Учет и анализ заработной платы

Пример: С 5 мая 2014 г. Петрову В.С. предоставлен отпуск на 28 календарных дней. Таким образом, расчетный период – с 1 февраля до 1 мая 2014 г. Февраль Петров В.С. отработал полностью, с 10 по 18 марта он болел, а 14, 15 и 16 апреля был в командировке. Следовательно, в марте 2014 г. Петров В.С. отработал 15 дней, это 21 календарный день (15 дн. х 1,4). А в апреле – 19 дней, или 26,6 календарного дня (19 дн. х 1,4). За этот период Петрову В.С. начислена заработная плата, равная 12 800 руб. Больничные и зарплата за время командировки не учитываются. Среднедневной заработок Петрова В.С: 12 800 руб.: (29,6 дн. + 21 дн. + 26,6 дн.) = 165 руб. 80 коп. Соответственно отпускные Петрова В.С. составят:

165 руб. 80 коп. х 28 дн. = 4542 руб. 49 коп.

Если же отпуск предоставляется в рабочих днях, то начисленную сотруднику зарплату надо разделить на количество рабочих дней по графику 6-дневной недели. В случае же, если в расчетном периоде какие-то месяцы отработаны не полностью или исключалось время, не принимаемое к расчету в соответствии с законодательством, то сумму фактически начисленной оплаты труда за расчетный период необходимо разделить на число фактически отработанных рабочих дней по графику 5-дневной недели, умноженных на коэффициент 1,2.

Пример: Воспользуемся условиями предыдущего примера. Февраль 2014 г. Петров В.С. отработал полностью, т.е. по графику 6-дневной недели 23 дня. В марте он трудился 15 дней, или, исходя из 6-дневной рабочей недели, 18 дней (15 дн. 1,2). Что касается апреля, то в этом месяце Петров «. отработал 19 дней, или в пересчете на 6-дневную неделю 22,8 дня (19 дн. х 1,2). Среднедневной заработок Петрова В.С. равен: 12 800 руб.: (23 дн. + 18 дн. + 22,8 дн.) = 200 руб. 27 коп. Соответственно отпускные Петрова А.С. составят:

200 руб. 27 коп. х 28 дн. = 5607 руб. 56 коп.

Для начисления оплаты труда за месяц весь заработок работника суммируется. Суммирование всех видов начисленной оплаты труда за расчетный период из разных документов и расчетов осуществляется в лицевом счете, который ведется на каждого работника в бухгалтерии. Из лицевого счета данные о начисленной оплате труда переносят в расчетно-платежную или расчетную ведомость.

Таблица 1. Распределение оплаты труда по направлениям расходов

Другой важнейшей процедурой в организации учета оплаты труда является ее распределение по направлениям затрат. Под распределением заработной платы и других видов оплат называется отнесение указанных сумм на соответствующие счета по направлениям затрат, т.е. в зависимости от того, кому и за что произведено начисление. Учет распределения начисленной заработной платы производится на основании тех же первичных документов, что и ее начисление: табелей, нарядов, сменных рапортов и др. Указанные документы группируются по направлениям расходов, и по ним ежемесячно составляется ведомость распределения заработной платы, в основе которой лежат следующие принципы начисления (табл. 1).

1.2. Учет личного состава работающих и рабочего времени

Учет личного состава работающих ведется путем оформления соответствующих документов на всех этапах движения работающих в организации:

• прием на работу – приказом о приеме на работу;

• перевод на другую работу – приказом о переводе на другую работу;

• отпуск – приказом (запиской) о предоставлении отпуска;

• увольнение – приказом о прекращении трудового договора. На каждого работника в отделе кадров организации открывается личная карточка, в которой отмечаются все факты его деятельности.

Учет рабочего времени должен обеспечить контроль:

1) за своевременной явкой работников на работу, выявлением всех не явившихся и опоздавших;

2) за нахождением работников во время работы на рабочих местах; своевременным уходом и приходом во время обеда; 3) за своевременным уходом с работы;

4) фактически отработанного рабочего времени, времени простоев и других видов недоиспользования рабочего времени.

Учет рабочего времени ведется табельщиком в специальном документе «Табель учета рабочего времени». На каждого работника в табеле отводится две строки: в одной указывается время, в другой – вид затрат рабочего времени (Я – продолжительность работы в дневное время; Н – продолжительность работы в ночное время; ОТ – ежегодный основной оплачиваемый отпуск; Б – временная нетрудоспособность; Р – отпуск по беременности и родам и т.п.).

Учет сверхурочных часов ведется по соответствующим документам, в которых указывается отработанное время и другие данные, необходимые для определения затрат. Учет времени простоя осуществляется на основе листков о простое. Учет времени работников, находившихся в командировках, болевших, в период выполнения государственных обязанностей, перерывах, засчитываемых в рабочее время, ведется в табеле на основании командировочных удостоверений, больничных листов, приказов и т.п.

Системы и формы оплаты труда Размер заработной платы конкретного работника устанавливается по соглашению между работником и работодателем, при этом размер зависит от квалификации работника, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда.

