Учет личного состава предприятия и учет использования рабочего времени

10. Командировочное удостоверение  (форма №Т-10). Является документом, удостоверяющим время пребывания работника в служебной командировке. Выписывается в одном экземпляре работников кадровом службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку. В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

 

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И УЧЕТ ЕГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

В соответствии с ст. 91 Трудового кодекса РФ, рабочее  время — это время, в течение  которого работник в соответствии с  правилами внутреннего трудового  распорядка организации и условиями  трудового договора должен исполнять  трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к  рабочему времени. Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником [7;51].

Учет рабочего времени ведется в специальном  документе «Табель учета использования рабочего времени» (форма №Т-13).

Форма №Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с  частично заполненными реквизитами  могут быть созданы с помощью  средств вычислительной техники.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из них присваивается  определенный табельный номер, который  указывается во всех документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета заключается  в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы, всех случаев  опозданий и неявок с указанием  их причин, а также часов простоя  и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или  мастер. Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией отклонений от нормальной продолжительности  рабочего дня.

На каждого  работника в табеле отводится  две строки: одна — для отметок  условных обозначений видов затрат рабочего времени (Я — дневные  и вечерние часы работы; Н — ночные часы; ОТ — ежегодный основной оплачиваемый отпуск; Б — болезнь; Р — отпуск по беременности и родам и т. п.), а другая — для записи количества часов по ним [2;180]. Учет использования рабочего времени ведется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем только неявок, опозданий и т. п.

Оформленный табель учета использования рабочего времени со всеми дополнительными  документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

 

ОТЧЕТНОСТЬ ПО ТРУДУ

С 1 января 1998 г. организации представляют органам  государственной статистики сведения о численности, заработной плате  и движении работников (форма №П-4). Крупные и средние организации  сведения представляют ежемесячно, а  организации, средняя численность  который не превышает 15 человек, —  ежеквартально.

Сведения  включают три раздела. В разделе 1 «Численность и начисленная заработная плата» содержатся данные по всему персоналу, в том числе по работникам списочного состава, внешним совместителям, работникам, выполнявшим работы по договорам гражданско-правового характера, другим лицам несписочного состава, о средней численности, фонде начисленной заработной платы, выплатах социального характера.

В разделе 2 «Использование рабочего времени» указывается построчно количество отработанных человеко-часов (без внешних совместителей и работников несписочного состава); отработанное время внешними совместителями; численности работников, работавших неполное рабочее время по инициативе администрации, а также не отработанное ими время; численность работников, которым были предоставлены отпуска без сохранения или с частичным сохранением заработной платы по инициативе администрации, и число человеко-дней отпусков по этим работникам.

В разделе 3 «Движение работников и предполагаемое высвобождение» сообщаются сведения: о принятых работниках — все и в том числе на дополнительно введенные рабочие места; о выбывших работниках — всего и в том числе в связи с сокращением и по собственному желанию; о численности работников списочного состава на конец отчетного периода; о числе вакантных рабочих мест на конец рабочего периода.

Также сообщаются сведения о числе вакантных мест, намеченных к ликвидации; численности  работников, намеченных к высвобождению; числе рабочих мест, предполагаемых к введению.

 

СОСТАВЛЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

Штатное расписание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности  организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы Составление и оформление штатного расписания организации.// "Новое  в бухгалтерском учете и отчетности".- 2006.- N 18..

Штатное расписание оформляет, как  правило, работник бухгалтерии (или  другое уполномоченное должностное  лицо организации) в необходимом  количестве экземпляров.

Заполнение унифицированной формы  Т-3 «Штатное расписание» следует  начинать с наименования организации - оно должно указываться в точном соответствии с тем наименованием, которое значится в учредительных  документах. В случае, когда организация  имеет и полное, и сокращенное  наименование, допускается употребление любого наименования.

Далее проставляется номер документа. Дата документа проставляется в  специально отведенной графе в виде «дд.мм.гггг.» Дата штатного расписания не всегда совпадает со временем начала его действия, поэтому в унифицированной форме предусмотрена графа «Штатное расписание на «____»_______ 20 года, т.е. на определенную дату, с которой штатное расписание вступает в действие.

Первая колонка унифицированной  формы называется «Наименование  структурного подразделения». Задача правильного отражения в штатном  расписании наименований структурных  подразделений ложится на отдел  кадров или отдел организации  и оплаты труда.

Код структурного подразделения (графа 2) обычно обозначает место структурного подразделения в иерархической  структуре организации. Он также  присваивается для удобства ведения  документооборота (особенно это касается крупных предприятий). Посредством  кодирования обозначается место  более мелких подразделений в  структуре крупных.

В графе 3 "Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации" прописываются должности и профессии  согласно принятой организационной  структуре.

Следует иметь в виду, что наименования должностей, профессий и специальностей, которые указываются в штатном  расписании организации, работодатель устанавливает самостоятельно. Однако при этом необходимо учитывать требования ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации.

В графе 4 "Количество штатных единиц" указывается количество штатных  должностей (специальностей, профессий) в полных числах или в долях (0,4; 0,5), когда штатным расписанием  предусмотрена неполная штатная  единица (например, для работы по совместительству).

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и  пр." в зависимости от системы  оплаты труда, принятой в организации  и утвержденной положением об оплате труда и материальном стимулировании, указывается (в рублях) месячная заработная плата по тарифной ставке, окладу (должностному окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, коэффициенту распределения.

В графах 6 - 8 "Надбавки" штатного расписания показываются стимулирующие  и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством  Российской Федерации (в частности, северные надбавки), а также введенные  по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями  труда: за работу в выходные, выслугу  лет, командировки). Условия получения  надбавок, премий и иных выплат определяются положением об оплате труда и материальном стимулировании.

В графе 9 "Всего в месяц" расчетным  путем определяется общий фонд заработной платы исходя из штатной структуры  организации и тарифных ставок (окладов).

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кондраков Н. П. Бухгалтерский  учет: Учеб. Пособие. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.:ИНФРА-М, 2003. — 640 с.

 

2. Вещунова Н. Л., Фомина Л. Ф. Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003. — 464 с.

 

3. Расходы организации  от А до Я: справочное пособие. — М.: Эскорт, 2003. — 176 с.

 

4. Кондраков Н. П., Кондраков  И. Н. План и корреспонденция  счетов бухгалтерского учета. 2-е  изд., перераб. и доп. — М.: ООО «ВИТРЭМ», 2003. — 336 с.

 

5. Новый план счетов  бухгалтерского учета. — М.: Проспект, 2003. — 128 с.

 

6. Федеральный закон  о бухгалтерском учете. — М.: Феникс, 2003.