Учет денежных средств в кассе

    - поступление наличных денежных  средств при осуществлении операций, связанных с расчетами по оплате труда, с персоналом по прочим операциям и др.

    Поступающие в кассу наличные денежные средства в первую очередь, сдаются на расчетный счет организации в банке. В остальных случаях наличные денежные средства выдаются из кассы организации на следующие цели:

    - под отчет на хозяйственные  и операционные расходы;

    - на командировочные расходы;

    - на выплату заработной платы;

    - на выплату пособий по социальному  страхованию;

    - на закупку товарно-материальных ценностей и др.

    Поступление наличных денег в кассу, в том числе по чеку, в колхозе «Мир» оформляют приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1). Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему.

    Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира. Квитанция выдается на руки лицу, сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе. Прием наличных денег по кассовым ордерам производиться только в день их составления.

    При составлении приходного кассового ордера ему присваивается очередной порядковый номер и он регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Суммы операций в приходных кассовых ордерах указываются и цифрами и прописью.

    В приходных кассовых ордерах и  квитанциях к ним по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции (например, получено по чеку с таким-то номером). В случае если по приходному кассовому ордеру оформляется поступление выручки, то по строке «В том числе» должна указывается сумма НДС, которая записывается цифрами. По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

    При реализации товаров (работ, услуг) с  применением контрольно кассовых машин (ККМ) допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

    Операции  по поступлению денежных документов в кассу организации также оформляются приходными кассовыми ордерами.

    Выдача  наличных денег из кассы колхоз «Мир» производится по расходным кассовым ордерам (форма КО-2) или другим надлежащим образом оформленным документам. К таким документам, например, относятся платежные и расчетно-платежные ведомости, по которым выдается зарплата работникам организации, заявления на выдачу денег и др. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером организации или лицами на это уполномоченными.

    В тех случаях, когда на прилагаемых  к расходным кассовым ордерам  документах, заявлениях и др. имеется  разрешительная надпись директора, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

    При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир обязан потребовать предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Если заменяющий расходный кассовый ордер документ составлен на выдачу денег нескольким лицам, то получатели также предъявляют указанные документы, удостоверяющие их личность, и расписываются в соответствующей графе платежных документов. Однако в последнем случае запись о данных документа, удостоверяющего личность, на денежном документе, заменяющем кассовый расходный ордер, не производится.

    Расписка  в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно  чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается.

    Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном  составе организации, производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

    Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе.

    Если  выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег.

    Если  выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

    В колхозе «Мир» для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям, применяется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

    Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию производится кассиром по платежным (расчетно-платежным) ведомостям без составления расходного кассового ордера на каждого получателя.

    Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по расходным кассовым ордерам.

    По  истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию кассир делает:

    - в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или делает отметку от руки: «Депонировано»;

    - составляет реестр депонированных сумм;

    - в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет надпись своей подписью;

    - записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указывает в ведомости номер расходного кассового ордера.

    Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

    Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается директором колхоза и главным бухгалтером, а затем регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

    В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» - перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

    Операции  по выдаче денежных документов из кассы организации также оформляются расходными кассовыми ордерами.

    Сдача наличных денег в банк в колхозе «Мир» осуществляется по установленной форме объявления на взнос наличными.

    Объявление  на взнос наличными подписывается лицом, вносящим деньги в банк. Объявление состоит из трех частей: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера. Первая часть объявления на взнос наличными остается в кассе банка. Вносителю денег выдается квитанция, которую он представляет в кассу организации. В кассе организации квитанция прилагается к расходному кассовому ордеру, по которому были выданы деньги для их сдачи в банк. Ордер выдается организации на следующий день вместе с выпиской из банка, в которой отражено поступление сданных денег на расчетный счет организации.

    При осуществлении расчетов наличными деньгами в колхозе «Мир» ведется кассовая книга установленной формы.

    Кассовая  книга является учетным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершенные организацией кассовые операции, подтвержденные рассмотренными ранее первичными учетными документами.

    Записи  в кассовой книге ведутся в 2-х  экземплярах через копировальную  бумагу чернилами или шариковой  ручкой. Записи кассовых операций начинаются со строки «Остаток на начало дня».

    Вторые  экземпляры листов – отрывные и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

    Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации.

    Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу,

    Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается главного бухгалтера организации. 

3.2 Синтетический учет кассовых операций 

    Синтетический учет наличия и движения денежных средств и иных документов в кассе колхоз «Мир» ведется на активном счете 50 «Касса».

    По  дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации.

    К счету 50 «Касса» открываются субсчета:

    1. «Касса организации»;

      2. «Операционная касса»;

    3. «Денежные документы».

    Учет  денежных средств в кассе самой организации осуществляется на субсчете 50-1 «Касса организации».

    На  субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение средств в кассах товарных контор и эксплуатационных участков.

    На  субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в организации почтовые марки, оплаченные билеты и другие денежные документы.

    По  дебету счета 50 отражается начальное  или конечное сальдо, поступление денежных средств и денежных документов в кассу. По кредиту счета 50 отражаются выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы.

    Корреспонденция счетов по движению счета 50 «Касса» в колхозе «Мир» следующая:

1. поступили деньги в кассу с расчетного счета для выдачи заработной платы работникам:

    Дт. 50 Кт 51;

2. оприходованы деньги, полученные в возврате от подотчетных лиц:

    Дт 50 Кт 71;

3. поступили деньги в кассу от продажи молока:

    Дт 50 Кт 90;

4. выдана заработная плата рабочим и служащим организации:

    Дт 70 Кт 50;

5. выданы деньги подотчетным лицам:

    Дт 71 Кт 50;

6. оплачены из кассы за электролампочки для конторы:

    Дт 26 Кт 50

    Синтетический учет по счету 50 «Касса» ведется  в журнале – ордере №1 и в  ведомости №1. 

    3.3 Инвентаризация кассы организации 

    Инвентаризация  кассы в колхозе «Мир» производится в соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ и Методическими указаниями инвентаризации имущества и финансовых обязательств в сроки, установленные руководителем организации, а также при смене кассиров организации производится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

    Инвентаризация  наличных денежных средств, разных ценностей и .документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) директора колхоза.

    До  начала проверки фактического наличия  денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении денежных средств.

    Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение имущества.

    Комиссия  проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета.