Техника, формы и организация бухгалтерского учета

Для сверки правильности записей в журналах-ордерах общий  итог по кредиту счета подсчитывают и записывают в журнал непосредственно  из документов. Полученный итог сверяют  с выведенными в отдельных  графах журнала итогами по дебетуемым счетам. Такая сверка делает излишним составление оборотных ведомостей по журналу, в которых синтетический учет совмещается с аналитическим.

Оборотные ведомости  составляются лишь по тем счетам, в  которых аналитический учет ведется самостоятельно.

Проверенные месячные итоги журналов-ордеров записывают в Главную книгу следующей  формы.

ГЛАВНАЯ КНИГА  
ПРИ ЖУРНАЛЬНО-ОРДЕРНОЙ ФОРМЕ УЧЕТА  
Счет «Касса» _____________ (наименование счета)

Кредитовый оборот переносят в Главную книгу с соответствующего журнала, а обороты по дебету записывают в книгу из разных журналов-ордеров по корреспондирующим счетам. Журналы-ордера и Главная книга взаимно дополняют друг друга: в журналах-ордерах дается расшифровка кредитового оборота каждого синтетического счета, а в Главной книге - расшифровка дебетового оборота этого же счета. После проверки оборотов выводится сальдо на начало следующего месяца, которое записывается в соответствующей колонке Главной книги.

Для проверки правильности записей в Главной книге подсчитывают суммы оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и кредитовых сальдо дол жны быть равны.

Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности составляются по данным Главной книги, журналов-ордеров и вспомогательных к ним ведомостей. Общая схема записей при журнально-ордерной форме учета приведена на рис.4.2.

Рис. 4.2. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета 

Применение журнально-ордерной формы бухгалтерского учета позволяет значительно снизить трудоемкость учета. Это достигается за счет совмещения в одном регистре синтетического и аналитического учета, систематических и хронологических записей, отмены ряда регистров (мемориальных ордеров, регистрационного журнала, оборотной ведомости по синтетическим счетам, ряда оборотных ведомостей по аналитическим счетам).

Данная форма  учета повышает контрольное значение учета, облегчает составление отчетов.

К недостаткам  журнально-ордерной формы учета  следует отнести сложность и  громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение и затрудняющих механизацию учета.

От значительной части указанных недостатков  свободна автоматизированная форма  учета, созданная на базе использования  ЭВМ. В общем виде данной форме  учета свойственна следующая последовательность обработки информации: машинный носитель информации - ЭВМ - машинограммы выходной информации.

Один из вариантов  автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис. 4.3.

В настоящее  время организации оснащены многофункциональными проблемно-ориентированными мини-ЭВМ - компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных Учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

Компьютеры относительно просты в эксплуатации, что позволяет  оснащать ими рабочие места бухгалтеров  и на их основе создавать автоматизированные рабочие места (АРМ) бухгалтера. 71

Рис. 4.3. Автоматизированная форма бухгалтерского учета

Применение машинно-ориентированных  форм учета обеспечивает механизацию  и во многом автоматизацию учетного процесса; высокую точность учетных  данных; оперативность данных учета; повышение производительности труда  учетных работников, освобождение их от выполнения простых технических функций и предоставление большей возможности заниматься контролем и анализом хозяйственной деятельности; увязку всех видов учета и планирования, поскольку они предусматривают использование одних и тех же носителей информации.

В последнее  время предприятиям малого бизнеса  разрешено использовать всего два  вида учетных регистров - Книгу учета  фактов хозяйственной деятельности (регистр синтетического учета) и  ведомости учета соответствующих  объектов (основных средств, производственных запасов и готовой продукции и др.), являющихся регистрами аналитического учета.

Книга учета  фактов хозяйственной деятельности заполняется либо непосредственно  по данным первичных документов, либо по итоговым данным ведомостей (при  значительном количестве хозяйственных операций). Данные указанной Книги и ведомостей, если они ведутся, используются для составления баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Запись в учетные  регистры производят на основании должным  образом оформленных бухгалтерских  документов (в соответствии с положением о документах и документообороте) на второй день после совершения хозяйственных операций. Порядок записи зависит в основном от количества совершаемых ежедневно хозяйственных операций.

Если количество хозяйственных операций незначительно, то они вначале записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности, а уже затем - в соответствующие ведомости.

