Теорія бухгалтерського обліку

      Уся готівка, що надходить до кас підприємств, має своєчасно та в повній сумі оприбутковуватися в їх касах. Оприбуткуванням готівки в касі підприємства є здійснення підприємством обліку готівки в повній сумі її фактичних надходжень з оформленням цієї операції у встановленому порядку прибутковим касовим ордером та відображенням у касовій книзі в день одержання підприємством готівкових коштів.

           До підприємств (підприємців) застосовуються штрафні санкції  згідно з чинним законодавством України за:

• перевищення встановлених лімітів каси;
• не оприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки;
• перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів; /  витрачання готівки з виручки на виплати; що пов'язані з оплатою праці, за наявності податкового боргу;
• використання одержаних в установі банку готівкових коштів не за цільовим призначенням;
• проведення готівкових розрахунків без подання одержувачем коштів платіжного документа, який підтверджує сплату покупцем готівкових коштів.

   

           Приймання касами підприємств готівки, у тому числі й одержаної з банку, проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства. При прийманні готівки видається квитанція за підписами головного бухгалтера або особи, уповноваженої керівником підприємства, і касира, засвідчена печаткою (штампом) підприємства.

        Видача готівки  з кас підприємств проводиться  за видатковими касовими ордерами або належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або особи, які на це уповноважені. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах, заявах, рахунках тощо є дозвільний напис керівника, то підпис керівника на видаткових касових ордерах не обов'язковий.

        У разі видачі окремій  фізичній особі готівки за видатковим документом касир вимагає пред'явити паспорт чи документ, що його замінює, записує його найменування і номер, ким і коли він виданий. Фізична особа підписується у видатковому документі про одержання готівки із зазначенням одержаної суми (гривень -словами, копійок - цифрами), використовуючи чорнило або кулькову ручку з темним чорнилом.

        Якщо видатковий документ складений на видачу готівки  кільком особам, то одержувачі також пред'являють паспорти чи документи, що їх замінюють, і підписуються у відповідній графі документа.

  

        Видачу готівки  касир проводить тільки особі, зазначеній у видатковому документі. Якщо видача готівки проводиться за дорученням, оформленим у встановленому порядку згідно з чинним законодавством, у тому числі й особам, що не змогли в зв'язку з хворобою або з Інших поважних причин ставити підпис власноручно, то в тексті ордера після прізвища, .мені та по батькові одержувача готівки бухгалтерія зазначає прізвище, ім'я та по батькові особи, якій доручено одержати готівку. Якщо видача готівки проводиться за відомістю, то перед підписом про одержання грошей касир робить напис: "За довіреністю".

            Перш, ніж приступити до обліку грошових коштів, слід мати первинні документи впорядковані належним чином та які повинні свідчити про рух цих коштів. Загальна схема документування операцій з готівкою наведено на рис 4.1.1.

Рис. 4.1.1.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Оприбуткування  готівки в касу здійснюється на підставі прибуткового касового ордеру (ПКО), підписаного головним бухгалтером або уповноваженими на це особами. При цьому особі, яка здала грошові кошти, після отримання їх касиром видається квитанція, підписана головним бухгалтером та касиром. ПКО в залежності від цілей використання коштів, які надходять до каси, повинен мати юридичне обґрунтування. В прибутковому касовому ордері зазначають, від кого прийнято грошові кошти, на якій підставі, сума (цифрами і прописом), підпис головного бухгалтера і касира.

      Витрачання  готівки з каси оформлюється видатковим касовим ордером (ВКО). Він підписується керівником і головним бухгалтером підприємства чи особами, ними уповноваженими. Прибуткові та видаткові касові ордери чи документи, що їх замінюють до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєструється прибуткових та видаткових касових ордерів (форма № КО-3).

      Журнал  реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів представляє собою обліковий регістр наступного вигляду (табл.).

Таблиця 4.1.2.

Журнал  реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів

         Оплата праці, виплата  допомоги по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться касиром за платіжними (розрахункові платіжними) відомостями, без складання видаткового касового ордера кожного отримувача.