1.3. Учет отчислений на социальные нужды и расчетов с органами социального страхования и обеспечения

Понятие учета оплаты труда, заработной платы и задачи ее учета Согласно Трудовому кодексу РФ оплата труда – система отношений, связанных с обеспечением установления и осуществления работодателем выплат работникам за их труд в соответствии с законами, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами и трудовыми договорами.

Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Содержание и структура коллективного договора определяются сторонами. В него могут включаться взаимные обязательства работников и работодателя по вопросам форм, систем и размеров оплаты труда; выплаты пособий и компенсаций; механизма регулирования оплаты труда с учетом роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором, и другим вопросам. Коллективный договор может заключаться в организации в целом, в ее филиалах, представительствах и иных обособленных подразделениях.

Соглашение – правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции. В соглашение могут включаться взаимные обязательства сторон по вопросам оплаты труда, условий и охраны труда, режимов труда и отдыха и иным вопросам.

Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, принимает работодатель в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Заработная плата – вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Организации самостоятельно устанавливают формы, системы и размеры оплаты труда, а также другие виды доходов работников. В систему основных государственных гарантий по оплате тру – да работников включаются:

• величина минимального размера оплаты труда в Российской Федерации;
• величина минимального размера тарифной ставки (оклада) работников организаций бюджетной сферы в Российской Федерации;
• меры, обеспечивающие повышение уровня реального содержания заработной платы;
• ограничение перечня оснований и размеров удержаний из заработной платы по распоряжению работодателя, а также размеров налогообложения доходов от заработной платы;
• ограничение оплаты труда в натуральной форме (доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% общей суммы заработной платы);
• обеспечение получения работником заработной платы в случае прекращения деятельности работодателя и его неплатежеспособности в соответствии с федеральными законами;
• государственный надзор и контроль за полной и своевременной выплатой заработной платы и реализацией государственных гарантий по оплате труда;
• ответственность работодателей за нарушение требований, установленных Трудовым кодексом РФ, иными нормативными правовыми актами, коллективными договорами, соглашениями;
• сроки и очередность выплаты заработной платы.

Для организации затраты живого труда являются важнейшим элементом издержек производства и обращения. Поэтому важное значение имеет наличие экономически обоснованной и достоверной информации о труде и его оплате. Учет труда и его оплаты должен обеспечить:

• контроль за производительностью труда;
• количеством и качеством труда;
• использованием рабочего времени;
• фондом оплаты труда;
• осуществление своевременных и правильных расчетов по оплате труда;
• получение данных по труду и его;
• оплате для планирования и оперативного регулирования; • своевременное составление бухгалтерской и статистической отчетности по труду и его оплате.

Конституция Российской Федерации гарантирует каждому своему гражданину социальную и медицинскую помощь, а также пенсионное обеспечение как по болезни, так и по старости. Источником таких средств являются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. В бухгалтерском учете эти виды исторически принято называть отчислениями на социальное страхование и обеспечение. Эта экономическая категория тесно связана с оплатой труда работников. Отчисления на социальное страхование и обеспечение производятся ежемесячно от начисленной заработной платы и других приравненных к ней выплат по установленному размеру. Для обеспечения правильности исчисления сумм отчислений на социальные нужды предварительно необходимо определить перечень всех видов оплаты труда и приравненных к ним сумм, которые выступают в виде базы для произведения расчета. Указанный перечень формируется на основе указанных выше законодательных актов.

Для определения сумм отчислений на социальные нужды составляется специальный расчет. Исчисленные суммы отчислений относятся на затраты производства (издержки обращения) и другие источники покрытия, т.е. на те же счета, на которые была отнесена начисленная заработная плата и другие приравненные к ней выплаты с увеличением задолженности предприятия перед каждым получателем. Учет отчислений на социальные нужды и расчетов с органами социального страхования и обеспечения ведется на пассивном счете 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Учет расчетов по соответствующим направлениям осуществляется на соответствующих субсчетах к счету 69 на основании расчетов бухгалтера, выписок из расчетного счета и платежных поручений на перечисление средств по назначению. Созданные на предприятиях отчисления на социальные нужды должны быть перечислены по назначению в сроки, установленные действующим законодательством. Исключение составляют отчисления в фонд социального страхования. Отчисления в фонд социального страхования, сформированные на предприятии, используются для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и ему аналогичных, а неиспользуемый остаток отчислений перечисляется в фонд социального страхования. При этом начисление пособий в части, выплачиваемой за счет средств государственного социального страхования, отражается по дебету счета 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению», субсчет 69 «Расчеты по социальному страхованию», в корреспонденции с кредитом счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

1.4. Учет резервирования сумм на оплату отпусков работникам

Суммы, начисленные работникам за отпуска, можно включать в за – траты производства в том месяце, в котором они начислены. Однако такой порядок учета для крупных промышленных предприятий экономически не оправдан. При массовом уходе работников в отпуск в летний период выпуск продукции таких предприятий обычно сокращается, а затраты на оплату труда в себестоимости продукции значительно возрастают. Чтобы предупредить значительные колебания себестоимости продукции, предприятия могут создавать резерв на оплату отпусков. Такой резерв образуется путем ежемесячных отчислений в размере планового процента от суммы фактически начисленной за месяц основной заработной платы.