Управленческий учет как элемент системы бухгалтерского учета

 

 

3.2 Требования к информации

 

В управленческом учёте предъявляются  высокие требования к предоставляемой  информации. Информация, предоставляемая  принимающему решения человеку, должна быть полной для принимаемых решений, и в то же время краткой. Чем  больше объём информации, тем больше информации остаётся без внимания, при отсутствии вспомогательных  механизмов (систем автоматического  принятия «качественных» решений по теории принятия решений). При этом в большинстве случаев оперативность  предоставления информации важнее её точности (именно точности, а не достоверности), например, лучше сегодня получить данные о том, что доля постоянных затрат приблизительно равна 12 %, чем  через неделю более точные данные, свидетельствующие о 12,33 %.

 

 

 

4.Упраленческий учет в компании, ее внедрение и формы ведения

 

 

4.1 Внедрение системы управленческого учета в компании

 

Процесс внедрения системы  управленческого учета может  быть успешен при соблюдении трех условий: наличие хороших специалистов, активное участие высшего руководства  компании, наличие специальных ресурсов, выделенных для этой задачи.

Хорошие специалисты. Прежде всего следует искать экспертов, имеющих опыт постановки именно управленческого учета. Не нужно обманываться относительно опыта работы бухгалтером: для данной цели такой опыт сам по себе почти ничего не значит. То же самое, хотя и в меньшей степени, относится к опыту работы финансовым менеджером, так как в некоторых российских компаниях финансовые менеджеры занимаются по большей части бухучетом, а финансовые директора являются скорее «политическими» фигурами.

Возможно, стоит даже предпочесть  не имеющих опыта выпускников  экономических вузов или бизнес-школ, в которых прилично преподавали управленческий учет (отдельным курсом или набором курсов).

В некоторых случаях имеет  смысл нанять консалтинговую компанию. Но при этом нужно иметь в виду, что организациям свойственно меняться, а для лишенного стандартов управленческого  учета одним из основных определяющих факторов является структура компании. Если ваша система управленческого  учета не будет меняться вместе с  организацией, она просто потеряет свою эффективность, превратившись  в еще один источник неоправданных  затрат.

Следовательно, единожды воспользовавшись услугами консультантов, вы в дальнейшем будете вынуждены или прибегать  к ним снова и снова, или в конце концов нанять собственных специалистов.

Активное участие высшего  руководства компании. К сожалению, зачастую именно эта компонента является камнем преткновения на пути организации  управленческого учета. Нередко  руководитель фирмы считает, что  «специалисту виднее», как поставить  управленческий учет.

Это в корне неверное предположение, так как управленческий учет делается с целью удовлетворения информационных потребностей руководителей, принимающих  решения, и в первую очередь —  для высшего менеджмента компании. А значит, для правильной постановки управленческого учета специалист должен знать, о чем руководители компании хотят получить информацию. И уже основываясь на этом, строить  систему управленческого учета.

Таким образом, на этапе постановки задачи управленческого учета участие  высшего руководства необходимо для понимания специалистом как  структуры и целей, преследуемых компанией, так и информационных потребностей руководства.

В дальнейшем участие высшего  руководящего звена совершенно необходимо для преодоления естественного  сопротивления менеджеров среднего уровня и исполнителей при построении и отладке системы: практика показывает, что среднестатистический руководитель среднего уровня как минимум пассивно сопротивляется построению управленческого  учета. Ведь в случае успеха мероприятия  руководство получает точный и жесткий  механизм контроля и оценки его деятельности, что для большинства исполнителей нежелательно как минимум из-за психологического дискомфорта.

Они зачастую просто не понимают, зачем нужны мероприятия по созданию системы управленческого учета, и неохотно предоставляют запрашиваемую  информацию, либо предоставляют сведения неверные или неполные, искажающие картину дел.

Наличие выделенных ресурсов. Необходимо безусловно, так как создание системы управленческого учета  само по себе является весьма серьезной  задачей и требует приличных  затрат как времени, так и денег, особенно в крупных организациях со сложной структурой. И если сотрудники компании более или менее загружены  своими основными обязанностями, не стоит надеяться, что они, даже будучи хорошими специалистами, смогут построить  эффективную систему управленческого  учета «в свободное время».

Если руководство все-таки решилось на непростой, недешевый и  небыстрый процесс создания систем управленческого учета, то «в конце  пути» его ждет ни с чем не сравнимое ощущение управляемой организации — как от хорошей машины с исправно работающими приборами и гидроусилителем руля, который заставляет механизм чутко и точно реагировать на малейшее движение рук.