Например, операция о поступлении денежных средств  в кассу с расчетного счета  будет отражена в графе «Сумма», по дебету счета 50 «Касса», кредиту счета 51 «Расчетные счета» Книги учета фактов хозяйственной деятельности, а затем в ведомостях по учету операции по кассе и расчетному счету (форма № В-4).

Пример открытия счетов в Книге по данным начального баланса (табл. 3.1), отражения четырех операций по счетам Книги, подсчета оборотов и конечных сальдо счетов по Книге приведен в табл. 4.1. Данные о начальных и конечных сальдо по счетам Книги используются при составлении баланса.

Если в организации  совершается значительное количество хозяйственных операций, то они могут записываться вначале по соответствующим ведомостям, а уже итоговые данные ведомостей за месяц записываются в Книгу учета фактов хозяйственной деятельности. Для правильного переноса данных из ведомостей в Книгу в соответствующих графах каждой ведомости в скобках указаны цифры, соответствующие графам Книги, в которых должны отражаться эти данные.

Можно использовать кредитовый принцип записи по переносу данных ведомостей в Книгу учета  фактов хозяйственной деятельности. В этом случае из каждой ведомости в графе «Сумма» Книги учета фактов хозяйственной деятельности записывается общая сумма по разделу расхода ведомости, а затем она расшифровывается частными суммами по соответствующим счетам Книги.

По окончании  месяца в Книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо.

Общий итог дебетовых  оборотов всех счетов должен совпадать  с общим итогом оборотов по кредиту  счетов и с итогом по графе «Сумма». Сумма конечных сальдо по активным и пассивным счетам также должна совпадать. Данные о начальных и конечных остатках по каждому синтетическому счету используются для составления бухгалтерского баланса.

Состав регистров  и порядок записи в них при  упрощенной форме учета представлены на рис. 4.4.

Рис. 4.4. Упрощенная форма бухгалтерского учета «Журнал-главная»

Таблица 4.1 КНИГА УЧЕТА ФАКТОРОВ ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В настоящее  время организациям предоставлено  право самим выбирать форму бухгалтерского учета. На основе рекомендуемых форм они могут разрабатывать свои оригинальные формы, совершенствовать учетные регистры и создавать программы регистрации и обработки, соблюдая общие методологические принципы, а также технологию обработки учетной информации.

Организация бухгалтерского учета

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему  условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с целью  получения достоверной и своевременной  информации о хозяйственной деятельности организации и осуществления контроля за рациональным использованием производственных ресурсов и готовой продукции. Основными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, инвентаризация, План счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О бухгалтерском учете» ответственность за организацию  бухгалтерского учета в организациях, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций.

Руководители  организаций могут в зависимости  от объема учетной работы:

• учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
• ввести в штат должность бухгалтера;
• передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;
• вести бухгалтерский учет лично.

На практике руководитель редко ведет бухгалтерский  учет лично - обычно эти функции выполняет  бухгалтерия или бухгалтер. В  этом случае руководитель должен создать  необходимые условия для правильного  ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками, имеющими отношение к учету, требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

Для обеспечения  рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана его организации.

План организации  бухгалтерского учета состоит из следующих элементов: план документации и график документооборота; план инвентаризации; план счетов и их корреспонденции; план отчетности; план технического оформления учета; план организации труда работников бухгалтерии.

В плане документации указывается перечень документов для  учета хозяйственных операций и  составляется расчет потребности в  бланках. При этом организации могут  использовать типовые формы первичных учетных документов или применять формы документов, разработанные самостоятельно. После определения потребности в бланках заказывают их печатание в типографии или делают заявку на приобретение, а при централизованном снабжении делают заявку на получение их от вышестоящей организации.

Все формы первичных  учетных документов, как типовых, так и разработанных самостоятельно, составляются с соблюдением требований, предусмотренных Законом «О бухгалтерском  учете».

Основой организации  первичного учета в организациях является утвержденный главным бухгалтером график документооборота (табл. 4.2). Под документооборотом, как уже говорилось, понимают путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи на хранение в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указываются порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Таблица 4.2 ПРИМЕР ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ПРЕДПРИЯТИЮ, УЧРЕЖДЕНИЮ

В плане инвентаризации определяют порядок, формы и сроки  проведения плановых и внеплановых  инвентаризаций. План инвентаризации составляют с учетом того, чтобы  проверка наличия ценностей не влияла на нормальную работу предприятия. Сроки проведения внеплановых инвентаризаций не должны быть известны материально ответственным лицам.