных системах данная проблема обычно решается с помощью специфических форм управленческой отчетности, в которых отдельными строками выделяются операции внутри холдинга, учитываемые особым образом при консолидации. В случае ООО «Связной» (при использовании единой информационной базы) данная задача решается проще: при отражении в системе внутригрупповой операции ей присваивается соответствующий аналитический признак, который затем автоматически учитывается в соответствии с настроенными процедурами при составлении консолидированной отчетности.