Важно: пункт 5 ст.169 НК РФ в качестве обязательного реквизита счета-фактуры называет «номер платежно-расчетного документа», который нужно указывать в случае авансовых платежей. Таким образом, если оплачены товары (работы, услуги) авансом, то при получении счета-фактуры от поставщика обязательно нужно проверить, заполнена ли там строка 5. Отсутствие в строке 5 информации о номере платежно-расчетного документа делает невозможным вычет по этому счету-фактуре (письма Минфина России от 27.07.2006 N 03-04-09/14 и от 24.04.2006 N 03-04-09/07).

     Основным  документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является счет-фактура, который служит основанием для оформления соответствующих банковских платежных документов на перечисление задолженности: платежных требований, аккредитивов, платежных поручений, расчетных чеков. Счет-фактуру выписывает поставщик на отпускаемые товарно-материальные ценности.

     Получаемые  и выдаваемые счета-фактуры записываются раздельно в журналы учета  счетов-фактур и хранятся в течение  полных 5 лет с даты их получения  или выдачи. Счета-фактуры в журнале  должны быть подшиты и пронумерованы.

     Поставщики  кроме учета журнала выданных счетов фактур ведут также специальную  книгу продаж, которая предназначена  для регистрации счетов-фактур. Учет счетов-фактур в книге ведется  в хронологическом порядке по мере отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты. Записи делаются не позднее 10 дней после совершения операции. В книге продаж отражаются все реквизиты, содержащиеся в счетах-фактурах.

     В свою очередь у покупателей товаров, работ, услуг кроме журнала учета получаемых от поставщиков счетов-фактур ведется специальная книга покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается в определении сумм НДС, подлежащего зачету в соответствии с законом об НДС.

     Книга покупок включает все реквизиты  поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы НДС фиксируются  раздельно по товарам с различными ставками налогообложения, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему положению НДС.

     Аналитический учет по счету 60 на ООО «Акрополис»  ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов по плановым платежам – по каждому поставщику и подрядчику в ведомости № 1 по счету 60.

     В регистрах журнально-ордерной формы  учета расчеты с поставщиками учитываются в журнале-ордере № 6 и реестрах операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками. Журнал-ордер № 6 открывают на квартал, полугодие или год с использованием вкладных листов. Реестры операций по расчетам с поставщиками (подрядчиками) ведут раздельно по каждому поставщику за тот же период, что и журнал-ордер.

     На  основании поступающих первичных  документов поставщиков в реестрах в течение месяца делают записи в  хронологическом порядке, т.е. по каждому  поставщику накапливают суммы расчетных  операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счету 60, ее оплаты и др. В конце месяца обороты по счету 60 из реестров переносят в журнал-ордер № 6, где на каждого поставщика отводят одну строку.

     Записи  по кредиту счета 60 производят по графам в корреспонденции с дебетуемыми счетами по учету товарно-материальных ценностей (07, 10, 11 и 15), затрат на производство (20-29), капитальных вложений (08) и др. Правая сторона журнала-ордера предназначена для отражения операций по дебету счета 60, т.е. записей об оплате поставщикам и подрядчикам за поставленные товарно-материальные ценности и, выполненные работы и услуги и другим списаниям. При записях по дебету счета указывают кредитуемые счета (счета по учету денежных средств, кредитов банка и др.).

     Суммы, принятые к платежу по кредиту  счета 60, отражаются в соответствующих  графах журнала-ордера № 6 по слагаемым, определяющим покупную стоимость поступивших  товарно-материальных ценностей; отдельно записывается сумма зачетов, НДС  и общая сумма, принятая к оплате. В конце месяца в журнале-ордере № 6 выводят остатки: по дебету – суммы, оплаченные поставщикам; по кредиту – суммы, причитающиеся к оплате поставщикам.

     Обобщая вышесказанное, примеры записей  на счетах бухгалтерского учета при  расчетах с поставщиками и подрядчиками приведем в таблице №9.

     Таблица №9

     Записи  на счетах бухгалтерского учета при  расчетах с поставщиками и подрядчиками

     Кроме того, на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» отражают выданные авансы под закупаемое имущество, курсовые разницы, а также прекращение  обязательств.