 

 

4.2 Способы и формы ведения управленческого учета

 

Существует две возможности  вести управленческий учет – обособленно  от бухгалтерского или на базе данных бухгалтерского учета. Некоторые предприятия  ведут обособленный учет, поясняя, что  в этом случае можно значительно  оперативнее контролировать результаты хозяйственных операций, избежать возможных  ошибок бухгалтерского учета. Большинство  же компаний предпочитает вести управленческий учет частично интегрируя его с бухгалтерским. В этом случае компания экономит частично на трудозатратах, частично на программном обеспечении, но может потерять оперативность учета. Еще одно преимущество – отсутствие необходимости повторной обработки данных.

Обособленный управленческий учет может вестись с использованием обычных офисных программ – MS Excel, MS Access. Но возможно и использование специально разработанных программных комплексов. Самое главное при организации подобного учета – разработать схему документооборота – обозначить, когда учетные документы будут попадать к специалисту по управленческому учету, когда будут появляться в бухгалтерии. Как правило, учетными документами являются договора, контракты, все расходно-приходные документы по кассе предприятия и по расчетным счетам, а также счета и счета-фактуры. Специалист по управленческому учету должен обработать все документы, приняв в учет все необходимые реквизиты. С учетом того, что многие первичные документы могут поступать позже даты совершения операции, а также то, что возможны корректирующие операции, нужно понимать, что данные управленческого учета не будут абсолютно точными, тем не менее погрешность в точности в данном случае допустима – для оперативности.

В одной из крупнейших российских компаний был реализован инвестиционный управленческий учет следующим образом: поскольку инвестиционная деятельность была очень активной (инвестиционная программа – более 100 млн. долл. США  ежегодно), в компании учетом занимались три человека:

– оператор по вводу данных учета (как видите, управленческий учет был обособленным от бухгалтерии);

- аналитик по инвестиционным  платежам;

– аналитик по капиталовложениям.

Учету подлежали документы  по расходованию денежных средств (контракты  и платежи) и документы по произведенным  капиталовложениям (контракты и  счета-фактуры, акты выполненных работ  и т.п.). Все документы, подлежащие сдаче подразделениями в бухгалтерию, прежде всего кодировались согласно сооружаемым объектам и визировались специалистом по управленческому учету – для обеспечения сплошного учета. Без этого бухгалтерия не принимала бумаги. Виза означает, что документ проверен на соответствие планам и проведен по управленческому учету. По окончании месяца оператор по учету закрывает месяц и готовит сводку исполнения инвестиционной программы. Такая постановка учета позволяла учитывать документы практически день в день и ежедневно иметь актуальную информацию по состоянию инвестиционной программы. После того как бухгалтерия закрывает отчетность за месяц, данные подлежат сверке. Практически постоянно параллельное ведение двух учетных баз дает расхождения и позволяет таким образом выявлять ошибки либо в управленческом, либо в бухгалтерском учете, что является большим плюсом данного способа ведения учета.

Интеграция бухгалтерского и управленческого учета позволяет  предприятию значительно сэкономить на внедрении управленческого учета  – фактически, следует модифицировать работу бухгалтерии таким образом, чтобы первичные документы вносились  в автоматизированную систему оперативно. При этом возможно введение дополнительных реквизитов документа – для внутреннего  пользования – например, код подразделения, от лица которого заключен контракт. Это  позволит в дальнейшем осуществить  анализ затрат фирмы по подразделениям. Соответственно, это потребует доработки  штатных автоматизированных систем бухгалтерского учета и, возможно, внесения изменений в бухгалтерский учет – введение дополнительных субсчетов и разработки правил отнесения затрат на них. В данном случае основной проблемой интеграции будет то, что бухгалтерия не будет заинтересована в наличии в системе непроверенных, неутвержденных первичных документов, тогда как управленческому учету эти данные важны. Тем не менее опыт компаний, использующих интегрированный управленческий учет, подсказывает, что эти проблемы могут быть успешно решены организационно. Один из вариантов – ввод в систему всех данных, с последующим подтверждением данных, которые должны быть приняты в бухгалтерский учет. Таким образом, лишние данные будут отсеяны и останутся только в управленческом учете. Конечно же, такая постановка вопроса потребует увеличения нагрузки на бухгалтерию, однако следует понимать, что, в общем, компания получит значительные преимущества от реализации такого подхода.

Отметим, что ведение раздельного  бухгалтерского и управленческого  учетов вовсе не является двойной  бухгалтерией, как это можно ошибочно воспринять.

Идеальным вариантом является организация управленческого учета  таким образом, чтобы один оператор вносил данные в автоматизированную систему один раз, а пользователи бухгалтерского и управленческого  учетов формировали бы на ее основе свои отчеты и осуществляли бы проводки.

Объектом управленческого  учета на предприятии должна быть вся хозяйственная деятельность компании, однако если компания достаточно велика, сплошной учет операций будет  трудоемок и не результативен. Основные объекты учета – продажи (сбытовые расходы, маркетинговые расходы), формирование себестоимости (согласно принятой политике – на основе директ-костинга, стандарт-костинга, таргет-костинга), учет производственных расходов и расходов линейных подразделений интегрированных холдинговых компаний, если в компании ведется активная инвестиционная деятельность, необходим и учет инвестиций компании.

