Учет и аудит расчетов по оплате труда (на примере СПК «Степной» Целинского района Ростовской области

Путевой лист грузового  автомобиля является первичным документом по учёту работы грузового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы шоферам и грузчикам.

На основании первичных  документов работники бухгалтерии  начисляют основную и дополнительную заработную плату рабочим и служащим. При начислении заработной платы  руководствуются Положением об оплате труда и премировании, нормами  выработки, расценками, тарифными ставками, установленными должностными окладами и т.д.

3.2 Аналитический и  синтетический учет  расчетов с персоналом  по заработной  плате

Аналитический учет расчетов по оплате труда и начислению заработной платы осуществляется по следующим  основным направлениям:

- по каждому работнику  независимо от времени его  работы на предприятии;

- по видам начислений;

- по источникам  выплат;

- по структурным  подразделениям;

- по видам выпускаемой  продукции, оказываемых услуг,  выполняемых работ.

На рабочем месте  расчетчика основным направлением аналитического учета является организация учета  начислении по каждому конкретному  работнику.

В настоящее время  на предприятиях и в организациях используются три варианта организации  такого аналитического учета: по расчетно-платежным  ведомостям, раздельно по расчетным  и платежным ведомостям и по составленным машинным способом листкам «расчет  заработной платы» (начислено, удержано и к выдаче) на основании которых  заполняется платежная ведомость  для выдачи заработной платы.

Первые два варианта используются в условиях ручной обработки  документации, а последний - в условиях автоматизации учета.

В СПК «Степное»  применяют отдельно расчетные и  платежные ведомости.

В соответствии с действующим  Трудовым Кодексом заработная плата  может выдаваться работающим два  раза в месяц, в сроки, установленные  в коллективном договоре.

Если заработная плата  выдается два раза в месяц, то за его первую половину либо выдается аванс, либо делается полный расчет. Чаще выдается аванс. Размеры аванса и  сроки его выдачи устанавливаются  в коллективном договоре. Аванс устанавливается  в процентном отношении к окладу или средней заработной плате  за предыдущий период. Сумма аванса не должна быть больше фактически заработанной за соответствующий период. Обычно аванс устанавливается на уровне 40% от месячного заработка, учитывая, что удержания составляют примерно 10 процентов от начисленной суммы. В анализируемом предприятии  аванс не выплачивается.

Многочисленные документы  по учету выработки и заработной платы поступают в бухгалтерию  или на вычислительный центр из производственных подразделений по графику. После  поступления документов производится их группировка с целью определения  общего месячного заработка каждого  работника и общего фонда заработной платы по предприятию в целом  и по категориям работающих.

Основным сводным  документом по исчислению заработной платы является расчетная ведомость (расчетный лист - та же расчетная  ведомость только на одного человека).

Основанием для  составления расчетной ведомости  служат следующие первичные документы:

- табель учета использования  рабочего времени;

- накопительные карточки  заработной платы. Такая карточка  используется для исчисления  заработной платы рабочих-сдельщиков. Она заводится на каждого работника  на месяц. В нее из нарядов,  маршрутных листов или других  документов переносится заработок  за тот или иной период, например, за день;

- справки-расчеты  на отдельные виды доплат, сумм  дополнительной заработной платы  и пособий по временной нетрудоспособности;

- исполнительные листы  и заявления работников на  различные вычеты и удержания  из заработной платы;

- платежные ведомости  или расходные кассовые ордера  на выданные авансы.

Платёжная ведомость  составляется по структурным подразделениям СПК «Степное».

В платежной ведомости  содержатся только показатели, связанные  с выдачей заработной платы на руки:

табельный номер, Ф.И.О., сумма к выдаче, расписка в получении.

Работники получают заработную плату либо в кассе предприятия, либо в отделении банка, в котором  открыт их личный счет.

Для выплаты заработной платы из кассы установлены жесткие  сроки - три дня с момента получения  наличных денежных средств в учреждении банка. В эти дни разрешается  хранить наличность в кассе сверх  установленного лимита.

Если заработная плата  не получена в установленные сроки, то в платежной ведомости против Ф.И.О. работника специальным штампом  иди от руки делается отметка «депонировано», а не выданные суммы называются депонентскими.

На лицевой стороне  платежной ведомости кассир делает запись о ее закрытии. При этом указываются  суммы выданной наличными и депонированной заработной платы.

На депонентские суммы  составляется реестр невыданной заработной платы.

Закрытая платежная  ведомость и реестр не выданной заработной платы передаются кассиром в бухгалтерию, в расчетный отдел. После их проверки бухгалтер выписывает расходный  кассовый ордер на сумму выданной заработной платы, оформляет и передает его в кассу для составления  отчета кассира.

Вся, не выданная в  указанные сроки заработная плата, подлежит возврату на расчетный счет предприятия. При этом в объявлении на взнос наличными указывается, что это депонированные суммы. Эти  суммы банк не может направлять на погашение задолженности предприятия  или на прочие выплаты и обязан выдать их по первому требованию предприятия.

