Техника, формы и организация бухгалтерского учета

В плане отчетности указываются перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки  представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, фамилии должностных лиц, получающих отчеты, способ представления отчетов (почтой, телеграфом и др.) и фамилии работников, ответственных за составление отчетности, с точным указанием выполняемых ими работ. План отчетности, как правило, состоит из двух частей: в первой части содержатся необходимые сведения по отчетности, представляемой внешним пользователем, во второй - сведения по отчетности, получаемой от отдельных подразделений предприятия.

В плане технического оформления учета дается детальная характеристика формы учета, которая будет применена на данном предприятии, а также указывается, какие вычислительные машины, приборы и устройства будут использованы в организации. При выборе формы учета организации обязаны руководствоваться соответствующими указаниями и инструкциями, учитывать конкретные условия работы организации, хорошо знать преимущества и недостатки действующих форм бухгалтерского учета.

Значительное  место в плане технического оформления учета должно быть уделено механизации и автоматизации учета. Причем помимо использования вычислительных машин в соответствующих организационных формах необходимо предусмотреть применение различных вычислительных таблиц и различного рода средств механизации измерения и счета: мерной тары, весов, счетчиков (газовых, электрических и т.п.).

В плане организации  труда работников бухгалтерии определяются структура аппарата бухгалтерии  и штат бухгалтерии, дается должностная  характеристика каждому работнику, намечаются мероприятия по повышению их квалификации, составляются графики учетных работ.

При установлении структуры аппарата бухгалтерии  и форм его связи с отдельными частями организации необходимо решить вопрос о централизации или  децентрализации учета.

При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии, в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и т.д.). В самих подразделениях осуществляется лишь первичная регистрация хозяйственных операций.

При децентрализации  учета учетный аппарат рассредоточен  по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляются балансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета на отдельных частях организаций.

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство  и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более  эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях. В большинстве же организаций применяют централизованную систему бухгалтерского учета.

В некоторых  организациях используется частичная  децентрализация учета, при которой в производственных подразделениях кроме составления первичных документов ведут аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляют учет производственных затрат, исчисляют фактическую себестоимость изделий и т.п. Однако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий  организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия  технических средств учета.

В средних по размеру организациях в состав бухгалтерии входят, как правило, следующие группы (отделы, бюро, секторы):

• материальная, отвечающая за учет приобретения материальных ценностей, их поступления и расходования. В этой же группе, как правило, ведется учет основных средств;
• группа учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работникам, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками предприятий, бюджетом, Фондом социального страхования и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;
• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;
• учета готовой продукции, осуществляющая учет готовой продукции на складах и ее реализации;
• общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и Главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы финансовой отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных организациях кроме перечисленных обычно имеются  группы (отделы) учета тары, учета  основных средств, расчетная (работники  которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами), подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая и др.

Общая схема  структуры бухгалтерского аппарата средних и крупных организаций  приведена на рис. 4.5.

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ на предприятии.

Основным назначением  графиков учетных работ является распределение работ между исполнителями, расчет времени выполнения работ, определение мероприятий по научной организации труда счетных работников. Графики бывают индивидуальными, структурными и сводными.

Рис. 4.5. Структура  бухгалтерского аппарата

В индивидуальных графиках (календарных планах) указываются  работы, которые должны выполняться каждым работником, и срок их выполнения. График регламентирует занятость работника и внутри рабочего дня, и на более длительное время (месяц, квартал и т.д.).

В структурных  графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии или организации (расчетной группой бухгалтерии, складом, цехом и т.п.).

В сводном графике  указываются сроки выполнения отдельных  учетных работ (составление отчетности, проведение инвентаризации и т.п.) по организации в целом. Он отражает в обобщенном виде весь учетный процесс, и ответственность за его выполнение несет главный или старший бухгалтер организации. Графики учетных работ составляются в виде таблиц, причем в таблицах предусматриваются отметки о сроках выполнения запланированных работ.

Права, обязанности и  ответственность  главного бухгалтера

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» главный бухгалтер (или бухгалтер - при отсутствии в штате должности  главного бухгалтера) назначается на должность и освобождается от должности руководителем организации.

Главный бухгалтер  подчиняется непосредственно руководителю организации и несет ответственность  за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное  представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Главный бухгалтер  обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением  имущества и выполнением обязательств.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Без подписи  главного бухгалтера денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

С главным бухгалтером  целесообразно согласовывать назначение, увольнение и перемещение материально  ответственных лиц (кассиров, заведующих складами и др.).

В организациях с небольшой численностью работающих и не имеющих в штате кассира его обязанности может выполнять главный бухгалтер или другой работник по письменному распоряжению руководителя организации.

Главному бухгалтеру организации запрещается принимать  к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству и нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации. При получении от руководителя письменного распоряжения о принятии указанных документов к учету главный бухгалтер исполняет его. Всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель организации.

За невыполнение или недобросовестное выполнение своих  обязанностей главный (старший) бухгалтер несет ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Должностной оклад  главного бухгалтера устанавливается, как правило, на уровне оклада заместителя  руководителя организации.

При освобождении главного бухгалтера он сдает дела вновь назначенному главному бухгалтеру (а при отсутствии последнего - работнику, назначенному приказом руководителя организации). В процессе сдачи дел проверяются состояние бухгалтерского учета и достоверность отчетных данных и составляется соответствующий акт, утверждаемый руководителем организации.