Учет денежных средств в кассе

    В настоящее время приказы о приеме работников на работу (в том числе кассира) должны оформляться с использованием унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров, в частности, по форме № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу».

    Должностная инструкция предусматривает следующие основные обязанности кассира:

    - осуществление операций по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность;

    - оформление документов и получение в соответствии с установленным порядком денежных средств в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов;

    - сдача в учреждение банка денежной  наличности сверх установленных лимитов;

    - ведение на основе приходных  и расходных документов кассовой книги;

    - сверка фактического наличия  денежных сумм с книжным остатком;

    - составление кассовой отчетности [9].

    Для надлежащего выполнения должностных обязанностей кассир должен знать:

    - руководящие и нормативные документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.п.), касающиеся ведения кассовых операций;

    - формы кассовых и банковских  документов; правила приема, выдачи, учета и хранения денежных  средств;

    - порядок оформления приходных  и расходных документов;

    - лимиты остатков кассовой наличности, установленной для организации, и правила обеспечения их сохранности;

    - порядок ведения кассовой книги  и составления кассовой отчетности;

    - правила эксплуатации электронно-вычислительной  техники;

    - основы организации труда, правила  внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

    Кассир  в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

    Письменные договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста и занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Между работником и работодателем заключается договор о нижеследующем:

    1. Работник принимает на себя  полную материальную ответственность  за недостачу вверенного ему  Работодателем имущества, а также  за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется:

    а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

    б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

    в) вести учет составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

    г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.

    2 Работодатель обязуется:

    а) создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

    б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в т.ч. локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;

    в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.

    Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине [9].

    Руководители  организаций обязаны оборудовать  для кассы изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег, и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организаций не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств, при их хранении и транспортировке, они несут ответственность в установленном законодательством порядке.

    Все наличные деньги и денежные документы  хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях – в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

    Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты [26. С. 95].

    Доступ  в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

    Наличные  денежные средства, поступающие в  кассы организаций, должны быть своевременно оприходованы, а затем они подлежат сдаче в банк для последующего зачисления на банковские счета этих организаций. При осуществлении расчетов с населением прием наличных денег организациями производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин [18. С. 67]. 
 
 

1.3 Лимит остатка наличных денег в кассе 

    Организации могут хранить наличные деньги в своих кассах только в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по согласованию с руководителями организаций.

    Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банками ежегодно всем организациям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности [10].

    Величина  лимита остатка наличных денег в кассе зависит от специфики деятельности организации, в частности, от объема ежедневной кассовой выручки организации. При необходимости (в случае изменения кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т.п.) лимиты остатков касс могут пересматриваться.

    Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация  должна представить в обслуживающий  банк расчет по установленной форме № 0408020 «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» [10].

    Расчет  предоставляется в двух экземплярах: один экземпляр остается в банковском учреждении, а второй возвращается обратно организации со сведениями об установленном лимите денежных средств в кассе организации и разрешением на расходование наличных денежных средств, поступающих в кассу организации.

    Расчет  лимита остатка кассы осуществляется исходя из объемов налично-денежного оборота предприятий с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

    Для установления лимита кассы организации в форме расчета необходимо указать размер налично-денежной выручки за три последовательных календарных месяца. Следует учесть, что в случае резких изменений выручки данные необходимо представить за последний месяц. Информация о размере налично-денежной выручки берется по данным бухгалтерского учета: дебетовый оборот счета 50.01 «Касса организации». Кроме этого в расчете указывается среднедневной и среднечасовой объем выручки за три месяца, характеризующий режим деятельности организации [21. С. 138].

    Если  организация имеет несколько  расчетных счетов в различных  банках, то она по своему усмотрению обращается в один из банков для установления лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из банков организация направляет уведомления об определенном ей лимите остатка кассы в другие банки, в которых открыты ей соответствующие счета. При проверке данной организации банки руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе. Если организация не приняла мер по установлению лимита остатка наличных денег в кассе ни в одном из обслуживающих ее банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в банк денежная наличность – сверхлимитной.

    Для определения лимита остатка наличных денег юридическое лицо, индивидуальный предприниматель учитывают объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (вновь созданная организация – ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги).

    Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

     ,                                                                                (1)

где   L – лимит остатка наличных денег в рублях;

    V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

    P – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

    N_c – период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении организации в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней [10].

    Организации имеют право хранить в своих  кассах наличные деньги, сверх установленных  лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному  страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до 5 дней), включая день получения денег в банке.

    Организации, имеющие постоянную денежную выручку; по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

    При расчетах с поставщиками необходимо соблюдать установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке. Согласно указаниям ЦБ РФ предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 60 тысяч рублей. При этом под одной сделкой понимаются все наличные расчеты в рамках одного договора [1].

    Данный  лимит не распространяется на расчеты организации с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с которыми расчеты можно проводить без ограничений.

    Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей  организаций, главных бухгалтеров и кассиров.

    При несоблюдении организациями условий  работы с денежной наличностью, а также несоблюдении порядка ведения кассовых операций в РФ применяются следующие меры финансовой ответственности:

    - за осуществление расчетов наличными  денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм – штраф в 2-кратном размере суммы произведенного платежа;

    - за неоприходование (неполное  оприходование) в кассу денежной  наличности – штраф в 3-кратном размере неоприходованной суммы;

    - за несоблюдение действующего  порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов – штраф в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.

    На  руководителей организаций, допустивших  указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном установленном законодательством РФ размере минимальной месячной оплаты труда [10].