Структура генерального бюджета организации, порядок и особенности его разработки

Важной  составной частью главного (сводного) бюджета организации является финансовый бюджет (план). Он разрабатывается на основе данных, собранных в оперативном бюджете. В наиболее общем виде он представляет собой баланс доходов и расходов организации. В нем количественные оценки доходов и расходов, приводимые в операционном бюджете, трансформируются в денежные. Основной целью финансового бюджета является отражение предполагаемых источников поступления финансовых средств и направлений их использования.

С помощью  финансового бюджета (плана) можно  получить информацию о таких показателях, как:

• объем продаж и общая прибыль;
• себестоимость продаж;
• процентное отношение доходов и расходов; 
• общий объем инвестиций;
• использование собственных и заемных средств;
• срок окупаемости вложений и др.

Последним шагом в процессе подготовки главного (сводного, генерального) бюджета является разработка прогнозного бухгалтерского баланса (отчета о финансовом положении). Он отражает структуру активов и пассивов организации и соответствует отчетной форме «Бухгалтерский баланс».

Расчет  ожидаемого бухгалтерского баланса  по состоянию на конец планируемого периода позволяет оценить те изменения, которые  произойдут с имуществом организации и его источником в результате хозяйственных операций планируемого периода. Составление подробного сводного бюджета является  существенной помощью для собственников организации в обеспечении контроля за эффективностью использования инвестированных в нее средств. Сводный бюджет также важен и для непосредственных руководителей организации. Он позволяет четко определить цели и задачи, стоящие перед ними, на планируемый период и контролировать ход выполнения производственной программы, процесс формирования доходов и расходов, состояние расчетов и платежей.

Сформированный  генеральный бюджет должен отвечать  следующим 

требованиям:

1. Он  должен быть напряженным, но  достижимым, поскольку лишь сбалансированность мотивирует соблюдение бюджета;

2. Право  на существование имеет только  действительный бюджет (теневой  или аварийный бюджеты недопустимы);

3. Бюджет  является обобщающим планом в  натуральных и денежных единицах.

4. Ответственный  за исполнение бюджета должен принимать участие при его разработке, для того чтобы со всей ответственностью отнестись к составлению бюджета.

5. Бюджет  является своеобразной инструкцией  к записи по счетам. Он требует равенства планируемых и фактических данных.

6. Бюджет  остается неизменным во время бюджетного периода.

Составленный  генеральный бюджет должен проходить согласование со всеми службами организации, участвующими в его  формировании, после чего он представляется на рассмотрение руководству организации. После одобрения  руководством организации бюджет становится действующим. Он должен быть обязательно принят перед началом хозяйственного года, для того чтобы требуемые мероприятия могли быть своевременно выполнены.

Бюджет  имеет силу для целого временного периода. Меняющиеся данные, параметры или цели не ведут к его изменению. Сведения об отклонениях, полученные в результате сравнения плановых и фактических показателей, учитываются на будущее к началу срока действия следующего бюджета.

Для более  полного представления о порядке  составления генерального бюджета  и выделения его особенностей, рассмотрим подробно процессы разработки оперативного и финансового бюджетов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3 Оперативный бюджет как составная часть общего

(генерального) бюджета

 

Оперативный бюджет называется также текущим, периодическим бюджетом. Он показывает планируемые операции на предстоящий год для сегмента или отдельной функции организации. В процессе его подготовки прогнозируемые объемы продаж и производства трансформируются в количественные оценки доходов и расходов для каждого из действующих подразделений организации.

Оперативный бюджет включает в себя бюджетный (плановый) отчет о прибылях и убытках, который в свою очередь формируется на основе таких бюджетов, как бюджет продаж, производственный бюджет, бюджет товарно-материальных запасов и бюджеты расходов.

Планирование  операционного бюджета осуществляется на основе норм и нормативов затрат живого труда, предметов труда, использования  средств труда, организации производства.

Нормы затрат живого труда – это нормы времени по видам продукции и работ, обслуживания оборудования и рабочих мест, соотношения численности основных и вспомогательных рабочих и других категорий работников, коэффициенты выполнения норм и др.

В нормах затрат предметов труда устанавливается планируемый расход сырья, основных и вспомогательных материалов, различных видов энергии, полуфабрикатов и комплектующих изделий по отдельным видам продукции и работ, а также отходов и потерь.

Нормы и  нормативы использования средств труда включают коэффициент использования среднегодовой производственной мощности, нормы выхода продукции с единицы оборудования, нормы трудоемкости ремонта единицы оборудования, часовой производительности оборудования и др.

В нормах и нормативах организации производства устанавливаются длительность производственного  цикла, объем незавершенного производства, нормы запасов сырья и материалов и др.

Помимо  перечисленных выше норм и нормативов при осуществлении планирования производственной программы используются установленные природоохранные, социально-экономические  и другие нормативы.⁵

Исходной  точкой при составлении как операционного, так и генерального бюджета является разработка бюджета продаж.

Прогноз объемов продаж составляется с использованием различных, достаточно сложных методов, среди которых статистические прогнозы с применением математических методов, экспертные оценки отдела сбыта, регрессионный  анализ, метод «выпуск-затраты» и т.д.⁶ При этом необходимо учитывать множество факторов: историю продаж, общее состояние экономики, ценовую политику, результаты маркетинговых исследований, производственные мощности, конкуренцию, наличие ограничений со стороны государства и т.д.⁷

В бюджете  продаж определяется объем, цены и стоимость  различных видов продукции и  услуг, намеченных к продаже.

