Содержание и функции бухгалтерского учета

Документооборот и график документооборота для каждого предприятия разрабатывается главным бухгалтером и утверждается руководителем. Требования главного бухгалтера относительно порядка составления и представления к бухгалтерии для документов является обязательными для всех подразделов и служб предприятия. Четкий порядок документооборота убыстряет оформление и прохождение документов, повышает ответственность работников всех уровней, которые имеют дело с документами, для своевременного их составления, использование и прорабатывание.

Отсутствие надлежащего порядка в оформлении и прорабатывании документов является одной из причин отставания учета, составления отчетности, неэффективности использования учетной информации для управления хозяйственной деятельностью и контроля.

Организация хранения документов

Первичные документы, которые прошли прорабатывание, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче к архиву приблизительно ответственность главного бухгалтера назначенного им лица. Организация правильного хранения документов имеет большое значение. Документы, будто известно, служат основанием для отображения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Со временем может возникнуть необходимость проверки правильности самого учета, законности осуществления хозяйственных операций предоставление необходимых документов налоговым, финансовым, ревизионным, судебно-следственным органам для обоснования доказательств. По данным документам выдают соответствующие справки отдельным личностям.

Поэтому архив принужден быть организован так, чтобы было обеспечено сохранение документов и помогать быстрого их нахождения.

Для этого первичные документы отчетного месяца, которые относятся к соответствующему учетного регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются соответствующей справкой для архива.

Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка со всеми прибавленными к ним документами, другие денежные документы, а также документы пропорционально операциям с ценными бумагами должны быть подобранные в порядке растущих с начала номеров и переплетаться. Отдельно переплетаются бухгалтерские отчеты.

На папках с документами (что называются делами) указывается имя предприятия организации, порядковый  код синтетического счета, номера документов (из № _ к № _ включительно), контингент документов и к какому отчетному периоду они принадлежат (год, месяц).

Документы сохраняются в закрытых шкафах в отведенном помещении с  установленным порядком. Бланки бухгалтерского учета должны оставаться в сейфах, металлических шкафах, которые обеспечивают их сохранение. Все принятые для хранение дела регистрируются в архивной книге, которая облегчает нахождение документа в случае необходимости.

Архивы различают текущие и постоянные. Текущий архив организуется неуклонно в бухгалтерии для хранения документов отчетного периода, поскольку учетные работники вынуждены возвращаться к нему для получения разных справок. Для текущего архива отводят специальные шкафы, ключи сквозь которых находятся у лиц, ответственных для хранения архива. Постоянный архив размещается в специальном оборудованном помещении и предназначенный для хранения не лишь бухгалтерских документов и отчетности,  а и дела других подразделов и служб предприятия.

Документы из текущего архива  передаются пропорционально окончании отчетного года. Дела бухгалтерского учета выдаются из архива лишь за разрешением главного бухгалтера. В отдельных случаях по решению соответствующих органов, принятым в пределах их полномочий, предусмотренных законодательством (судебно-следственных, ревизионных, налоговых органов) и с разрешения руководителя предприятия из бухгалтерского архива могут изыматься отдельные документы и даже дела. В этом случае взамен изъятого документа в папку вкладывают его копию и прейскурант изъятых документов с указанием основанием, а в архивной книге делают соответствующие пометки. Исключение документов оформляется протоколом (актом), изображение которого вручается приблизительно расписку должностному лицу.

Если изымаются дела с недооформленными документами (непронумерованными, непереплетенными), то для разрешением и в присутствии представителей органов, которые проводят исключение, должностные лица могут дооформить эти дела (пронумеровать документы, исполнять описание, прошнуровать, заверить своей подписью и печатью).

Органы, которые изъяли документы, пропорционально письменному заявлению предприятия отдают выписку копию соответствующих документов для выдачи необходимых справок. При возвращении изъятых документов должностное лицо принимает их приблизительно расписку и вместе с решением о возвращении подшивает в те же дела, из которых документы были изъяты и в которых находится закон сравнительный исключении, реестре и копиях таких документов.

В случаях пропажи или уничтожения документов, учетных регистров и отчетов предприятие принуждено в письменном виде сообщить об этом правоохранительные органы. Для установления перечня отсутствующих документов назначенной комиссией при участии представителей судебно-следственных органов, охраны и пожарного присмотра устанавливаются причины пропажи документов. Результаты работы комиссии оформляются актом, копия которого посылается органу, в управлении какого находится предприятие, налоговому и местному финансовому органу в 10-дневной срок.

Сроки хранения бухгалтерских документов, утвержденные приказом Главного бухгалтера.

Одним из основных требований, которые относятся к бухгалтерскому учету, является достоверность его показателей. Однако в процессе хранения и отпуска товарно-материальных ценностей между фактическим наличием и данными бухгалтерского учета могут возникнуть расхождения, которые не поддаются повседневному учету, в частности, в результате пересортицы, неисправности, ошибочных записей, потери документов. В связи с этим возникает объективная необходимость в таком способе, как учет. Возможные расхождение между данными учета и фактическим наличием хозяйственных средств. Это достигается благодаря инвентаризации.

Следовательно, инвентаризация является способом выявления (со следующим учетом) хозяйственных средств и источников их формирования, не оформленных текущей документацией, для обеспечения достоверности показателей учета и отчетность предприятия.

Осуществляется инвентаризация сквозь проверки наличия имущества (хозяйственных средств) предприятия (взвешиванием, перечнем, обмером и тому подобное) и сравнения полученных результатов с данными бухгалтерского учета. Это дает установить расхождение между данными учета и фактическим наличием средств, то есть недостатки (если они имели место), которые оформляют соответствующими документами и отображают в учете.

Инвентаризация финансовых расчетов помогает уточнению расчетных отношений с дебиторами и кредиторами, укреплению расчетно-финансовой дисциплины.

В зависимости от проверки средств различают инвентаризацию полную и частичную.

Полная инвентаризация предусматривает сплошную проверку лишь имущества предприятия и состояния расчетных отношений. Частичная инвентаризация охватывает отдельные ожидание средств (денежных средств в кассе, готовой продукции и тому подобное). Полная инвентаризация проводится, накануне составлением годового отчета, а также в случаях, предусмотренных действующим законодательством (при изменении материально ответственных лиц, приватизации государственных предприятий и тому подобное). Она дает наиболее полную информацию, поскольку трудоемкая и отвлекает значительное число работников от главной работы.

Инвентаризацию разделяют на  плановую и внеплановую. Плановая инвентаризация проводится заранее составленным планом в соответствии с разработанным графиком ее проведения (например, накануне составлением годового отчета). Внеплановая инвентаризация проводится с распоряжения руководителя хозяйства (за требованием проверяющего органа, в случаях пожара, стихийного бедствия и тому подобное). Наиболее эффективными являются внезапные частичные инвентаризации, поскольку они повышают ответственность материально ответственных лиц в своевременном списании материальных ценностей, правильности их хранения.

Порядок и сроки проведения инвентаризации на предприятиях и в организациях регламентируются Инструкцией инвентаризации основных средств, невещественных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов.

Количество инвентаризаций за год, сроки их проведения, прейскурант имущества и расчетов, сколько подлежат инвентаризации, определяются руководителем предприятия, кроме случаев, если проведение инвентаризации является обязательным, а именно:

- быть передаче имущества государственного предприятия в аренду, приватизации имущества государственного предприятия, превращении государственного предприятия в акционерное много и в других случаях, предусмотренных законодательством;

- накануне составлением годовой бухгалтерской отчетности (но не заранее 1 октября). При этом инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться взаперти некогда в три года, а библиотечных фондов - взаперти некогда в пять лет;

- изменении материально ответственных лиц (на день принятия-передачи дел);

- установлении фактов краж, порчи ценностей;

- пропорционально решению судебно-следственных органов;

- в случаях аварий, пожара, стихийного бедствия, ликвидации предприятия.

Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, возглавляемая руководителем предприятия и его заместителем  при обязательном участии главного бухгалтера и материально ответственных лиц. Состав комиссии, объекты инвентаризации, порядок ее проведения определяются приказом руководителя. Ответственность за своевременное и качественное проведение инвентаризации несет предприятие.

Материально ответственные лица к началу инвентаризации дают расписки в том, сколько прибыльных и расходных документов сдано ими в бухгалтерию и никаких не оприходованных ,не списанных ценностей у них нет. После этого документы во внимание не принимаются.

Инвентаризация материальных ценностей проводится в присутствии материально ответственных лиц. Наличие остатков материальных ценностей определяется подсчетом, взвешиванием, обмером. По окончании инвентаризации описания (в 2-х экземплярах) подписываются всеми членами комиссии. Материально ответственные лица в каждом экземпляре ставят свою подпись приблизительно текстом такого содержания: "Все ценности, поименованные в данному описанию, комиссией проверенные в моем присутствии и внесенные в описание, всвязи с чем претензии к инвентаризационной комиссии не имею. Ценности, указанные у описания, находятся в моем ответственном хранении". Один экземпляр  описания остается у материально ответственного лица, другой - передается в бухгалтерию. Ценности, которые не принадлежат предприятию. На обнаруженных инвентаризационной комиссией испорченные материальные ценности составляют акты, в которых указывают причины и лица, которые допустили порчу ценностей.

При проверке наличия денежных средств в кассе принимается во внимание лишь фактическое наличие наличности. Никакие документы и расписки в остаток наличности в кассе не включаются. При выявлении недостатка остатков денежных средств в акте указывают их сумму и причины возникновения. Обнаруженная в кассе лишние средств, не оправданные кассовыми ордерами, считается остатком и подлежит зачислению в доход предприятия; нехватка средств - подлежит взысканию из кассира.

Проверка состояния расчетных средств с другими предприятиями и организациями осуществляется документами. Предприятия обмениваются выписками из лицевых счетов дебиторов и кредиторов. Выписки посылаются предприятиями-кредиторами предприятиям-дебиторам, которые должны в 10-дневной срок подтвердить задолженность и  сообщить возражения. Таким образом на счетах расчетов с дебиторами и кредиторами должны отображаться лишь согласованы суммы. В отдельных случаях, если с конца отчетного периода разногласия не устраненные и остались неразъясненными расчеты с дебиторами и кредиторами отображаются каждой стороной в своем балансе в суммах, которые значатся в записях текущего учета и признаются ею правильными. В необходимых случаях дела пропорционально неурегулированным суммам задолженности передаются к судебным органам.

Тема 6. Техника и формы бухгалтерского учета.

Учетные регистры и их классификация

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета могут вестись в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на машинных носителях информации (магнитных, лазерных дисках, дискетах и т.д.). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов Российской Федерации, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.

Все хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности. Контроль за правильностью отражения операций в регистрах бухгалтерского учета осуществляют лица непосредственно участвующие в составлении и визировании документов.