Как известно, любая инновация  эффективна тогда, когда доход от ее использования превышает затраченные  на нее средства. Особенно актуален данный вопрос для малых и средних  предприятий, которым предстоит определиться: в какой степени необходим управленческий учет, какие цели можно достичь, внедрив его? Чем сложнее компания, тем сложнее будет система управленческого учета. В этом случае неразумным будет выводить из контура управления какие-либо элементы управленческого учета. Малые предприятия могут значительно упростить систему учета, оставив самые главные элементы, к которым следует отнести учет себестоимости и продаж. При разумном формировании системы управленческого учета для малого предприятия учет этого блока позволит учесть все основные элементы хозяйственной деятельности компании – и производственные затраты, и сырьевые, и накладные расходы, и маркетинг. Основная ценность будет заключаться в том, что себестоимость может быть определена по отдельным продуктам, что позволит компании оптимизировать свою ассортиментную политику.

При разработке системы управленческого  учета следует исходить из стратегии  развития бизнеса, которая должна подсказать, какие направления бизнеса являются ключевыми, каких целей планируется  достичь. К сожалению, при постановке управленческого учета стратегическое планирование фирмы часто не является востребованным, что является грубейшей  ошибкой. Дело в том, что управленческий учет – это инструмент управления компанией. То есть инструмент достижения определенных целей, которые необходимо обозначить, чтобы оптимальным образом  воспользоваться преимуществами системы. Таким образом, высшее руководство  компании должно понимать цель становления  управленческого учета и его  возможности. Без поддержки менеджмента  и без привязки управленческого  учета к стратегическим целям  компании учет останется «вещью в  себе».

Среди специалистов по внедрению  управленческого учета распространено сравнение «Делать дело правильно» и «Делать правильное дело». Постановка управленческого учета позволит «делать дело правильно», но усилия будут напрасными, если они направлены на достижение бесполезных или второстепенных целей. То есть изначально следует определиться с «правильностью дела», которое  следует обеспечить таким инструментом, как управленческий учет.

При постановке системы управленческого  учета важное место занимает создание системы отчетов. Система отчетов  должна быть достаточно оперативной, чтобы  можно было регулярно обновлять  информацию в отчетах. По ключевым показателям  необходимо иметь возможность строить  отчеты ежедневно. Это накладывает  определенные ограничения на программное  обеспечение, которое используется для учета.

Например, большинство программных  продуктов, не поддерживающих OLAP-технологию, могут строить отчеты достаточно долго, если объем обрабатываемых данных значителен. Тем самым налагаются определенные ограничения на использование  данных. OLAP-технология позволяет более  оперативно и удобно пользоваться большими базами данных.

 Кроме оперативности,  система отчетов должна обладать  релевантностью. Иными словами, любой  отчет должен содержать необходимую  и достаточную информацию для  принятия управленческих решений.  Не следует забывать и о  том, что большое число контролируемых  показателей «размывает» управляемость,  снижает контроль над системой  управления. Это еще одна задача, поставленная управленческим учетом  – свести все контролируемые  показатели к ограниченному набору  агрегированных показателей. К  сожалению, мало внимания зачастую  уделяется корреляционной связи  между показателями, между тем  сам процесс агрегирования показателей  может искажать данные, поэтому  специалисты по управленческому  учету такие связи обязаны  отслеживать. 

Еще одно важное требование к управленческим отчетам – гибкость. Гибкость обеспечивается разнообразием  информации, подлежащей учету. Гибкость отчетов необходима для модификаций данных, для их новой интерпретации.

Стандартно выполняемая  отчетность по продажам продуктов компании по регионам может потребоваться  в виде отчета по отдельным группам  продуктов, по брендам, по сбытовым подразделениям, в разрезе логистической транспортной сети и так далее. Таким образом, первичная информация должна обладать определенным заданным количеством атрибутов.

Может показаться неожиданным, но часть специалистов по внедрению  управленческого учета рекомендуют  после изучения стратегии компании вплотную разработать систему необходимой  отчетности и лишь потом приступать к созданию структуры учета и  детализации отдельных показателей. Такая постановка учета позволит максимально успешно настроить  отчет под индивидуальные особенности  компании, создать систему, которая  будет работать на получение определенных, заранее заданных данных и при  этом отсекать всю второстепенную информацию. Это в конечном итоге оптимизирует затраты компании на внедрение управленческого  учета. Иными словами, нужно понять, какие цели стремится достичь  компания (изучение стратегии), какими средствами будет измеряться степень  достижения целей (система отчетов), и далее какие показатели следует  подвергать учету.