   

      Заробітна плата виплачується за платіжною  відомістю. По закінченню трьох днів на загальну суму виданої заробітної плати виписується видатковий касовий ордер. У випадках видачі коштів у відомості робиться надпис: «За довіреністю», а сама довіреність прикладається до платіжної відомості. Заробітна плата, не видана у встановлений термін, депонується і здається до банку. На депоновані суми складається видатковий касовий ордер.

         Всі факти надходження  і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі.

   Касова  книга - обліковий регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.

  В касовій книзі у хронологічній  послідовності відображається витрачання і надходження готівки. Призначення цієї книги - слідкувати за поточним рахунком у банку, щоб власник мав щоденну інформацію про рух готівки, яка є джерелом існування підприємства.

   Записи  в касовій книзі здійснюються касиром одразу ж після отримання  або видачі грошей по кожному ордеру або по документах, які його замінюють.

      Для підприємств (організацій), які. використовують різні іноземні валюти, є необхідним ведення окремих Касових книг по кожному виду валюти.

           В кінці кожного робочого дня касир підводить підсумки операцій за день, визначає залишок готівки в касі на наступне число і переднє до бухгалтерії звіт касира.

           Бухгалтерські записи в регістрах обліку здійснюється на підставі перевірених звітів касира (другий примірник касової книги) і доданих до них документів.

        Звіт касира - це документ, який має вигляд відривного аркушу касової книги з додатком прибуткових та видаткових касових документів, що передається касиром підприємства до бухгалтерії.

      Підчистки, помарки чи виправлення в касових  документах не допускаються. При виникненні помилки документ повинен бути переписаний

      Якщо хоча б одна з вимог по заповненню касових документ не виконана, касир зобов'язаний повернути документи до бухгалтерії; для належного оформлення.

4.1 Практична частина 

      Згідно  з наказом керівника ТОВ «Зоря» (м. Канів) №105 від 15 травня 2006 року юрист – консультант Левицький Михайло Михайлович був відряджений до м. Харкова (ВАТ «Просвіта») на курси підвищення кваліфікації. Термін відрядження 7 днів, з 16.05.06 по 22.05.06.

      16.05.06 з каси підприємства за ВКО  №125 йому було видано під звіт 690 грн.

      22.05.06 Левицький М.М. звітував про виконання завдання та витрачені кошти шляхом подання до бухгалтерії Звіту про використання коштів наданих на відрядження або під звіт з доданими до нього документами:

• квитки на проїзд: Канів-Харків – 45 грн. (у т.ч. ПДВ 8.50), Харків-Канів – 49 грн. (у т.ч. ПДВ 9.50).
• квитанція на проживання в готелі «Харків» з 16.05.06. по 22.05.06 210 грн. (у т.ч. ПДВ 32.00).
• чек за телефонні розмови від 18.05.06 на суму 66 грн. (у т.ч. ПДВ 13.00).

При обчисленні суми ПДВ по вартості витрат на проїзд і проживання, враховується що до їх ціни завжди додаються вартість страховки, комісійного збору та інші платежі, які ПДВ не обкладаються.

      Понесені  працівником витрати затверджені  керівником підприємства у повному  обсязі. Різниця у вигляді залишку невикористаної підзвітної суми повернена працівником до каси підприємства за ПКО № 131 у день звіту.

Необхідно здійснити:

1) документальне оформлення господарських операцій шляхом заповнення Посвідчення про відрядження, Журналу реєстрації про відрядження, ВКО, Звіту про використання коштів наданих на відрядження або під звіт та ПКО;

2) відображення  господарських операцій на рахунках  бухгалтерського обліку. 

      Відображаємо  господарські операції на рахунках бухгалтерського  обліку:

 

1. Видано  працівнику аванс на відрядження з каси підприємства:

Дт 372……………………………………….Кт 301     690 грн.

2. Відображено суму витрат на відрядження

Дт 93……………………….………………..Кт 372   482 грн.

3. Відображено податковий кредит з ПДВ

Дт 641………………………………………..Кт 372   63 грн.

4. Повернено до каси залишки підзвітної суми

Дт 301………………………………………...Кт 372  145 грн.

 

 
 
 

Таблиця 4.2.1.

Журнал  реєстрації посвідчень про відрядження