Специалисты по постановке внутрифирменного бюджетирования предлагают следующую последовательность составления бюджета продаж:

1. Определить объем продаж каждого продукта (изделия, услуги) на первый месяц бюджетного периода (квартала, года) в натуральном выражении (штуках, кг, единицах, комплектах и т.п.);
2. Определить возможную цену каждого продукта на первый месяц;
3. Рассчитать объем продаж за месяц для каждого продукта (для этого стоит умножить цену, установленного для каждого продукта на его количество в натуральном выражении);
4. Определить возможную динамику цен (среднемесячный темп инфляции %) и/или динамику сбыта (темп среднемесячного роста объема продаж %) на бюджетный период;
5. Определить динамику продаж каждого продукта по месяцам (умножением объема продаж каждого продукта за первый месяц бюджетного периода на соответствующие темпы роста);
6. Рассчитать объем продаж за год по каждому продукту, просуммировав за все месяцы бюджетного периода значения в каждом месяце;
7. Определить объем продаж по всем продуктам по месяцам бюджетного периода.⁸

Рекомендуемый порядок бюджетирования может включать дополнительные шаги, связанные, например, с сезонными или конъюнктурными колебаниями спроса. Эти обстоятельства необходимо учесть и скорректировать значение бюджета продаж за соответствующие месяцы.

Для того чтобы иметь возможность продать  планируемое количество изделий, их необходимо сначала изготовить. Следовательно, в этом случае необходим бюджет производства, который составляется на основе бюджета продаж.

Бюджет  производства определяет, сколько единиц продукции необходимо произвести для  выполнения бюджета реализации и  для поддержания запасов готовой  продукции на уровне, запланированном  руководством.

Бюджет  производства составляется как в  натуральных, так и в денежных единицах. Объем производства в натуральных  единицах (шт.) рассчитывается следующим  образом:

ТПi = РПi + ГПкi –Гпнi

Где:

ТПi – объем товарной продукции, который должен быть произведен в планируемом периоде;

РПi – предполагаемый объем реализации продукции;

ГПнi – запасы готовой продукции на начало периода.

После разработки бюджета производства и определения  основных производственных показателей  разрабатывается бюджет потребности  в материалах (закупки/использования материалов).

Плановые  потребности закупки материалов и их использования могут быть подготовлены как в одном документе, так и в отдельных самостоятельных бюджетах. Однако, многие предпочитают единый документ.

В этом бюджете  определяются сроки закупки и  количество сырья, материалов и полуфабрикатов, которое необходимо приобрести для  выполнения производственных планов. Использование материалов определяется производственным бюджетом и предлагаемыми  изменениями в уровне материальных запасов. Умножая количество единиц материалов на их оценочные закупочные цены, получают бюджет закупки материалов.

Расход  и закупки сырья и материалов целесообразно планировать не только по месяцам, но и по декадам, неделям, дням, а иногда и сменам, как в  натуральном, так и в денежном выражении.⁹

В бюджете  расходов по продаже (коммерческих расходов) детализируются  все предполагаемые расходы, связанные со сбытом продукции и услуг в будущем периоде. Некоторые расходы, такие, как комиссионные и транспортные затраты, могут быть переменными, другие, например, расходы на рекламу и заработная плата старших контролеров, являются постоянными.

За разработку и исполнение бюджета коммерческих расходов несет ответственность  отдел продаж.

Далее разрабатывается  бюджет трудовых затрат. При его  составлении используются данные о  стоимости затраченного труда в  зависимости от типа и количества производимой продукции, информация о  трудоемкости, о системе оплаты труда.

Данный  бюджет определяет необходимое рабочее  время в часах, требуемое для  выполнения запланированного объема производства, получаемое умножением количества единиц продуктов или услуг на норму  затрат труда в часах на единицу. В этом же документе или в отдельном  определяются затраты труда в  денежном выражении  умножением  необходимого рабочего времени на различные  часовые ставки оплаты труда.

Бюджет  общепроизводственных расходов представляет собой детализированный план предполагаемых производственных затрат, отличных от прямых затрат материалов и прямых затрат труда, которые должны быть понесены для выполнения производственного  плана в будущем периоде.

Этот  бюджет имеет две цели:

1. интегрировать все бюджеты общепроизводственных расходов, разработанные  менеджерами по производству и его обслуживанию;
2. аккумулируя эту информацию, предоставить данные для вычисления нормативов этих расходов на предстоящий учетный период.

Планирование  общепроизводственных расходов осуществляется по статьям затрат, применяемым в учете этих расходов, но без непроизводительных расходов.

Бюджет  общих и административных расходов представляет собой детализированный план текущих операционных расходов, отличных от расходов, непосредственно  связанных с производством и  сбытом, но необходимых для поддержания  деятельности в целом в будущем  периоде. Разработка такого бюджета  нужна для обеспечения информации к подготовке бюджета наличных средств, а также для целей контроля этих расходов. Большую часть элементов этого бюджета составляют постоянные затраты. Поэтому в большинстве случаев он отражает смету постоянных затрат по статьям расходов.

После того, как составлены все основные бюджеты, которые перечислены выше, переходят  к разработке бюджета себестоимости  продаж и бюджета прибылей и убытков.

В основе составления бюджета проданной  продукции лежит формула расчета  себестоимости проданной продукции. Согласно данной формуле, себестоимость  проданной продукции равна сумме  запаса готовой продукции на начало периода и себестоимости произведенной  за планируемый период продукции  за минусом запаса готовой продукции  на конец периода.