     Выданные  авансы учитываются по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»  субсчет «Авансы выданные» с кредита счетов учета денежных средств 51 «Расчетные счета» 52 «Валютные счета» и другие счета учета денежных средств.

     Курсовые  разницы по приобретенному имуществу (работам, услугам) отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы и расходы» в качестве прочих доходов и расходов в зависимости от значения курсовых разниц.

     Прекращение обязательств (помимо надлежащего исполнения) может осуществляться по следующим  основаниям: при зачете взаимных требований; новации; прощении долга; ликвидации юридического лица.

     Аналитический учет по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» ведется по каждому  предъявленному счету, а расчетов в  порядке плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику. Построение аналитического учета должно обеспечивать получение данных в разрезе поставщиков:

     - о задолженности поставщикам  по расчетным документам, срок  оплаты которых не наступил;

     - по неоплаченным в срок расчетным  документам;

     - по неотфактурованным поставкам;

      - авансам выданным;

     - по выданным векселям, срок оплаты  которых не наступил;

     - по просроченным векселям.

     2.3. Инвентаризация расчетов с поставщиками и подрядчиками

     Инвентаризация  является неотъемлемой частью годовой  бухгалтерской отчетности. Для инвентаризации расчетов так же, как и для инвентаризации имущества, создается инвентаризационная комиссия. По итогам работы комиссии составляется акт инвентаризации. Инвентаризацию расчетов можно провести только по окончании года, при инвентаризации расчетов в комиссию не входят материально ответственные лица.

     Инвентаризация  расчетов с поставщиками и подрядчиками заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счете 60 «Расчеты с  поставщиками и подрядчиками». Для  этого составляются акты сверки расчетов с контрагентами. В них указываются дата и номер документов на отгрузку, стоимость товаров (работ, услуг), сумма НДС, а также суммы оплаты и реквизиты платежных документов.

     В ходе проверки расчетов с контрагентами  оформляется справка о дебиторской и кредиторской задолженности (приложение к форме № ИНВ-17). Она является основанием для составления акта инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами по форме № ИНВ-17. Акт заполняется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

     В результате проверки определяется сумма  дебиторской и кредиторской задолженности, не погашенная на 31 декабря отчетного года. Кроме того, выявляются суммы дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. Согласно статье 196 Гражданского кодекса общий срок исковой давности составляет три года⁹.

     Рассмотрим, как можно проводить инвентаризацию с поставщиками и подрядчиками на предприятии с использованием программного комплекса 1С: Бухгалтерия 7.7. В типовой конфигурации «Бухгалтерский учет» для этой цели предназначен отчет «Инвентаризация расчетов с контрагентами» (Отчеты - Специализированные - Инвентаризация расчетов с контрагентами). Отчет может быть сформирован либо с использованием унифицированной формы ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», либо в виде произвольной формы.

     Для формирования унифицированной формы  ИНВ-17 необходимо установить флажок «Использовать  унифицированную форму ИНВ-17». На этой же закладке указываются следующие  данные, которые будут подставлены  в печатную форму: номер и дата составления акта, председатель и члены комиссии. Таблица дебиторской задолженности может быть заполнена автоматически по данным учета по кнопке «Заполнить». При автоматическом заполнении задолженность в таблице отражается либо как подтвержденная, либо как с истекшим сроком исковой давности. То, что срок исковой давности задолженности истек, определяется с использованием реквизита договора «Дата погашения обязательства» (должно пройти 3 года с даты, когда задолженность должна быть погашена). Графа «Не подтверждено» не заполняется автоматически ее необходимо заполнить вручную. Аналогичным образом заполняется таблица по кредиторской задолженности.

     Для формирования произвольной формы необходимо снять флажок «Использовать унифицированную  форму ИНВ-17». В реквизите «Тип задолженности» указать тип задолженности контрагентов, которую будет отражать отчет. Для выбора предлагается три варианта: дебиторская и кредиторская; дебиторская; кредиторская (рис.1).