В бухгалтерии предприятия  учет депонентских сумм ведется в  Книге учета депонированных сумм. Книга открывается на год. Учет ведется  в разрезе производственных подразделений (цехов, отделов). Сумма задолженности  по невиданной заработной плате числится в учете и течение трех лет. По истечении этого срока сумма  списывается в состав балансовой прибыли, как прибыль от внереализационных  операций. Возможно, организовать учет депонированной заработной платы и  на основании реестров не выданной заработной платы, в которых предусмотрены  для этого соответствующие графы.

Выплата депонентских сумм оформляется либо расходным  ордером, либо выполняющей его функции  отрезной частью листка книги учета  депонированных сумм. Выплата отпускных  и расчета при увольнении оформляется  либо расходным ордером, либо платежной  ведомостью.

В специальных графах документа записываются суммы начисленной  основной и дополнительной заработной платы по её видам, а также указываются  начисленные пособия по временной  нетрудоспособности, беременности и  родам, премии за счёт фондов экономического стимулирования. После подсчёта общей  суммы, начисленной за месяц, в ведомости  отражают также суммы удержаний  в бюджет, по исполнительным листам и другие виды удержаний. Затем определяют сальдо на конец месяца по каждому  работнику и суммы, подлежащие выплате. Расчётно-платёжная ведомость подписывается  главным бухгалтером и руководителем.

При выдаче из кассы  заработной платы составляют платёжную  ведомость, где записывают Ф.И.О. работника, его табельный номер и суммы  к получению. В ведомости должны быть подписи руководителя хозяйства  и главного бухгалтера, разрешающие  выдачу денег из кассы. Деньги из кассы  выдаёт кассир под расписку получателя или по доверенности. Неполученная в сроки заработная плата относится  в счёт расчётов с депонентами. В  платёжной ведомости в этом случае против фамилии лица, не получившего  сумму, ставится отметка «депонировано». О выданной из кассы сумме заработной платы делаются соответствующие  отметки в расчётно-платёжных  ведомостях. Расчётно-платёжная ведомость, составленная на отделениях и в других подразделениях, подписывается управляющим  отделения или руководителем  подразделения и бухгалтером. После  проверки главным бухгалтером ведомость  утверждает руководитель хозяйства.

Аналитический учёт расчётов с депонентами по суммам своевременно не выданной оплаты труда ведут в  ведомости учёта депонированной оплаты труда.

Синтетический учет расчетов с персоналом по оплате труда осуществляется на пассивном счете 70 «Расчеты с  персоналом по оплате труда». Счет преимущественно  пассивный, входит в группу счетов расчетов. На этом счете отражается состояние  расчетов с работниками как состоящими, так и не состоящими в списочном  составе предприятия по всем видам  выплат. По кредиту счета отражают начисления по оплате труда (по всем видам  оплаты труда, премиям, пособиям, пенсиям, работающим пенсионерам и др. выплаты), а также по выплате доходов  по акциям и другим ценным бумагам  данной организации, а по дебету - удержания  из начисленной суммы оплаты труда  и выдачу причитающихся сумм работникам. Сальдо этого счета, как правило, кредитовое и показывает задолженность  организации перед рабочими и  служащими по заработной плате.

Состав и перечень учетных регистров синтетического учета при журнально-ордерной форме  учета ограничиваются следующими журналами-ордерами:

- оборот по кредиту  счета 70 «Расчеты с персоналом  по оплате труда» находит отражение  в журнале-ордере № 10. В нем  отражаются суммы начисленной  заработной платы, включаемые  в себестоимость продукции, т.е.  отнесенные в дебет счетов 20,23,25,26 и в кредит 70, а также отнесенные  в дебет счетов 08,69,91.

- оборот по дебету  счета 70, т.е. суммы выплат, удержаний  и вычетов из заработной платы  в зависимости от их вида, находит  отражение в журнале - ордере  № 1 - суммы ранее выданного  аванса (кредит счета 50), в журнале  - ордере № 8 -суммы удержанных  налогов (сч.68), погашение ранее  предоставленных займов и кредитов (сч.73), а также алименты и прочие  платежи (сч. 76).

Обобщающим реестром, в котором группируются все затраты  производства по объектам учёта затрат для калькуляции себестоимости, являются лицевые счета подразделений (производственный расчёт) и сводные  лицевые счета по хозяйству в  целом.

В лицевых счетах затраты  группируются по установленным статьям, но поскольку они различны, в лицевых  счетах их записывают от руки. Также, в  лицевых счетах обеспечивается группировка  по видам производства, объёмам затрат и корреспондирующим счетам.

Сводные лицевые счета  по хозяйству в целом составляют при наличии нескольких однородных подразделений (растениеводство, животноводство).

Таблица 3.1. Хозяйственные  операции по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в СПК «Степное»

С-до по К^т сч.70 на 1.01.2004 г. 1033тыс. руб.